Referenz - Monheim am Rhein

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Lagebild

Die nordrhein-westfälische Stadt Monheim am Rhein liegt mit ihrer schönen Altstadt am Niederrhein im Landkreis Mettmann - umgeben von Naturschutzgebieten, den Auenlandschaften des Rheins und dem Bergischen Land.

Wie es sich für das Rheinland gehört, reicht die Bierbrautradition der 43.000-Einwohner-Stadt weit zurück. Obergärige Biere, wie das Altbier und das Kölsch, gehören zu Ihrem Brauchtum. Drum wundert es nicht, dass aus einem der Monheimer Wasserbrunnen an Weiberfastnacht der Gerstensaft läuft.

Im Monheimer Rheinbogen treffen urwüchsige Natur, spannende Historie und rheinländische Tradition zusammen.


Ausgangssituation

Die Stadt Monheim am Rhein setzt zur jährlichen Vergabe ihrer KiTa-Betreuungsplätze auf eine Stichtagsregelung. Zu Beginn jedes laufenden KiTa-Jahres meldeten die Eltern ihren Betreuungsbedarf mittels eines Formulars, das auf der Homepage der Stadt bereitgestellt wurde, direkt in der gewünschten Einrichtung oder bei der Stadtverwaltung Monheim an. Die Erfassung der Anmeldungen erfolgte dann entweder mit den in den Einrichtungen verwendeten Softwarelösungen oder auch in Excel-Listen.

Um die Chance auf einen Betreuungsplatz zu erhöhen, kam es zwangsläufig zu Mehrfachanmeldungen durch die Eltern in verschiedenen Einrichtungen. Aufgrund der fehlenden Transparenz des Prozesses wuchsen die Anmeldelisten durch vermeintlich noch offene Anfragen und neu hinzukommende Anmeldungen jährlich stetig an. Die Einrichtungen mussten die Listen immer wieder bereinigen, um eine aktuelle Übersicht der Anmeldungen zu generieren.

Die jährliche Vergabekonferenz zwischen der Stadtverwaltung, den Trägern und den Einrichtungen erfolgte auf Basis der Anmeldelisten der Einrichtungen und der Verwaltung - ein zeitaufwändiger Prozess für alle Beteiligten, da viele Listen abzugleichen waren. Für die Verwaltung war es dadurch schwierig, den jährlichen Bedarf zu planen oder Prognosen für die künftige Bedarfsentwicklung zu erstellen.

Um den Anmeldevorgang für die Eltern zu vereinheitlichen und den Vergabeprozess für alle Beteiligten zu vereinfachen, wollte die Stadt Monheim eine zentrale Softwarelösung zur Anmeldung und Vergabe von Betreuungsplätzen einführen.

Im Rahmen eines Auswahlverfahrens hat sich die Stadt Monheim für die Lecos GmbH und ihr Fachverfahren Kivan entschieden. Wesentlicher Grund der Entscheidung für Kivan war die Tatsache, dass die Lösung die Besonderheiten der Platzvergabe der Stadt Monheim am besten abbilden konnte. Zudem war die Lecos bereit, den vorhandenen Funktionsumfang von Kivan an bestehende Anforderungen durch Programmierleistungen anzupassen und zu erweitern.


Die Umsetzung

Zunächst definierten Mitarbeiter des Amtes für Kinder, Jugend und Familie und des IT-Bereichs der Stadtverwaltung Monheim gemeinsam mit Lecos die Anforderungen an die Anwendung und dokumentierten diese in einem Pflichtenheft.


BESONDERHEITEN: BEITRAGSFREIHEIT UND STICHTAGSVERGABE

Besondere Anforderungen an Kivan bestanden in Monheim zum einen in der Beitragsfreiheit der Kinderbetreuung in Monheim und zum anderen in der Vergabe der Betreuungsplätze zu einem jährlichen Stichtag. Durch den flexiblen Aufbau von Kivan wurden das Berechnungsmodul sowie das Modul zur gezielten Anfrage auf einen freien Betreuungsplatz aus der Anwendung herausgenommen.


ERFASSUNG SOZIALER KRITERIEN UND ANPASSUNGEN AN GESETZGEBUNG

Weitere besondere Anforderungen waren die Bereitstellung von Feldern zur Erfassung sozialer Kriterien während der Anmeldung, deren Erfüllungsgrad zur Vergabe herangezogen wird, sowie die Erweiterung des Vergabeprozesses um zusätzliche Prozessschritte. Des Weiteren sollte Kivan an wesentliche Punkte des Kinderbildungsgesetzes (KiBiz) des Bundeslandes NRW, wie beispielsweise die Einführung der Gruppenformen zusätzlich zu den Platzkategorien Kinderkrippe (U3) und Kindergarten (hier Ü3), angepasst werden.


ÜBERGABE ZUM WUNSCHTERMIN

Die geforderten Anpassungen konnten mit geringem Programmieraufwand durch Lecos realisiert werden. Die weitere Einführung folgte den definierten Standards von Kivan durch Konfiguration, organisatorische Einrichtung des Systems, Übernahme der Bestandsdaten und optische Einbindung in den Internetauftritt der Stadt.

Aufgrund einer professionellen Projektplanung und Durchführung auf beiden Seiten konnte Kivan in Monheim pünktlich zum Wunschtermin an den Start gehen.


ERFOLGREICHES FOLGEPROJEKT: ANBINDUNG VON KITA-SOFTWARE

Im Rahmen eines Folgeprojektes wurden zwei Träger spezifische KiTa-Softwarelösungen durch Onlineschnittstellen angebunden. Wichtigstes damit verbundenes Ziel war die Vermeidung von Doppelerfassungen jeglicher Daten bei den Trägern. Zur Vereinfachung der technischen Kopplung erfolgt nun ein Datenaustausch in nur einer Richtung. Dementsprechend ist Kivan nun das führende System, in dem alle Vergabe- und Vertrags-relevanten Daten erfasst oder geändert werden und in die spezifischen KiTa-Software-Lösungen der verschiedenen Träger übertragen werden. Die Aktualisierung der Daten in der Träger-Software soll bei jeder Anmeldung durch die KiTa-Mitarbeiter erfolgen. So stehen der Einrichtung jederzeit aktuelle Daten zur Verfügung.

Besonders erfreulich war die Tatsache, dass die Entwicklung der Onlineschnittstelle in enger Kooperation zwischen den Softwareherstellern und der Stadtverwaltung Monheim in kürzester Laufzeit entwickelt und eingeführt werden konnte.


Monheim Wappen

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