Referenz - Unterschleißheim

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Das oberbayrische Unterschleißheim liegt – umflossen von den Flüssen Isar und Amper – nördlich vor den Toren Münchens.

Sie ist eine von acht Kommunen, die sich zur NordAllianz – Metropolregion München zusammengeschlossen haben. Diese bildet den Korridor zwischen der Münchener City und dem Flughafen München und hat sich als Standort namhafter Global Player-Unternehmen etabliert.

In Unterschleißheim treffen sich bayrische Lebensart und Hightech-Wirtschaft zu einer charmanten Kombination.


Ausgangssituation

Das Unterschleißheimer Verfahren zur Anmeldung und Vergabe von Kinderbetreuungsplätzen war bis zur Einführung von Kivan stark papiergebunden: Eltern luden sich auf der kommunalen Webseite bereitgestellte Anmeldeformulare herunter und reichten diese – ausgefüllt und durch die erforderlichen Nachweisen, etwa zum Wohnsitzstatus oder zum aktuellen Beschäftigungsverhältnis, ergänzt – bei der Stadtverwaltung ein.

Die Anmeldungen wurden dort mit minimaler IT-Unterstützung für die jährlich zu einem Stichtag stattfindenden Platzvergaberunden vorbereitet. Schlussendlich erfolgte dann in gemeinsamer Abstimmung mit allen Trägern und Einrichtungen eine Verteilung der Anmeldungen auf die Einrichtungen.

Dieses aufwändige, zeit- und dadurch kostenintensive Verfahren wollte die bayerische Kommune modernisieren, digitalisieren und die Verwaltungsaufwände deutlich reduzieren. Wie in anderen Kommunen auch sind freie Betreuungsplätze in Unterschleißheim knapp. Die jährliche Vergabe erfolgt daher vor allem auf Basis sozialer Kriterien und möglicher Dringlichkeiten. Ein neues IT-gestütztes Verfahren sollte dies ebenso abbilden können wie eine Bevorzugung der Kinder aus Unterschleißheim zur Abdeckung des bestehenden Rechtsanspruchs auf einen Betreuungsplatz.

Auch die Bedarfsplanung sollte auf eine solide Basis gestellt werden. Großes Interesse bestand daher an Funktionalitäten, mit deren Hilfe auf der Basis vorhandener Daten zu Belegung und zur Bevölkerungsentwicklung Prognosen für mögliche zukünftige Bedarfe erstellt werden können.

Im Rahmen eines Vergabeverfahrens hat sich die Stadt Unterschleißheim für die Lecos GmbH und das Betreuungsplatz-Vergabeverfahren Kivan entschieden.


Die Umsetzung

Das Projekt zur Einführung von Kivan in Unterschleißheim startete fast gleichzeitig mit dem Beginn einer vollständigen Neuentwicklung des Produktes Kivan. Bereits während der ersten Projektgespräche hat sich die Unterschleißheimer Verwaltung bewusst für die Nutzung der neuen Kivan-Version entschieden, um von Beginn an von den Vorteilen und neuen Funktionalitäten zu profitieren.

Auch für Lecos war es von Vorteil, neben der Thüringischen Landeshauptstadt Erfurt einen zweiten Entwicklungspartner zu haben, der durch seine durchaus sehr spezifischen Anforderungen die Entwicklung der neuen Kivan-Version und dessen Funktionsumfang bereicherte. Lecos-typisch bestand das Einführungsprojekt Konzeptions- und Realisierungsphase.

Im Rahmen der Konzeptionsphase wurden die zunächst Anforderungen Unterschleißheims anhand einer bereitgestellten Testumgebung gemeinsam mit Vertretern des Geschäftsbereichs Schulen und KiTa besprochen und in einem Anforderungsprofil festgehalten.


BESONDERHEIT: BETREUUNGSPLATZSUCHE WIRD NICHT GENUTZT

Neben der zentralen Vergabe von Betreuungsplätzen zu einem jährlichen Stichtag war eine Besonderheit des Projektes, dass die Suche nach freien Betreuungsplätzen in den Einrichtungen und den Tagespflegen im Kivan-Elternportal nicht genutzt werden sollte. Diese Anforderung stellte für Lecos kein Problem dar, da diese Funktion, wie auch viele andere, im Bereich der Systemparameter ein- und ausgeschaltet werden kann.


ELTERNPORTAL ALS INFORMATIONSPLATTFORM

Das Hauptaugenmerk lag für die Kommune darauf, den Eltern eine Onlineplattform anzubieten, auf der sie sich über die Unterschleißheimer Einrichtungen und deren Betreuungsangebote informieren und gezielt nach Wunscheinrichtungen suchen können. Filteroptionen, etwa zur Suche nach Einrichtungen in Wohnortnähe oder pädagogischen Konzepten, sollten zur Eingrenzung der Ergebnisse dienen. Für die Bedarfsanmeldung selbst sollte Kivan ergänzend zur Eingabe der persönlichen Daten die Erfassung von sozialen Kriterien sowie die Hinterlegung von Nachweisen durch Dokumenten-upload ermöglichen. Auch diese Anforderungen waren leicht zu realisieren, da in der neuen Kivan-Version durch Konfiguration ohne Programmierung zusätzliche Datenfelder und Dokumentenverwaltungsfunktionen bereitgestellt werden können.


BEWERTUNG UND GEWICHTUNG DER ANGABEN ZU SOZIALEN KRITERIEN

Besondere Anforderung der Stadt Unterschleißheim an den Vergabeprozess im Kivan-Verwaltungsportal war die Bereitstellung von Möglichkeiten zur Bewertung und Gewichtung der Angaben zu sozialen Kriterien durch die Eltern. Auf dieser Basis nimmt die Stadt gemeinsam mit den Trägern und Einrichtungen die jährliche Vergabe der Anmeldungen vor. Weiterhin sollten die Einrichtungen aktuelle Informationen zu den sie betreffenden Anmeldungen erhalten. Beide Funktionalitäten hat die Lecos durch die Produktentwicklung bereitgestellt. Nach der Umsetzung aller Anforderungen wurde Kivan im Sommer 2016 in Unterschleißheim erfolgreich eingeführt.


Unterschleißheim Wappen

Kontaktdaten

85716 Unterschleißheim
Rathausplatz 1

Wolfgang Stöckl

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