Referenz - Landeshauptstadt Erfurt

Unsere zufriedenen Kunden

Text

Lagebild

Die thüringische Landeshauptstadt (LHS) liegt mitten im Herzen des Freistaates. Erfurt ist Geschichte zum Anfassen. Die mit 200.000 Einwohnern größte Stadt Thüringens beeindruckt durch einen der am besten erhaltenen mittelalterlichen Stadtkerne Deutschlands. Patrizier-bauten und Fachwerkhäuser werden überragt von Severikirche und Mariendom, die alljährlich faszinierende Kulisse der Erfurter DomStufen-Festspiele sind.

Erfurt war schon immer geistiges, kulturelles und politisches Zentrum der Region und zog daher Persönlichkeiten wie Luther, Goethe, Schiller und Bach an. Auch heute ist Erfurt Standort einer Universität.


Ausgangssituation

Erfurter Eltern bekommen nach Geburt ihres Kindes auf Antrag beim Jugendamt eine sogenannte KiTa-Card. Diese benötigen sie als Nachweis dafür, dass sie in der thüringischen Landeshauptstadt wohnen und ihr Kind damit einen Rechtsanspruch auf Betreuung in einer Einrichtung hat. Mit dieser KiTa-Card sollten sich die Eltern bislang selbstständig um einen Betreuungsplatz bemühen und die Karte nach erfolgreicher Suche in der Wunscheinrichtung abgeben. Die Abgabe der Karte war eine verbindliche Anmeldung erfolgt.

Ziel bei der Einführung der KiTa-Card im Jahr 2006 war die Verhinderung von Mehrfachanmeldungen von Kindern in mehreren Einrichtungen und zeitgleich die Verbesserung der Planungssicherheit des Jugendamts durch die Vermeidung von verzerrten Bedarfszahlen. Es wurde ein Meldeverfahren zwischen Jugendamt und den Erfurter Kitas zur aktuellen Belegung der Einrichtungen etabliert, um Eltern bei der Platzsuche zu beraten und in terminlichen Notsituationen reagieren zu können. Angesichts der zunehmenden Priorisierung der Betreuungsplatzvergabe in der Kommunalpolitik stieg zudem die Zahl der Anforderungen aus der Politik bezüglich verschiedener Auswertungen und Statistiken zu unterschiedlichsten Fragestellungen.

Vergabeverfahren und Anfragen aus der Politik führten immer wieder zu hohen Aufwänden in der Verwaltung sowie bei den Trägern und Einrichtungen. Beispielsweise wurden notwendige Auswertungen und Statistiken auf Grundlage einer nicht umfänglich belastbaren Datenbasis immer wieder individuell erstellt. Gerade den Mitarbeitern im Jugendamt blieb so wenig Zeit für eine angemessene Beratung der Eltern. Um diese Situation zu optimieren, hat Erfurt eine zentrale Beratungsstelle im Jugendamt mit mehreren Mitarbeitern geschaffen.

Zur Unterstützung der Beratungsstelle sowie zur Verschlankung des Anmeldeprozesses suchte Erfurt nach einer Software zur zentralen Vergabe von Betreuungsangeboten. Die Hoheit über die Vergabe der Plätze sollte dabei weiterhin bei den Einrichtungen und Träger liegen.

Weitere Ziele mit der Einführung der Software:

  • Rechtssichere Dokumentation der Umsetzung des Rechtsanspruches auf einen Betreuungsplatz
  • Transparenz in der Vergabe der Betreuungsplätze
  • Bereitstellung eines umfassenden Betreuungsangebotes für die Eltern
  • Abwicklung des gesamten Anmeldeprozesses in dem neuen Softwareverfahren durch die Eltern


Besondere Anforderungen

Die LHS Erfurt stellte an die einzuführende Softwarelösung und deren Betrieb in verschiedener Hinsicht besondere Anforderungen. So sollte die einzuführende Lösung als Internet-Anwendung im Rechenzentrum der Stadt Erfurt betrieben werden. Updates und Wartungsarbeiten können aus diesem Grund ausschließlich über Fernzugriffe vorgenommen werden.

Das bis dahin auf dem Datenbankmanagementsystem Microsoft-SQL basierende Kivan, sollte auf Grund vorhandener Lizenzen der LHS Erfurt das Datenbankmanagementsystem Oracle nutzen. Alle Datenbank-Prozesse mussten überprüft und gegebenenfalls für Oracle angepasst und optimiert werden.

Darüber hinaus hatte Erfurt auch bezüglich des Datenschutzes eigene Anforderungen: Die Eingabe personenbezogener Daten über die Webseiten der Software sollte ausschließlich über standardisierte und durch den örtlichen Datenschutzbeauftragten freigegebene Formulare möglich sein. Entwicklung und Bereitstellung dieser Formulare sollte auf Basis des Formularservers „cit intelliForm“ der Firma cit GmbH erfolgen.

Voraussetzung für den Einsatz der Software waren zudem die Barrierefreiheit des Portals entsprechend der Vorgaben BITV mindestens in der Version 1.0 sowie die Nutzung des Geoinformationssystems „ArcGIS“ der Firma Esri zur geografischen Darstellung der Einrichtungen.

Da die Beitragsermittlung extern in der Kitasoftware ProWinkita erfolgen soll, wurde eine Schnittstelle zur Bereitstellung der relevanten Beitragsdaten gefordert.


Die Umsetzung

Die LHS Erfurt hat die Beschaffung einer Fachanwendung zur Verwaltung und Vergabe von Betreuungsplätzen öffentlich ausgeschrieben. Im Ergebnis dieses Verfahrens hat sie der Lecos GmbH und deren Produkt Kivan den Zuschlag erteilt.

Die Einführung des Verfahrens sollte in zwei Projektphasen erfolgen.

Im Mittelpunkt der ersten Projektphase stand die Erstellung des Pflichtenhefts auf Basis des Anforderungskatalogs und Analysegesprächen mit Vertretern des Jugendamtes. Das Pflichtenheft sollte in der zweiten Projektphase die Grundlage zur Anpassung von Kivan an die konkreten Anforderungen bilden.

Auf Grund der vor allem technisch besonderen Anforderungen hat Lecos in Abstimmung mit der LHS Erfurt entschieden, eine vollkommen neue Kivan-Version auf Basis des bestehenden Systems zu entwickeln. Innerhalb eines Jahres setzte Lecos die Fachanwendung komplett neu auf. Auf Basis von monatlichen Fortschrittsberichten wurden die Projektbeteiligten der LHS Erfurt durch Lecos regelmäßig über den Fortgang der Entwicklung informiert. Im April 2016 konnte der Stadt Erfurt zum vereinbarten Termin die neue Version übergeben werden: hochflexibel, modular aufgebaut, durchdacht parametriert und somit ohne großen Aufwand an die sehr unterschiedlichen Prozesse in anderen Kommunen anpassbar. Unser neues Kivan.

Zu Zeit befindet sich die KiTa-Lösung in der Einführungsphase. Ziel ist es, das Elternportal im Herbst 2016 für die Eltern freizuschalten. Weiterhin erfolgen vor allem die Nutzerschulungen, die Übernahme der Bestandsdaten und die Einrichtung der Nutzer.


Erfurt Wappen

Kontaktdaten

99111 Erfurt
Steinplatz 1

Eric Jüttner

+49 361 655-4721
+49 361 655-6709
jugendamt@erfurt.de