Da KIVAN die Angaben des Kindes mit den Angaben im Einwohnermeldeverfahren der entsprechenden Kommune abgleicht, können im ersten Schritt im Elternportal natürlich nur Betreuungsanfragen von Kindern abgesendet werden, die auch Einwohner der entsprechenden Kommune sind. Fremdgemeindekinder oder Eltern, die mit ihren Kind einen Zuzug in die jeweilige Kommune planen, können nach einer entsprechenden Bewilligung im Amt jedoch für die Benutzung vom Elternportal freigeschaltet werden.