Jeder Verantwortliche einer Datenverarbeitung muss nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eine Regelung finden, sobald diese Tätigkeit durch einen Dienstleister (einen Auftragsverarbeiter) weisungsgebunden erfolgen soll.

Der Auftragsverarbeiter – bei KIVAN kann das durch die Lecos GmbH im Rechenzentrum Leipzig erfolgen – beschreibt in diesem Vertrag zur Auftragsdatenerarbeitung, den er mit dem Auftraggeber (der kommunalen Verwaltung) schließt, alle technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) zur Sicherheit der zu verarbeitenden personenbezogener Daten in seinem Verantwortungsbereich.

In diesem Vertrag werden zudem alle Angaben aufgenommen, die Art. 28 der DSGVO fordert, wie z.B.:

  • Vertragslaufzeit und Kündigung
  • Weisungen des Auftraggebers (des Trägers)
  • Kontrollbefugnisse des Auftraggebers
  • Allgemeine Pflichten des Auftragnehmers (Lecos GmbH)
  • Technische und organisatorische Maßnahmen
  • Unterstützungspflichten des Auftragnehmers
  • Mitteilungspflichten des Auftragnehmers
  • Vertragsbeendigung, Löschung und Rückgabe der Daten
  • Datengeheimnis und Vertraulichkeit

Dieser Vertrag regelt ausschließlich datenschutzrelevante Themen. Er ist deshalb immer nur im Zusammenhang mit dem eigentlichen Hauptvertrag (dem Leistungsvertrag) anzuwenden und gültig. 

KIVAN bietet Leistungsmerkmale, die über die Bedarfsermittlung und die Suche nach einem Kitaplatz hinausgehen. Damit kann die Situation entstehen, dass personenbezogene Daten zwischen Eltern und freien Trägern dieser Einrichtungen verarbeitet werden, die für die Tätigkeit der kommunalen Verwaltung irrelevant, von dieser nicht eingesehen oder auch für sonstige Statistiken ausgewertet werden sollen. Das betrifft z.B. auch den kirchlichen Datenschutz und weitere besonders schützenswerte Informationen. Für diese Fälle muss zwischen den freien Trägern und der öffentlichen Verwaltung eine Regelung getroffen werden, die der Auftragsverarbeiter Lecos GmbH in KIVAN durch entsprechende TOM weisungsgebunden umsetzt.

Weitere Fragen in diesem Zusammenhang kann Ihnen der Datenschutzbeauftragte der öffentlichen Verwaltung bzw. der Lecos GmbH beantworten.