Mit Elternportal zum Betreuungsplatz

online informieren, Betreuungsplatz suchen und beantragen

Elternportale auf verschiedenen Geräten

Sie möchten den Eltern Ihrer Kommune eine Möglichkeit bieten, sich einen Überblick über alle Kitas zu verschaffen? Außerdem wollen Sie Ihre Kitas dabei unterstützen sich schneller, besser und effizienter mit den Eltern auszutauschen? Dann sind Sie hier genau richtig!

Unser Kita Elternportal zeichnet sich durch zwei innovative Nutzungsmöglichkeiten aus. Auf der einen Seite bietet es eine umfangreiche Übersicht für Eltern, die sich endgerätunabhängig und unverbindlich, über die Betreuungsangebote in einer Kommune informieren möchten. Sie finden dort Angaben zur Einrichtung, zur Lage, zu Ansprechpartner oder zu pädagogischen Konzepten.

Doch unser Elternportal kann noch viel mehr als das! Über die Kitaplatz-Vergabe hinaus dient es als interaktive Kommunikationsplattform für Eltern und Einrichtung. Dies ermöglicht eine bessere Vernetzung aller Beteiligten und vereinfacht den Informationsaustausch enorm.

Scrollen Sie weiter, um zu sehen, welche Vorteile Ihnen unser Kita Elternportal noch bringt. Sie werden nicht enttäuscht sein!

Intuitiv und zeitgemäß

Junge Eltern erwarten heutzutage von Kommunen ein familienfreundliches Angebot an Kinderbetreuungsplätzen. Außerdem wünschen sie sich einen Zugang zu diesem Angebot, der ihrem zunehmend digitalisierten Lebensalltag entspricht.

Elterliche Bedarfsmeldung: Einrichtungskonkret, als Liste oder frei

Eltern haben im Kita Elternportal die Möglichkeit, ganz gezielt nach freien Betreuungsplätzen zu suchen. Dazu müssen sie sich einfach mittels personalisierter Registrierung im Portal anmelden. Anschließend können sie ihre Anfrage dann konrekt an eine Einrichtung senden oder erstmal einen grundsätzlichen Betreuungsbedarf bei ihrer Kommune anmelden.

Bei einer Bedarfsmeldung haben die Eltern auch stets die Möglichkeit, mehrere Einrichtungen zugleich auszuwählen und für diese eine individuelle Priorisierung festzulegen.

Bequeme Suche nach Betreuungsangeboten

Für die Suche nach freien Plätzen in Krippe, Tagespflege, Kindergarten oder Hort reicht die Angabe des Geburtstages des Kindes und des gewünschten Betreuungsbeginns. Basierend auf diesen Angaben wird der maximale Betreuungszeitraum – also bis zum planmäßigen Schuleintritt – ermittelt. Auf Grundlage dieser Parameter, der konfigurierten Einrichtungskapazitäten und der hinterlegten Betreuungsverträge sucht KIVAN nun nach freien Plätzen. Zuerst werden die freien Plätze angezeigt, welche über den gesamten gewünschten Betreuungszeitraum verfügbar sind, danach folgen die Alternativ-Vorschläge.

Statusmeldungen zum Bearbeitungsstand

Über die Annahme des abgegebenen Betreuungswunsches entscheiden die Einrichtungen nach einem Gespräch mit den Sorgeberechtigten. Im Verwaltungsportal stehen hierfür verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl und Priorisierung von Betreuungswünschen zur Verfügung.

Eltern erhalten zum jeweiligen Bearbeitungsstand ihrer Anfrage automatisierte Statusmeldungen per E-Mail, können sich aber auch im Elternportal auf ihrer personalisierten Übersichtsseite informieren. Das entlastet die Einrichtungen, da telefonische Nachfragen entfallen.

Der Einstieg ins Kita Elternportal

Die Startseite des Elternportals

Bedarfsmeldung abgeben

Eine Bedarfsmeldung im Elternportal

Kommunikationsportal über die Platzvergabe hinaus

Das Kita Elternportal von KIVAN unterstützt Sie nicht nur bei der Suche eines geeigneten Kitaplatzes. Nach Vertragsabschluss dient es außerdem als umfangreiches Kommunikationsportal zwischen Eltern und Einrichtung. Das Elternportal bietet verschiedenste Funktionen, die allen Beteiligten eine Menge Arbeit ersparen und zudem für einen besseren Überblick sorgen.

Kindsakte
  • Einwilligungen verwalten (Datenschutz, Teilnahme an Veranstaltungen, Fotos, etc.)

  • Abholgenehmigungen verwalten

  • Medizinische Hinweise aktualisieren

  • Impfstatus dokumentieren

  • Entwicklungsdokumentation einsehen

  • Serien-E-Mail / Serienbriefe erstellen

Hochflexibel

und beliebig erweiterbar

KIVAN ist feingliedrig modular aufgebaut. Durch diese Modularität und die intelligente Parametrisierung von Anwendungen, ist das Elternportal schnell und unkompliziert an den individuellen Bedarf jeder Kommune anpassbar.

Ausgehend vom Basismodul – in der Grundlizenz enthalten – können Sie den Funktionsumfang des Elternportals entsprechend Ihrer Anforderungen durch weitere, in sich abgeschlossene Module ausbauen. Einfach nachlizenzieren und nutzen!

Mehr zu Anpassungen des Elternportals erfahren

Ihre Vorteile

Das Kita Elternportal von KIVAN ist jederzeit und ortsunabhängig, von zu Hause oder unterwegs, abrufbar. Außerdem ist eine Nutzung owohl mit dem PC, dem Tablet als auch dem Smartphone möglich. In Form einer Kartendarstellung bietet unser Elternportal bietet eine umfangreiche Übersicht der Kitas mit Orts- und Adressangaben. Somit wird eine gute Vergleichbarkeit der Einrichtungen (Konzepte, Angebote, Öffnungszeiten, etc.) generiert und Eltern können besser erkennen, welche Kita am ehesten zu ihnen passt.

Unser Elternportal gibt Auskunft über die tatsächliche Situation der Betreuungsangebote einer Kommune. Die stets exakten und tagaktuellen Ermittlungen zeigen nur verbindlich freie Betreuungsplätze an – und dies klar und deutlich! Dies ermöglicht eine Reservierung freier Betreuungsplätze. Darüber hinaus ist bei der Betreuungsbedarfserfassung auch die Angabe von Wunscheinrichtungen möglich, unabhängig von freien Plätzen.

Nachdem die Anlage eines Eltern-Accounts erfolgt ist, ist nur eine einmalige Dateneingabe erforderlich. Da wir das „Prinzip der Datensparsamkeit“ verfolgen, erheben wir ausschließlich nur die Daten, welche für den jeweiligen Prozessschritt zwingend notwendig sind (Ergänzungen im Verwaltungsportal, z. B. Angaben zum zweiten Sorgeberechtigten).

Durch umfangreiche Statusmeldungen zum Bearbeitungsstand im Portal und per E-Mail, sind die Eltern stets informiert und können den gesamten Vergabeprozess mitverfolgen.

Über den Eltern-Account können Eltern ganz einfach die persönlichen Daten pflegen und anpassen. Auch Änderungswünsche zum Vertrag oder ein Wechsel der Einrichtung bei Umzug können einfach und direkt online abgewickelt werden. Das Elternportal dient als Kommunikationsplattform, die von Eltern und Betreuungseinrichtung gleichermaßen genutzt werden könne.

Optisch ist das Elternportal an das Design des Kunden anpassbar. Wenn die Webseite zur Platzvergabe der Kommunenseite ähnelt, suggeriert das den Eltern Seriosität und Sicherheit. Auch der Sprachgebrauch sowie individuelle Texte zu Datenschutzerklärung, Impressum und Hilfeseite lassen sich nach den Vorstellungen des Kunden anpassen.

Im Portal ist auch die Bereitstellung von Dokumenten-Downloads (z. B. Fremdgemeindeantrag) möglich. Nach Ausfüllen der Dokumente, können diese wiederum hochgeladen werden.

Durch die Bereitstellung eines zeitgemäßen Zugangs zum kommunalen Betreuungsangebot können Sie das kommunale Immage verbessern. Außerdem optimieren Sie mit der Einführung unserer Kita-Software die Standortfaktoren Familienfreundlichkeit und Elternzufriedenheit. Die hohe Transparenz zur tatsächlichen Situation der Betreuungsangeboten Ihrer Kommune schafft zusätzliches Vertrauen und rückt Sie in ein positives Licht.

Alle Formularfelder, Button-Beschriftungen und die Startseite des Elternportals können auf Wunsch in verschiedenen Sprachen ausgegeben werden.

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Der einfachste Weg mehr über unser Kita-Verwaltungsprogramm zu erfahren, ist natürlich KIVAN einmal selbst auszuprobieren. Kostenfrei und unverbindlich können Sie die Funktionen von Elternportal und Verwaltungsportal unserer Kita-Fachanwendung KIVAN testen. Fordern Sie dafür einfach die nötigen Zugangsdaten an.

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