Was ist Kivan? - Modul

Basis

Werkzeug

Kern der KiTa-Software Kivan ist das Basis-Modul mit seinen Funktionen. Neben dem Administrationsportal werden ein Eltern- und ein Verwaltungsportal zur produktiven Nutzung und je ein Portal für Tests und Schulungen installiert.

Folgende Funktionalitäten stehen zur Verfügung:

  • Verwaltungsportal
    • Definition von Anwendungsparametern (z.B. Fristen, Katalog-Inhalte, Richtlinien)
    • Allgemeine Anpassungen für das Elternportal (z.B. Design, Anpassung von Start-, Impressum-, FAQ- und Datenschutzerklärungsseite/Erläuterungstexte/Vorlagen und allgemeinen Download-Dokumente)
    • Texte für standardisierte E-Mail-Vorlagen
    • Nutzer- und Gruppenverwaltung incl. Zugriffsmanagement
    • Abbildung von Organisationsstrukturen/Anbietern von Kinderbetreuungsangeboten
    • Definition von Betreuungskategorien (Krippe, Kindergarten, Hort)
    • Management der Einrichtungsarten
      • Kindertagespflege
      • Kinderkrippe
      • Kindergarten
      • Kinderhort
      • Kindertagesstätte Kinderkrippe bis Kindergarten
      • Kindertagesstätte Kinderkrippe bis Kinderhort
      • Kindertagesstätte Kindergarten bis Kinderhort
    • Beschreibung der Betreuungseinrichtungen (Meta-, Profil-, GIS-Daten, Bilder, Download-Dokumente)
    • Konfiguration der Betreuungseinrichtung (Betriebserlaubnis, Poolplätze, Betriebskita, Vertragsvorlagen)
    • Anfragemanagement (Meldungen aus dem Elternportal)
    • Belegungs-/Bedarfsplanung
    • Prioritätenmanagement für Betreuungsanfragen
    • Vertragsmanagement (Datenübernahme aus Anfragen, Vorbereitung, Abschluss, Anpassung, Historie)
    • Eskalationsmanagement
    • Granulare Auswertungen/Statistiken/Berichte für Kommunen, Träger und Einrichtungen
      • Einrichtungsübersicht
      • Belegungsstatistiken
      • Betreuungsverträge
      • Fremdgemeindeanträge
      • Bedarfsmeldungen (Wunschlisten)
      • Anfragen (Reservierungen)
      • Benutzerübersicht inkl. Rechteverteilung
    • Schnittstellen für Auswertungen in PDF und Excel
    • Schnittstellen für Datenimporte im CSV- oder TXT-Format
    • Schnittstellen für Datenexporte im CSV- oder MS-Excel-Format
  • Elternportal
    • Individuelle Start-, Impressum-, FAQ- und Datenschutzerklärungsseite
    • übersichtliche Darstellung der Betreuungsangebote einer Kommune (Kartendarstellung, Einrichtungsinformationen, Trägerinformationen, Konzepte, Bilde, etc.)
    • Filter zur Eingrenzung der Betreuungsangebote (örtlich, pädagogisches Konzept, Konfession, etc.)
    • Suche nach freien Betreuungsplätzen
    • Betreuungsanfrage (freie Plätze werden angeboten)
    • Bedarfsmeldung
    • Eltern-Account zur Kommunikation und Verwaltung der eigenen Anfragen
    • an das kommunale Design anpassbar – optisch und sprachlich
    • Individuelle Start-, Impressum-, FAQ- und Datenschutzerklärungsseite
  • Administrationsportal
    • Lizenzmanagement
    • bundeslandspezifische Einstellung (z.B. Schulanfang, Angaben für statistische Landesämter)
    • Ex- und Import von Konfigurationseinstellungen
    • Anbindung von Drittsystemen (Mailgateway, Formularserver, Kartendienst, Einwohnermeldeverfahren, etc.)
    • Bearbeitung portalübergreifender Texte (Button, Formulare, etc.)
  • Portalübergreifend
    • öffentliches Browserzertifikat für den verschlüsselten Zugriff auf die Portale (nur bei Hosting im Lecos Rechenzentrum)
    • privates Zertifikat für den Zugriff autorisierter Computer auf das Verwaltungsportal (nur bei Hosting im Lecos Rechenzentrum)
  • Support
    • Definierten Ansprechpartnern steht für Anfragen, Störungsmeldungen, etc. der UserHelpDesk (UHD) der Lecos GmbH per Telefon, Fax oder E-Mail zur Verfügung
    • Support über Teamviewer direkt mit Supportteam möglich