Project Description

Lagebild

„Mein Leipzig lob‘ ich mir! Es ist ein klein Paris und bildet seine Leute.“ – Johann Wolfgang Goethe

Die Stadt Leipzig liegt im Norden Sachsens und ist mit seinen knapp 600.000 Einwohnern die größte Stadt des Freistaates. Als bedeutende Universitäts- Messestadt ist Leipzig noch heute ein historisches Zentrum der Wirtschaft, des Handels sowie für Kultur und Bildung. Sie war Wirkungsstätte berühmter Persönlichkeiten wie Johann Sebastian Bach, Gottfried Wilhelm Leibnitz oder Friedrich Nietzsche.

Ausgangslage

In Leipzig gibt es über 260 Einrichtungen und mehr als 600 Tagespflegen, die sich täglich um die Betreuung der jüngsten Einwohner kümmern. Um den Anmeldeprozess zu vereinfachen, entwickelte der städtische IT-Dienstleister, Lecos GmbH, im Jahr 2007 die Software-Lösung KIVAN. Das Entwicklerteam ging dabei auf alle Wünsche der Stadtverwaltung ein und es entstand ein individuell auf Leipzig zugeschnittenes eKitamanagement System.

Mit der Zeit interessierten sich immer mehr Kommunen für die Kita-Software. Jeder Kunde brachte andere Vorstellungen mit, die technische Weiterentwicklung bot neue Potentiale und es gab neue Anforderungen an die IT-Sicherheit. Aus diesen Gründen entschied sich die Lecos GmbH 2015 dazu, KIVAN komplett neu aufzusetzen.

Das Ergebnis ist eine Kita-Software, die nach wie vor individuell und flexibel ist und darüber hinaus auch alle Anforderungen an rechtssicheres und transparentes Kitaplatz-Vergabemanagement erfüllt. Das „neue“ KIVAN schaffte neue Möglichkeiten, wie z.B. die mobile Nutzung oder die Verfügbarkeit einer Vielzahl von Funktionen und Modulen. Mittlerweile ist KIVAN mit über 140 Funktionen in 16 Modulen Technologieführer.

Die Tatsache, dass sich seitdem 70 weitere Städte und Gemeinden in 10 Bundesländern für den Einsatz von KIVAN entschieden haben, zeigt wie wichtig dieser Schritt der Neuaufsetzung war.

Umsetzung

Auch in Leipzig wollte man die Besonderheiten des „neuen“ KIVAN nutzen. In enger Zusammenarbeit mit Mitarbeitern kommunaler Leipziger Kitas und Einrichtungen freier Träger führte die Lecos GmbH 2017 eine Migration der Daten aus der alten Version in das „neue“ KIVAN durch. Die KIVAN-Entwickler waren von Oktober 2017 bis Januar 2018 in den Leipziger Kitas unterwegs, um dort die Integration des neuen KIVAN sowie die Qualitätssicherung des Systems durchzuführen.

Mittlerweile nutzen fast alle 261 Leipziger Einrichtungen das Portal und bereits 215 Kitas bieten eine tagaktuelle, platzkonkrete Suche an. Das sind doppelt so viele wie noch vor einem Jahr. Hinzu kommen 639 Tagespflegen. Darüber hinaus haben sich auch 65 der 81 Leipziger Schulhorte entschieden, ihre Betreuungsplätze über das Portal zu verwalten.

„Wir haben aus dieser Zusammenarbeit sehr viel mitgenommen, sehr viel über die Bedürfnisse und Anforderungen der Nutzer gelernt und unser Portal entsprechend in den letzten Monaten ordentlich verbessert“, so Roy Barthel, Leiter Softwareentwicklung bei Lecos. „Dies kommt all unseren Kunden im Bundesgebiet zu Gute.“

Seit Sommer 2018 bietet das KIVAN Support-Team einen Anwender-Austausch in den Räumen der Lecos an. Alle zwei Wochen treffen hier KIVAN-Nutzer aufeinander, um ihre Fragen direkt an die Fachleute zu richten, Ideen für Verbesserungen vorzuschlagen und sich mit anderen Anwendern auszutauschen.

Leipzig ist Spitzenreiter bei Online-Verwaltung

Zum Stichtag 29.03.2019 verwalten kommunale und freie Träger in Leipzig insgesamt 44.498 Betreuungsverträge mit KIVAN. Das sind 94,8 % der insgesamt verfügbaren Kitaplätze, 86,4 % der Hortplätze und 87,0 % der Tagespflegeplätze.

„In Deutschland haben solche Zahlen Seltenheitswert. Das ist Ansporn genug, weiter an KIVAN zu arbeiten. Obwohl mit KIVAN keine neuen Betreuungsplätze geschaffen werden, hilft es jungen Eltern auf der Suche nach einen Betreuungsplatz für die kleinsten Leipzigerinnen und Leipziger.“ erklärt Verwaltungsbürgermeister Ulrich Hörning.

AUFTRAGGEBER

Stadt Leipzig
Amt für Jugend, Familie und Bildung
Naumburger Straße 26
04229 Leipzig

ANSPRECHPARTNER

ELTERNPORTAL

KIVAN Elternportal Leipzig

ONLINE SEIT

12/2008

UMFANG

257 Kitas
639 Tagespflegen
65 Träger
65 Horte