Project Description

Lagebild

Die thüringische Landeshauptstadt (LHS) liegt mitten im Herzen des Freistaates. Erfurt ist Geschichte zum Anfassen. Die mit 200.000 Einwohnern größte Stadt Thüringens beeindruckt durch einen der am besten erhaltenen mittelalterlichen Stadtkerne Deutschlands. Patrizier-bauten und Fachwerkhäuser werden überragt von Severikirche und Mariendom, die alljährlich faszinierende Kulisse der Erfurter DomStufen-Festspiele sind.

Die Landeshauptstadt Erfurt war schon immer geistiges, kulturelles und politisches Zentrum der Region und zog daher Persönlichkeiten wie Luther, Goethe, Schiller und Bach an. Auch heute ist Erfurt Standort einer Universität.

Ausgangslage

Erfurter Eltern bekommen nach Geburt ihres Kindes auf Antrag beim Jugendamt eine sogenannte Kita-Card. Diese benötigen sie als Nachweis dafür, dass sie in der thüringischen Landeshauptstadt wohnen und ihr Kind damit einen Rechtsanspruch auf Betreuung in einer Einrichtung hat. Mit dieser Kita-Card sollten sich die Eltern bislang selbstständig um einen Betreuungsplatz bemühen und die Karte nach erfolgreicher Suche in der Wunscheinrichtung abgeben. Die Abgabe der Karte war eine verbindliche Anmeldung.

Ziel bei der Einführung der Kita-Card im Jahr 2006 war die Verhinderung von Mehrfachanmeldungen von Kindern in verschiedenen Einrichtungen. Gleichzeitig sollte es zu einer verbesserten Planungssicherheit des Jugendamts durch die Vermeidung von verzerrten Bedarfszahlen führen. Es wurde ein Meldeverfahren zwischen Jugendamt und den Erfurter Kitas zur aktuellen Belegung der Einrichtungen etabliert, um Eltern bei der Platzsuche zu beraten und in terminlichen Notsituationen reagieren zu können. Angesichts der zunehmenden Priorisierung der Betreuungsplatzvergabe in der Kommunalpolitik stieg zudem die Zahl der Anforderungen.

Vergabeverfahren und Anfragen aus der Politik führten immer wieder zu hohen Aufwänden in der Verwaltung sowie bei den Trägern und Einrichtungen. Beispielsweise wurden notwendige Auswertungen und Statistiken auf Grundlage einer nicht umfänglich belastbaren Datenbasis immer wieder individuell erstellt. Gerade den Mitarbeitern im Jugendamt blieb somit wenig Zeit für eine angemessene Beratung der Eltern. Um diese Situation zu optimieren, hat Erfurt eine zentrale Beratungsstelle im Jugendamt mit mehreren Mitarbeitern geschaffen.

Zur Unterstützung der Beratungsstelle sowie zur Vereinfachung des Anmeldeprozesses suchte die Landeshauptstadt Erfurt nach einer Software zur zentralen Vergabe von Betreuungsangeboten. Die Hoheit über die Vergabe der Plätze sollte dabei weiterhin bei den Einrichtungen und Trägern liegen.

Weitere Ziele mit der Einführung der Software:

  • Rechtssichere Dokumentation der Umsetzung des Rechtsanspruches auf einen Betreuungsplatz
  • Transparenz in der Vergabe der Betreuungsplätze
  • Bereitstellung eines umfassenden Betreuungsangebotes für die Eltern
  • Abwicklung des gesamten Anmeldeprozesses in dem neuen Softwareverfahren durch die Eltern

Besondere Anforderungen

Erfurt stellte an die einzuführende Softwarelösung und deren Betrieb in verschiedener Hinsicht besondere Anforderungen. So sollte die einzuführende Lösung als Internet-Anwendung im Rechenzentrum der Stadt Erfurt betrieben werden. Updates und Wartungsarbeiten können aus diesem Grund ausschließlich über Fernzugriffe vorgenommen werden.

Das bis dahin auf dem Datenbankmanagementsystem Microsoft-SQL basierende KIVAN, sollte auf Grund vorhandener Lizenzen der Landeshauptstadt das Datenbankmanagementsystem Oracle nutzen. Alle Datenbank-Prozesse mussten überprüft und gegebenenfalls für Oracle angepasst und optimiert werden.

Darüber hinaus hatte die Landeshauptstadt Erfurt auch bezüglich des Datenschutzes eigene Anforderungen: Die Eingabe personenbezogener Daten über die Webseiten der Software sollte ausschließlich über standardisierte und durch den örtlichen Datenschutzbeauftragten freigegebene Formulare möglich sein. Entwicklung und Bereitstellung dieser Formulare sollte auf Basis des Formularservers „cit intelliForm“ der Firma cit GmbH erfolgen.

Voraussetzung für den Einsatz der Software waren zudem die Barrierefreiheit des Portals entsprechend der Vorgaben BITV mindestens in der Version 1.0 sowie die Nutzung des Geoinformationssystems „ArcGIS“ der Firma Esri zur geografischen Darstellung der Einrichtungen.

Da die Beitragsermittlung extern in der Kita-Software ProWinkita erfolgen sollte, wurde eine Schnittstelle zur Bereitstellung der relevanten Beitragsdaten gefordert.

Umsetzung

Für die Beschaffung einer Fachanwendung zur Verwaltung und Vergabe von Betreuungsplätzen veröffentlichte die Stadt Erfurt eine Ausschreibung. Im Ergebnis dieses Verfahrens erhielt die Lecos GmbH und deren Produkt KIVAN den Zuschlag von der thüringischen Landeshauptstadt.

Die Einführung der Kita-Software sollte in zwei Projektphasen erfolgen.

Im Mittelpunkt der ersten Projektphase stand die Erstellung des Pflichtenhefts auf Basis des Anforderungskatalogs und Analysegesprächen mit Vertretern des Jugendamtes. Das Pflichtenheft sollte in der zweiten Projektphase die Grundlage zur Anpassung von KIVAN an die konkreten Anforderungen bilden.

Auf Grund der vor allem technisch besonderen Anforderungen hat die Lecos GmbH in Abstimmung mit der Landeshauptstadt Erfurt entschieden, eine vollkommen neue KIVAN-Version auf Basis des bestehenden Systems zu entwickeln. Innerhalb eines Jahres setzte das Leipziger Unternehmen die Fachanwendung komplett neu auf. Auf Basis von monatlichen Fortschrittsberichten wurden die Projektbeteiligten Erfurts durch die Lecos GmbH regelmäßig über den Fortgang der Entwicklung informiert. Im April 2016 konnte der Stadt Erfurt zum vereinbarten Termin die neue Version übergeben werden: hochflexibel, modular aufgebaut, durchdacht parametriert und somit ohne großen Aufwand an die sehr unterschiedlichen Prozesse in anderen Kommunen anpassbar – Unser neues KIVAN.

AUFTRAGGEBER

Stadtverwaltung Erfurt
99111 Erfurt
Steinplatz 1

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August 2016

UMFANG

xx freie Träger
xx Betreuungseinrichtungen
xx Tagespflegen
xx Horte