Zentrale Vergabe und Verwaltung der Kitaplätze

Seit knapp einem Jahr ist KIVAN in der Stadt Eilenburg im Einsatz – und es hat sich bewährt. Wir haben mit Haiko Breitner gesprochen, dem IT-Verantwortlichen im Eilenburger Rathaus, der ein durchweg positives Fazit zieht.

„Das gesamte Handling mit den Vergabelisten sowie die Bedarfsplanung haben sich enorm verbessert“, zeigt sich Haiko Breitner begeistert. Die Anmeldung und Vergabe von Betreuungsplätzen in Eilenburger Kindertageseinrichtungen erfolgen seit April 2018 vollständig online über das Verwaltungssystem KIVAN.

Das Anliegen der Kommune war es, Transparenz zu schaffen und zentral einen Überblick über alle freien Plätze in der Stadt zu erhalten. Dei Verwaltung von 302 Krippen-, 504 Kindergarten- und 626 Hortplätze erfolgt jetzt über KIVAN – ebenso die Betreuungsplätze der acht Eilenburger Tagesmütter. „Wir haben es hier in Eilenburg geschafft, dass alle Kitas von allen Trägern über das System verwaltet werden, so dass alle Kapazitäten jederzeit und aktuell abrufbar sind. So können wir umfassend informieren und viel schneller kommunizieren, wo freie Plätze zur Verfügung stehen. Dementsprechend ermöglicht es uns, den Eltern unkompliziert einen Platz zuzuweisen“, freut sich Haiko Breitner.

KIVAN verschafft besseren Überblick

Vorher lief die Anmeldung über Listen, die in den Einrichtungen auslagen, berichtet Haiko Breitner weiter. Dies war sehr aufwendig, da man stets alle Listen zusammenführen musste, um den Überblick zu behalten. „Der erste Schritt war die Abschaffung dieser Listen. Das haben wir erreicht“, so Breitner. Das Verwaltungsportal ermöglicht der Kita, dem jeweiligen Träger und der Stadtverwaltung eine taggenaue Übersicht von Auslastung und Bedarfsmeldungen abzurufen. Somit können Einrichtungen strategisch und konzeptionell besser und schneller auf die individuellen Bedürfnisse der Eltern reagieren. Im zweiten Schritt gilt es nun, die Möglichkeiten, die das System in Sachen Auswertungen bietet, umfänglich zu nutzen, beispielsweise Statistiken für das Landesamt oder die langfristige Bedarfsplanung.

Die Rückmeldungen zum Einsatz von KIVAN sind durchweg positiv, sowohl von den Trägern, als auch aus den Einrichtungen selbst. Auch die Eltern haben das System sehr gut angenommen und schätzen die Vorteile.