Was ist Kivan? - Unser Konzept

Durchdacht

Buch

Intuitiv und zeitgemäß

Junge Eltern erwarten von Kommunen heute ein familienfreundliches Angebot an Kinderbetreuungsplätzen. Sie erwarten außerdem, dass der Zugang zu diesem Angebot ihrem zunehmend digitalisierten Lebensalltag entspricht. Ihre Vorteile finden Sie hier...

Rechtssicher und transparent

Kommunalverwaltungen können diesem Anspruch, aber auch dem eigenen Wunsch nach einer umfassenden, transparenten und rechtssicheren Abbildung und Verwaltung der Betreuungskapazitäten mit Kivan gerecht werden und das trägerübergreifend.

Durchgängig digitaler Vergabeprozess

Von der Erfassung von Betreuungswünschen im Internet durch die Eltern über die Platzvergabe und Vertragsverwaltung in den Einrichtungen bis hin zur Bedarfsplanung auf Ebene von Träger und Kommune - ein durchgängig digitaler Prozess.

Verlässliche Bedarfsplanung

Kommunen, Träger und Einrichtungen erhalten mit Kivan einen Gesamtüberblick über alle Tagespflegepersonen und Betreuungseinrichtungen von Krippe bis Hort im eigenen Verwaltungsgebiet und deren aktuelle und künftige Auslastung. Basierend auf den Daten aus der Vertragsverwaltung werden künftige Bedarfe auf allen Ebenen planbar. Kivan bringt dafür eine große Zahl an Auswertungsmöglichkeiten mit.

Hochflexibel und schnell einsatzbereit

Aufgrund seiner Modularität und der durchdachten Parametrierung in den einzelnen Modulen ist Kivan flexibel auf die oft sehr unterschiedlichen Prozesse bei der KiTa-Platzvergabe in den Kommunen anpassbar – und das schnell und unkompliziert durch den Kunden selbst. Die Kindergarten-Verwaltungs-Software ist dadurch in jeder Kommune praktisch sofort installiert und mit wenigen Handgriffen einsatzbereit gemacht.

Datenschutz und IT-Sicherheit

Unsere Fachanwendung zur Betreuungsplatzvergabe erfüllt höchste Ansprüche an den Schutz der zu erfassenden personenbezogenen Daten. Das wurde vom TÜV Saarland bestätigt. Verwaltungen, die der Lecos GmbH das Hosting der Lösung anvertrauen, profitieren vom hohen Niveau der IT-Sicherheit, die ein nach der Norm ISO 27001 zertifiziertes Rechenzentrum bietet.

Unsere Portale

Das Verwaltungsportal

Alle Funktionen für die Vergabe und Verwaltung von Betreuungsplätzen

Das Verwaltungsportal ist das Kernstück von Kivan. Bedienerfreundlich und über ein umfangreiches Berechtigungsmanagement geregelt, stellt es den Mitarbeitern von Kommunalverwaltung, Trägern und den Einrichtungen genau die Funktionen zur Verfügung, die sie für die Vergabe und Verwaltung der Betreuungsplätze entsprechend ihrer Tätigkeit benötigen.

Effiziente Prozessunterstützung

Kivan unterstützt Abstimmung, Datenaufbereitung und Bedarfsermittlung zwischen Kommune, Träger und Einrichtungen auf Basis vordefinierter Prozesse und kann so zur Vereinfachung beitragen und die Wirtschaftlichkeit bei der Zusammenarbeit erhöhen.

Stammdaten und Betreuungsplatzkategorien

Im Verwaltungsportal werden die Stammdaten der Kommunalverwaltung, der Träger und Einrichtungen, aber auch die Betreuungsplatzkategorien, also Krippe, Tagespflege, Kindergarten oder Hort, und deren Betriebsparameter, etwa Betriebserlaubnis, Poolplätze, etc., gepflegt. Im Rahmen der jeweiligen Nutzerberechtigungen können alle Informationen (Bilder, Konzepte, Ansprechpartner, Anschrift, Parameter, Vorlagen, etc.) einfach selbst aktualisiert werden. Ein flexibles Berechtigungsmanagement regelt dabei den Zugriff auf diese Informationen.


Vertragsverwaltung - Freie Betreuungsplätze tagaktuell ermittelt

Zentraler Bestandteil des Verwaltungsportals ist die Vertragsverwaltung. Auf Grundlage der Vertragsdaten aller teilnehmenden Einrichtungen und deren Betriebserlaubnis kann unser System die Anzahl freier Plätze tagaktuell ermitteln und im Elternportal anzeigen. Rücksteller und Integrationsplätze werden dabei ebenso berücksichtigt wie Poolplätze und Betriebskitaplätze. Übergänge zwischen verschiedenen Betreuungskategorien, zum Beispiel von Krippe zu Kindergarten, bildet unsere KiTa-Lösung automatisiert ab. Dafür stehen verschiedene Prozessmodelle zur Auswahl.

Auswertungen und Bedarfsplanung

Um jederzeit einen Überblick über die aktuelle Belegung oder den zukünftigen Bedarf in Kivan zu erhalten, stehen umfangreiche Auswertungen und Statistiken für die Kommune, die Träger und deren Einrichtungen sowohl grafisch, als auch als Tabellenform zur Verfügung. Alle Auswertungen und Statistiken können auf Knopfdruck z.B. zu Excel oder als PDF exportiert werden.

Ausbaufähig - Weiterführende Module

Das Verwaltungsportal ist jederzeit um weiterführende Module erweiterbar, z. B. Beitragsberechnung, Personalverwaltung, etc.

Das Elternportal

Stressfrei online zum Betreuungsplatz

Im Elternportal informieren sich Familien endgeräteunabhängig und unverbindlich über die Betreuungsangebote in der Kommune. Sie finden dort Angaben zu Träger, Lage, Ansprechpartnern, pädagogischem Konzept und mehr.

Elterliche Bedarfsmeldung: Einrichtungskonkret, als Liste oder frei

Eltern haben außerdem die Möglichkeit, ganz gezielt nach freien Betreuungsplätzen zu suchen. Diese können sie - nach personalisierter Registrierung und Anmeldung im Portal - einrichtungskonkret anfragen oder der Kommune ihren grundsätzlichen Betreuungsbedarf anzeigen. Für eine Bedarfsmeldung können auch mehrere Einrichtungen parallel inklusive einer individuellen Priorisierung ausgewählt werden.


Bequeme Suche

Für die Suche nach freien Plätzen in Krippe, Tagespflege, Kindergarten oder Hort reicht die Angabe des Geburtstags des Kindes und des gewünschten Betreuungsbeginns. Basierend auf diesen Angaben und dem hinterlegten Wechsel des KiTa-Jahres wird der maximale Betreuungszeitraum, also bis zum planmäßigen Schuleintritt, ermittelt. Kivan sucht nun auf Grundlage dieser Parameter, der konfigurierten Kapazitäten der Einrichtungen und der hinterlegten Betreuungsverträge nach freien Plätzen in den Einrichtungen. Freie Plätze über den gesamten gewünschten Betreuungszeitraum werden priorisiert vor automatisch generierten Alternativ-Vorschlägen angezeigt. Über verschiedene Filter ist das Suchergebnis eingrenzbar.

Statusmeldungen zum Bearbeitungsstand

Über die Annahme des abgegebenen Betreuungswunsches entscheiden die Einrichtungen nach einem Gespräch mit den Sorgeberechtigten. Im Verwaltungsportal stehen Ihnen hierfür verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl und Priorisierung von Betreuungswünschen zur Verfügung. Die Eltern erhalten zum jeweiligen Bearbeitungsstand ihrer Anfrage automatisiert Statusmeldungen per E-Mail, können sich aber auch im Elternportal auf ihrer personalisierten Übersichtsseite informieren. Das entlastet die Einrichtungen, da telefonische Nachfragen entfallen.

Das Administrationsportal

Zentrale Einstellungen schnell und exakt

Das Administrationsportal ist das Werkzeug zum Einrichten einer Kundeninstallation bzw. eines Mandanten bei Betrieb der KiTa-Fachanwendung Kivan im Rechenzentrum der Lecos GmbH oder bei selbsthostenden Kunden in deren IT-Umgebung.

In diesem Portal kann neben der Verwaltung der Kundenlizenz und dem Aktivieren von weiterführenden Modulen die Administration einiger für den Betrieb der Portale notwendigen Einstellungen (z. B. bundeslandspezifische Einstellungen, E-Mail-Kommunikation, Kartensystem, etc.) vorgenommen werden.

Alle in den Portalen verwendeten Textressourcen (z. B. Beschriftungen der Button, Formularfelder, etc.) sind hier zentral an die Kundenbedürfnisse anpassbar.

Mit Hilfe der Export- und Importfunktionen ist eine Kundeninstallation einfach zu duplizieren. Dadurch können Produktiv- oder Schulungssysteme schnell und exakt aus dem Test- und Abnahmesystem generiert werden. Konfigurationsfehler werden somit vermieden.

Ihre Vorteile

  • durchgängig digitale Abbildung der kommunalen Betreuungsplatzvergabe und -verwaltung in Krippe, Tagespflege, Kindergarten und Hort
  • unkompliziert an individuelle Prozesse der Kommunen anpassbar
  • wirtschaftlich-schlanke Abläufe bei Abstimmung, Datenaufbereitung und Bedarfsermittlung zwischen Kommune, Träger und Einrichtungen
  • Wegfall von Routinemeldungen an Kommune, da von dort selbst abrufbar
  • einfache Erstellung komplexer Meldungen an statistische Landesämter
  • Software für Kindergarten, Träger und Kommune
  • Validierung jedes Betreuungswunsches durch Prüfung gegen das Einwohnermelderegister (EWO) zur Rechtsanspruchssicherung von Gemeindekindern
  • keine „Fake“-Anmeldungen von Betreuungswünschen möglich
  • nur ein Betreuungsvertrag pro Kind im System möglich
  • exakte Ermittlung von Anträgen ortsfremder Kinder durch EWO-Prüfung
  • individuell anpassbarer, separater Prozess zur Aufnahme von Außer-Orts-Kindern (Fremdgemeindeantrag)
  • einfache Ermittlung zeitlich kritischer Betreuungsanfragen für rechtzeitige Unterstützung durch die Kommune
  • Eskalationsprozesse erkennen Verzögerungen bei der Bearbeitung von Betreuungsanfragen und ermöglichen Steuerung durch die Kommune
  • revisionssichere, automatisierte und transparente Dokumentation des Vergabeverfahrens
  • alle Bearbeitungsvorgänge des Elternportals können im Verwaltungsportal auch in den Einrichtungen in gleicher Qualität und mit identischen Prüfmechanismen vorgenommen werden
  • individuelle Vertragsvorlagen
  • einfache Datenübernahme zu Betreuungsberechtigen und Kindern in Verträge mit zusätzlicher Validierung der Angaben (EWO-Prüfung / Straßenregister-Abgleich)
  • Folgeverträge bei Änderungen einfach generierbar
  • Vertragshistorie
  • eigenverantwortliche Belegung verschiedener Poolplätze pro Betreuungskategorie
  • Abbildung von Betriebskitaplätzen möglich
  • alle Auswertungen schnell und einfach zu erstellen
  • Status aller Betreuungsanfragen für alle ausgewählten Einrichtungen
  • Kinder mit Betreuungswunsch, aber ohne Vertragsangebot auf einen Blick identifizierbar
  • umfangreiche Belegungsübersichten (in Abhängigkeit von Nutzerrechten)
  • individuelle Listen, z. B. Geburtstage, notwendige Voruntersuchungen, etc. (in Abhängigkeit von Nutzerrechten)
  • Vorlagen für Verträge, Serienbriefe und E-Mails
  • fertige Textbausteine
  • individuell an einrichtungs- oder trägerspezifisches Design und Sprachgebrauch anpassbar
  • tagaktuelle Statistiken zu Kapazitäten der Betreuungseinrichtungen und Betreuungsanfragen
  • realistische Bedarfsplanung auf Basis umfangreicher (auch anonymisierter) Auswertungsmöglichkeiten
  • automatisierte Ermittlung von Soll-Kapazitäten nach Betreuungsschlüssel
  • Erstellung und Pflege von Dienstplänen
  • Soll-Ist-Abgleich zur Erkennung von Steuerungsmaßnahmen
  • Verifizierung der Anfragen aus dem Elternportal (Filtern von Fremdgemeindeanträgen, Plausibilitätsprüfung der Eingabedaten, EWO-Abgleich) und direkte Weiterleitung an gewünschte Betreuungseinrichtungen
  • schnelles Erkennen und Bearbeiten neuer Anfragen durch Popup-Info und/oder E-Mail an Betreuungseinrichtung
  • individuelle Wiedervorlagen
  • integriertes Eskalationsmanagement
  • integrierte Bewertungskriterien für die erleichterte Auswahl von Betreuungsanfragen
  • Klarheit über reelle Belegung/Kapazität durch Verhinderung von „Fake“- oder Mehrfach-Anmeldungen
  • maßgebliche Verbesserung der Standortfaktoren Familienfreundlichkeit und Elternzufriedenheit
  • Transparenz zur tatsächlichen Situation bei Betreuungsangeboten der Kommune
  • durch Transparenz auch bessere Kapazitätsplanung für ausreichend Betreuungsplätze
  • jederzeit und ortsunabhängig von zu Hause oder unterwegs, statt aufwändig vor Ort
  • Orts- und Adressangaben übersichtlich als Kartendarstellung
  • Nutzung mit PC, Tablet oder Smartphone
  • gute Vergleichbarkeit der Einrichtungen (Konzepte, Angebote, Öffnungszeiten, etc.)
  • Transparenz zur tatsächlichen Situation bei Betreuungsangeboten der Kommune
  • Exakte, tagaktuelle Ermittlung und Anzeige verbindlich freier Betreuungsplätze
  • Keine Ampel-Darstellung mit unklarem Status
  • Möglichkeit zur Reservierung freier Betreuungsplätze (Anfrage)
  • Betreuungsbedarfserfassung mit Angabe von Wunscheinrichtungen unabhängig von freien Plätzen
  • zeitgleiche Platzsuche für Geschwisterkind
  • nach Anlage eines Eltern-Accounts: nur einmalige Dateneingabe erforderlich
  • „Prinzip der Datensparsamkeit“: ausschließlich Erhebung der Daten, die für den jeweiligen Prozessschritt zwingend notwendig sind (Ergänzungen im Verwaltungsportal, z. B. Angaben zum zweiten Sorgeberechtigten
  • Umfangreiche Statusmeldungen zum Bearbeitungsstand im Portal und per E-Mail
  • Einfache Pflege/Anpassung persönlicher Daten
  • Änderungswünsche zum Vertrag oder Wechsel der Einrichtung bei Umzug einfach und direkt online möglich
  • optisch an das Design des Kunden anpassbar (Layout, Farben, Bilder, etc.)
  • Sprachgebrauch (Begriffe, Texte in der Anwendung, Textbausteine der Dokumentvorlagen) individuell anpassbar
  • individuelle Texte zu Datenschutzerklärung, Impressum, Hilfeseite
  • Bereitstellung von Dokumenten zum Download (z. B. Fremdgemeindeantrag)
  • Möglichkeit zum Upload der Dokumente nach dem Ausfüllen
  • Bereitstellung eines zeitgemäßen Zugangs zum kommunalen Betreuungsangebot
  • Verbesserung der Standortfaktoren Familienfreundlichkeit und Elternzufriedenheit
  • Transparenz zur tatsächlichen Situation bei Betreuungsangeboten der Kommune
  • Kivan ist mandantenfähig
  • mehrere Mandanten können auf einer Installation betrieben werden
  • Einstellungen zu Rechten, Einbindungen in IT-Infastrukturen (z.B: Mailserver), welche mandantenabhängig sind, können separat verwaltet werden
  • jeder Mandant sieht nur seine Daten
  • Trennung von technischen und fachlichen Administratoren
  • Trennung von Globalen- (z.B. Rechenzentrum) und Mandanten-Administratoren

Datenschutz mit Prüfsiegel

Mit dem Prüfsiegel „Geprüfte Datenschutz“ bestätigte der TÜV Saarland am 25. Mai 2016 (Zertifikat-Nr. Z2016/1567) der Anwendung Kivan in der aktuellen Version „Next“, dass sie alle technischen und organisatorischen Vorgaben des strengen deutschen Datenschutzrechts – unter der expliziten Berücksichtigung der Anforderungen kirchlicher Träger – sowie die weiterführenden Normen der IT-Sicherheit bei der Verarbeitung der hochsensiblen Kundendaten umfänglich erfüllt.

Kivan ist die erste KiTa-Fachanwendung zur Vergabe von Betreuungsplätzen in Deutschland, die dieses Zertifikat führen darf.

Grundlage dieser Zertifizierung sind

  • der Anforderungskatalog Datenschutz - V4.5
  • die gesetzlichen Anforderungen zum Datenschutz (inkl. kirchlichen Regelungen zum Datenschutz - EKD/KDO)
  • die Grundsätze der IT-Sicherheit zum derzeitigen Stand der Technik in Anlehnung an den IT-Grundschutz nach BSI sowie der nationalen Norm für Managementsysteme für die Informationssicherheit ISO/IEC 27000

Alle Mitarbeiter der Lecos GmbH wurden gemäß §5 Bundesdatenschutzgesetz und §1 des Gesetzes über die förmliche Verpflichtung nichtbeamteter Personen (Verpflichtungsgesetz) verpflichtet.
Darüber hinaus sind alle Mitarbeiter des Teams Kivan zum Sozialgeheimnis nach §35 SGB I und zum Datenschutz nach § 4 der Anordnung über den kirchlichen Datenschutz - KDO und nach § 6 des Kirchengesetzes zum Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD) verpflichtet.

Zur Sicherstellung der datenschutzrechtlichen Anforderungen beim Hosting der Softwarelösung Kivan im Rechenzentrum der Lecos GmbH, werden mit jedem Eigner der erhobenen personenbezogenen Daten (z.B. Träger, Tagespflegen) separate Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung nach § 11 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) bzw. § 8 Anordnung über den kirchlichen Datenschutz (KDO / DSG-EKD) abgeschlossen.


Zertifizierte Sicherheit

Im Februar 2015 wurde die Lecos GmbH nach ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz zertifiziert. Sie wird unter der Kennung BSI-IGZ-0198-2015 als zertifiziertes Unternehmen beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik BSI geführt.

Das Zertifikat bezieht sich auf den Betrieb und die Verwaltung des Lecos-Rechenzentrums sowie auf alle selbst genutzten und auf die für Kunden zur Verfügung gestellten Anwendungen, IT-Systeme und Dienste einschließlich der dafür erforderlichen IT-Infrastruktur.

Es belegt das Vorhandensein eines Managementsystems für Informationssicherheit, die Umsetzung aller IT-Sicherheitsmaßnahmen entsprechend internationaler Standards sowie die Einhaltung aller Vorgaben aus § 9 des Bundesdatenschutzgesetzes für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Lecos garantiert so die Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität aller uns anvertrauten Daten.

Um dies sicherzustellen überprüft Lecos die Fachanwendung Kivan durch sogenannte Penetrationstests, die sich an den OWASP Top Ten und dem OWASP Application Security Verification Standard (ASVS) orientieren.

Getestet werden dabei unter anderem:

  • Zugriff auf Daten ohne entsprechende Berechtigungen
  • Einschleusen von Datenbank- oder Betriebssystembefehlen
  • Manipulation von Inhalten (XSS)
  • Sicherstellung eines funktionierenden Authentifizierungs- und Sitzungsmanagements
  • Aufspüren von Fehlkonfigurationen und anderen Lecks, die zum Abfluss von vertraulichen Informationen führen können
  • Einsatz veralteter Software auf Applikationsebene (z.B. JavaScript-Bibliotheken)
  • Optimierungen in Bezug auf die Sicherung der Applikation gegenüber künftigen Angriffsmöglichkeiten
  • Sonstigen spezifischen Web-Schwachstellen (CSRF, Open Redirection)