Was kann das Elternportal

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Was kann das Elternportal2018-10-18T12:03:35+00:00

Stressfrei online zum Betreuungsplatz

Elternportal: online informieren, Betreuungsplatz suchen und beantragen

Elternportale auf verschiedenen Geräten

Im Elternportal informieren sich Familien endgeräteunabhängig und unverbindlich über die Betreuungsangebote in der Kommune. Sie finden dort Angaben zu Träger, Lage, Ansprechpartnern, pädagogischem Konzept und mehr.

Intuitiv und zeitgemäß

Junge Eltern erwarten von Kommunen heute ein familienfreundliches Angebot an Kinderbetreuungsplätzen. Sie erwarten außerdem, dass der Zugang zu diesem Angebot ihrem zunehmend digitalisierten Lebensalltag entspricht.

Elterliche Bedarfsmeldung: Einrichtungskonkret, als Liste oder frei

Eltern haben im Elternportal die Möglichkeit, ganz gezielt nach freien Betreuungsplätzen zu suchen. Diese können sie – nach personalisierter Registrierung und Anmeldung im Portal – einrichtungskonkret anfragen oder der Kommune ihren grundsätzlichen Betreuungsbedarf anzeigen.

Für eine Bedarfsmeldung können auch mehrere Einrichtungen parallel inklusive einer individuellen Priorisierung ausgewählt werden.

Bequeme Suche nach Betreuungsangeboten

Für die Suche nach freien Plätzen in Krippe, Tagespflege, Kindergarten oder Hort reicht die Angabe des Geburtstags des Kindes und des gewünschten Betreuungsbeginns. Basierend auf diesen Angaben wird der maximale Betreuungszeitraum, also bis zum planmäßigen Schuleintritt, ermittelt. Kivan sucht nun auf Grundlage dieser Parameter, der konfigurierten Kapazitäten der Einrichtungen und der hinterlegten Betreuungsverträge nach freien Plätzen. Freie Plätze über den gesamten gewünschten Betreuungszeitraum werden priorisiert vor automatisch generierten Alternativ-Vorschlägen angezeigt. Über verschiedene Filter ist das Suchergebnis eingrenzbar.

Statusmeldungen zum Bearbeitungsstand

Über die Annahme des abgegebenen Betreuungswunsches entscheiden die Einrichtungen nach einem Gespräch mit den Sorgeberechtigten. Im Verwaltungsportal stehen hierfür verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl und Priorisierung von Betreuungswünschen zur Verfügung.

Eltern erhalten zum jeweiligen Bearbeitungsstand ihrer Anfrage automatisiert Statusmeldungen per E-Mail, können sich aber auch im Elternportal auf ihrer personalisierten Übersichtsseite informieren. Das entlastet die Einrichtungen, da telefonische Nachfragen entfallen.

Der Einstieg ins Elternportal

Die Startseite des Elternportals

Bedarfsmeldung abgeben

Eine Bedarfsmeldung im Elternportal

Kommunikationsportal über die Platzvergabe hinaus

Kindsakte
  • Einwilligungen verwalten (Datenschutz, Teilnahme an Veranstaltungen, Fotos, etc.)

  • Abholgenehmigungen verwalten

  • Medizinische Hinweise aktualisieren

  • Impfstatus dokumentieren

  • Entwicklungsdokumentation einsehen

  • Serien-E-Mail / Serienbriefe erstellen

Hochflexibel

und beliebig erweiterbar

Kivan ist feingliedrig modular aufgebaut. Durch diese Modularität und die intelligente Parametrisierung von Anwendungsparametern, ist das Elternportal schnell und unkompliziert an den individuellen Bedarf jeder Kommune anpassbar.

Ausgehend vom Basismodul (in der Grundlizenz enthalten), können Sie den Funktionsumfang des Elternportals entsprechend Ihrer Anforderungen durch weitere, in sich abgeschlossene Module ausbauen. Einfach nachlizenzieren und nutzen!

Mehr zu Anpassungen des Elternportals erfahren

Ihre Vorteile

  • jederzeit und ortsunabhängig von zu Hause oder unterwegs, statt aufwändig vor Ort
  • Orts- und Adressangaben übersichtlich als Kartendarstellung
  • Nutzung mit PC, Tablet oder Smartphone
  • gute Vergleichbarkeit der Einrichtungen (Konzepte, Angebote, Öffnungszeiten, etc.)
  • Transparenz zur tatsächlichen Situation bei Betreuungsangeboten der Kommune
  • Exakte, tagaktuelle Ermittlung und Anzeige verbindlich freier Betreuungsplätze
  • Keine Ampel-Darstellung mit unklarem Status
  • Möglichkeit zur Reservierung freier Betreuungsplätze (Anfrage)
  • Betreuungsbedarfserfassung mit Angabe von Wunscheinrichtungen unabhängig von freien Plätzen
  • zeitgleiche Platzsuche für Geschwisterkind
  • nach Anlage eines Eltern-Accounts: nur einmalige Dateneingabe erforderlich
  • „Prinzip der Datensparsamkeit“: ausschließlich Erhebung der Daten, die für den jeweiligen Prozessschritt zwingend notwendig sind (Ergänzungen im Verwaltungsportal, z. B. Angaben zum zweiten Sorgeberechtigten
  • Umfangreiche Statusmeldungen zum Bearbeitungsstand im Portal und per E-Mail
  • Einfache Pflege/Anpassung persönlicher Daten
  • Änderungswünsche zum Vertrag oder Wechsel der Einrichtung bei Umzug einfach und direkt online möglich
  • Kommunikationsportal zwischen Eltern und Betreuungseinrichtung über die Platzvergabe hinaus (Abholberechtigungen, Einwilligungen, etc.)
  • optisch an das Design des Kunden anpassbar (Layout, Farben, Bilder, etc.)
  • Sprachgebrauch (Begriffe, Texte in der Anwendung, Textbausteine der Dokumentvorlagen) individuell anpassbar
  • individuelle Texte zu Datenschutzerklärung, Impressum, Hilfeseite
  • Bereitstellung von Dokumenten zum Download (z. B. Fremdgemeindeantrag)
  • Möglichkeit zum Upload der Dokumente nach dem Ausfüllen
  • Bereitstellung eines zeitgemäßen Zugangs zum kommunalen Betreuungsangebot
  • Verbesserung der Standortfaktoren Familienfreundlichkeit und Elternzufriedenheit
  • Transparenz zur tatsächlichen Situation bei Betreuungsangeboten der Kommune

Alle Formularfelder, Button-Beschriftungen und die Startseite des Elternportals können auf Wunsch in verschiedenen Sprachen ausgegeben werden.

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