Funktionen und Module

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Funktionen und Module2018-10-03T22:42:07+00:00

Alles drin?!

Funktionen und Module von A bis Z

Frau mit gepacktem Koffer

Übersicht der Funktionen und Module

Die Lizenzierung der Module kann bei den meisten Modulen auf eine ganze Kommune, einen einzelnen Träger oder eine einzelne Einrichtung erfolgen. Darüber hinaus bieten wir Module, die etwa von Trägern oder Einrichtungen separat erworben werden können, auch wenn die Kommune oder der Träger hierfür keine Lizenz erworben hat. Dies sichert unseren Kunden ein Höchstmaß an Flexibilität.

Abholberechtigung2018-08-28T17:43:27+00:00

Direkt am Vertrag der Kinder können Informationen zu den abholberechtigten Personen hinterlegt werden. Über ausdruckbare Listen können die Erzieher in den Gruppen auch außerhalb der Software darüber informiert werden.

enthalten in

Modul KiTa-Basis

Abrechnung zusätzlicher Leistungen2018-10-12T12:10:51+00:00

Mit dieser Funktion können Zusatzleistungen (z.B. zusätzliche Betreuungsstunden, Verpflegungspauschalen) und weiterführende Angebote der Einrichtungen (z.B. Fremdsprachenunterricht, musikalische Früherziehung) verwaltet und abgerechnet werden.

Die Verwaltung einmaliger und wiederkehrender Leistungen erfolgt in einem Leistungskatalog.

enthalten in

Modul Abrechnung

Adminportal2018-10-01T16:21:05+00:00

Das Adminportal dient der Einrichtung einer Kundeninstallation bzw. eines Mandanten bei Betrieb der Online-Kindertagesstättenverwaltung  KIVAN im Rechenzentrum der Lecos GmbH oder bei selbsthostenden Kunden in deren IT-Umgebung.

Hier wird die Kundenlizenz verwaltet und aktiviert.  Die Administration einiger für den Betrieb der Portale notwendigen Einstellungen des Online-Portals werden hier ebenfalls vorgenommen.

enthalten in

Basis-Modul

An-/Abwesenheit Mitarbeiter2018-08-28T17:36:36+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

Bitte versuchen Sie es später noch einmal. Danke.

enthalten in

Modul KiTa-Erweiterungen

Anwendungsparameter-Management2018-09-07T13:13:47+00:00

Über Anwendungsparameter werden alle Einstellungen verwaltet, welche für das gesamte System gelten. Dort finden sich zum Beispiel Einstellungen zu Fristen, Betreuungsdauern, weitere Auswahllisten aber auch zur Sicherheit des Systems. Für jeden Anwendungsparameter kann nachvollzogen werden wann und von wem dieser zuletzt angepasst wurde.

enthalten in

Basis-Modul

Anwesenheitslisten2018-08-28T15:42:13+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

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enthalten in

Modul KiTa-Basis

Außnahmeanträge (z.B. für Zuzügler)2018-09-19T15:47:04+00:00

Zur Vermeidung von Mehrfachanmeldungen werden Kindsdaten im Einwohnermelderegister geprüft. Für Familien, die den Zuzug planen, für Kinder mit Auskunftssperren oder für ungeborene Kinder können Ausnahmen hinterlegt werden, damit auch eine Bedarfsmeldung oder ein Vertrag für diese Kinder erstellt werden kann.

enthalten in

Modul EWO

Auswertungen zu Bedarfsmeldungen2018-08-27T09:54:26+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

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enthalten in

Basis-Modul

Auswertungen zu betreuten Kindern2018-08-27T09:54:26+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

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enthalten in

Basis-Modul

Auswertungen zu Betreuungsanfragen2018-08-27T09:54:26+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

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Basis-Modul

Auswertungen zu Betreuungsverträgen2018-08-27T09:54:26+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

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Basis-Modul

Auswertungen zu Eingliederungshilfen2018-09-19T16:37:30+00:00

Auf Basis eines bestehenden Betreuungsvertrages können zu einem Kind Anträge auf Eingliederungshilfe mit dem Status des Antrages erfasst und verwaltet werden.

Mit Hilfe einer dazugehörigen Auswertung ist der Antrags- und Bewilligungsverlauf zum jeweiligen Kind mit den Vertragsdaten darstellbar. In der Belegungsübersicht kann zudem der Antrags- und Bewilligungsstatus in Zusammenhang mit belegten integrativen Betreuungsplätzen ausgewertet werden.

enthalten in

Modul Erweiterte Auswertungen

Auswertungen zu Einrichtungen2018-08-27T09:54:26+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

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Basis-Modul

Auswertungen zu Fremdgemeindeanträgen2018-08-28T15:51:57+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

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Modul EWO

Auswertungen zu Platzbelegungen2018-08-27T09:54:26+00:00

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Basis-Modul

Bedarfsmeldung2018-09-24T14:55:00+00:00

Die Bedarfsmeldung können Eltern aus dem Elternportal zur Sicherung des Rechtsanspruchs auf einen Betreuungsplatz versenden. Dadurch wird gegenüber dem Träger der Jugendhilfe ein Betreuungswunsch angezeigt.

Einer Bedarfsmeldung kann eine durch Parameter einstellbare Anzahl von Wunscheinrichtungen mitgegeben werden.

Einer Bedarfsmeldung liegt aber im Gegensatz zur Betreuungsanfrage kein konkret freier Platz zu Grunde.

enthalten in

Basis-Modul

Bedarfsmeldungen priorisieren/bewerten2018-10-12T15:34:17+00:00

Zur Priorisierung von Bedarfsmeldungen können Bewertungskriterien erstellt werden, welche mit Punkten zur unterschiedlichen Wertung versehen werden. Die Bewertung der einzelnen Bedarfsmeldungen erfolgt über die jeweilige Auswahl der zutreffenden Kriterien.

Anhand der unterschiedlichen Wertungen lassen sich die höher bzw. niedriger priorisierten Bedarfsmeldungen erkennen.

enthalten in

Basis-Modul

Beitragsabrechnung2018-10-12T12:04:39+00:00

Über das Abrechnungsmodul werden in KIVAN Forderungen zu Elternbeiträgen und allen weiteren Leistungen ermittelt, Sollstellungen durchgeführt und diese an Finanzsysteme übertragen. Die Generierung von Erst-, Änderungs- und Abmeldebescheiden wird genauso unterstützt wie die Generierung von Korrekturbescheiden nach rückwirkender Änderung von Verträgen und Leistungen. Zahlungsinformationen, Leistungskataloge, Beiträge und Ermäßigungen werden in einer übersichtlichen Verwaltung erfasst. Darüber hinaus bietet KIVAN volle Transparenz über die ermittelten Forderungen.

enthalten in

Modul Abrechnung

Beitragsberechnung2018-09-19T16:43:32+00:00

In KIVAN wird bei der Bearbeitung eines Betreuungsvertrages automatisch der korrekte Beitrag ermittelt.

Grundlage der Beitragsermittlung ist die aktuell gültige Beitragstabelle gemäß Beitragssatzung einer Kommune. Die Beitragstabelle wird in Kivan im Bereich der Stammdatenverwaltung mit dem entsprechenden Gültigkeitszeitraum hinterlegt. Damit ist sichergestellt, dass bei der Beitragsermittlung immer der richtige Beitrag gezogen wird. Daneben kann zu Prüfungszwecken auch immer auf hinterlegte frühere Beitragstabellen zugegriffen werden.

Die regelmäßige Aktualisierung der Beitragstabelle kann der Kunde selbst vornehmen. Bei Betrieb von KIVAN im Rechenzentrum der Lecos (Hosting) übernimmt dies die Lecos im Rahmen der Softwarepflege.

Berücksichtigt werden bei der Beitragsermittlung neben der gewählten Betreuungsdauer, der betreffenden Platzkategorie (Kinderkrippe, Kindergarten, Hort) auch immer mögliche Absenkungsmerkmale auf Grund der Familiensituation (Merkmal alleinerziehend) und dem Vorhandensein von Geschwisterkinder. Bei beitragsrelevanten Vertragsänderungen wird automatisch der neue Beitrag berechnet.

Alternativ kann der Beitrag aber auch nach dem Einkommen der Eltern ermittelt werden. In KIVAN sind dafür entsprechende Berechnungsmodelle hinterlegt.

Der so ermittelte Beitrag kann im Betreuungsvertrag ausgewiesen und über eine Schnittstelle zur Beitragserhebung in eine externe Finanzbuchhaltung übergeben werden.

enthalten in

Modul Beitragsabrechnung

Belegungs-/Bedarfsplanung2018-08-28T16:50:03+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

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Basis-Modul

Benutzerführung2018-10-15T14:01:17+00:00

Zeigen Sie Ihren Eltern doch ganz einfach, wie man das Elternportal benutzt.

Im Elternportal sind an den betreffenden Stellen bereits „Haltepunkte“ hinterlegt. Im Verwaltungsportal können diesen Punkten dann freie Hilfe- bzw. Erläuterungstexte zugeordnet werden.

Ist mindestens ein Haltepunkt mit einem Hilfetext hinterlegt, wird Eltern zu Beginn ein „Tour starten“-Button angeboten. Der virtuelle Assistent springt dann der Reihe nach zu den mit Hilfetexten hinterlegten Haltepunkten und zeigt die hinterlegten Infos und Erläuterungen an. Zusätzlich werden „Zurück“- und „Nächster“-Button zur weiteren Navigation angeboten.

enthalten in

Basis-Modul

Benutzerverwaltung2018-08-27T09:58:51+00:00

In Kivan gibt es für die verschiedenen Module und Funktionen eigenständige Berechtigungen, welche über Benutzerrollen individuell zusammengestellt werden können. Damit kann man die Mitarbeiter in Kivan so einschränken, dass sie nur Zugriff auf die Funktionen und Organisationen ihres Tätigkeitsbereichs erhalten.

enthalten in

Basis-Modul

Beschreibung der Betreuungseinrichtung2018-09-07T13:18:15+00:00

Hier werden alle Informationen verwaltet, welche für die Einrichtung relevant sind. Dabei gibt es Informationen welche im Elternportal dargestellt werden und welche die nur Auswirkungen auf das Verwaltungsportal haben. Neben Ansprechpartnern, Öffnungszeiten, Schließzeiten, Bildern, einem Konzept und der Kartendarstellung können über Info-Felder auch weitere, zusätzliche Informationen erfasst werden.

enthalten in

Basis-Modul

Betreuungsanfragen2018-10-01T16:29:54+00:00

Bei einer Betreuungsanfrage über das Elternportal der KiTa-Software bewerben sich Eltern auf einen konkret freien Platz. Dieser wurde durch den Abgleich von Betreuungskapazitäten der KiTa-Betriebserlaubnis und tatsächlichen Verträgen unter Beachtung von Kategoriewechseln (z.B. Kinderkrippe, Kindergarten, Hort), für Firmen reservierten Plätzen, bereits erteilten Zusagen und weiteren Parametern, innerhalb der Kindergartenverwaltung tatgenau ermittelt.

Diese Kindergarten-Online-Anmeldung dient ebenfalls der Sicherung des Rechtsanspruchs auf einen Betreuungsplatz, da gegenüber dem Träger der Jugendhilfe durch diese Meldung ebenfalls der Betreuungswunsch angezeigt wird.

enthalten in

Modul Basis-Erweiterungen

Betreuungsgruppen2018-09-10T16:56:49+00:00

Neben den Einrichtungsinformationen können auch Betreuungsgruppen verwaltet werden. Neben einem Namen und einer Kapazität kann jeder Betreuungsvertrag einer Betreuungsgruppe zugeordnet werden. Mittels eines Änderungsvertrages kann auch ein Gruppenwechsel abgebildet werden. Die Gruppen helfen bei der Organisation der Kinder und können für verschiedene Listen und Auswertungen verwendet werden.

enthalten in

Basis-Modul

Betreuungskategorien2018-08-27T09:59:12+00:00

In Kindertageseinrichtungen und in der Kindertagespflege werden die unterschiedlichen Betreuungsformen wie Kinderkrippe (U3), Kindergarten (Ü3) und Hort (Betreuung in Grundschulen) unterstützt.

enthalten in

Basis-Modul

Betreuungsverträge2018-10-15T15:29:39+00:00

Betreuungsverträge bilden die Grundlage für die Verwaltung von Betreuungsplätzen für Kinder in den Einrichtungen. Die Platzvergabe richtet sich dabei streng nach den gültigen Betriebserlaubnissen und Ausnahmegenehmigungen.

Träger können ihre bestehenden Papierformulare als digitale Druckvorlagen hinterlegen. Diese Vorlagen werden mit den Vertragsdaten in KIVAN befüllt und können als ausgefülltes PDF-Dokument und in ausgedruckter Form weitergegeben werden.

Im Vertragsformular werden standardmäßig nur die allgemein betreuungsrelevanten Daten erfasst. Darüber hinaus können Träger individuell über den Einsatz von Zusatzformularen beliebige zusätzliche Informationen in KIVAN erfassen.

Außer den regulären Betreuungsverträge können in KIVAN auch Verträge für Ferienbetreuung und Gastkinder abgeschlossen werden. 

enthalten in

Basis-Modul

Betriebserlaubnismanagement2018-09-07T12:59:37+00:00

Für alle Einrichtungen können verschiedene Betriebserlaubnisse hinterlegt. Darin wird die Art der Einrichtung (Kinderkrippe, Kindergarten, KiTa, Hort, Tagespflege, usw.), die Kapazitäten für die jeweilige Kategorien und weitere Einstellungen vorgenommen. Mittels einem Gültigkeitsdatums können auch problemlos Veränderungen an der Betriebserlaubnis (z. B.: Erweiterung der Kita, temporäre Baumaßnahmen) bereits im Vorfeld angelegt werden.

enthalten in

Basis-Modul

Betriebskita2018-10-15T15:45:11+00:00

Mit der Funktion Betriebskita können in der Betriebserlaubnis einer Einrichtung eine gewisse Anzahl an Plätzen für einen bestimmten Zweck zurückgehalten werden. Damit ist es möglich komplette Betriebskitas aber auch Kitas mit nur einen Teil an Betriebskitaplätze abzubilden. Die reservierten Plätze werden bei der Platzsuche im Elternportal nicht berücksichtigt.

Die Verwaltung diese Pool-Plätze erfolgt im Poolplätze-Management.

enthalten in

Basis-Modul

bundeslandspezifische Einstellungen2018-09-10T10:06:06+00:00

Bundeslandspezifische Einstellungen sind direkt im KIVAN hinterlegt. Dazu gehören beispielsweise Feiertage, Schulferien aber auch gesetzliche Festlegungen, welche auf die Platzvergabe oder die Vertragsverwaltung Auswirkungen haben. Die Daten werden vom Entwickler-Team hinterlegt und gepflegt.

enthalten in

Basis-Modul

Corporate Design2018-09-20T09:44:06+00:00

Das Elternportal kann durch Anpassungen im Verwaltungsportal dem Corporate Identity des jeweiligen Kunden nachgebildet werden. Dies geschieht mittels Html, CSS und JavaScript. Dadurch kann das KiTa-Portal im „Look & Feel“ so an den Internetauftritt einer Kommune angeglichen werden, dass es vom Nutzer des Portals als integrierte Lösung wahrgenommen wird, obwohl es eigentlich eigenständig ist.

Die Einstellungen hierfür erfolgen in Verwaltungsportal und können – vorgenannte Grundkenntnisse vorausgesetzt – durch den Kunden selbst angepasste werden.

enthalten in

Modul Basismodul

Datenprüfung gegen Einwohnermeldeverfahren (EWO-Prüfung)2018-09-19T16:48:36+00:00

Zur eindeutigen Identifizierung eines Kindes werden die Daten (Name, Wohnadresse, Geburtsdatum) im Einwohnermelderegister geprüft. Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass ein Kind nur mit einer Schreibweise des Namens und der Adresse im System eingegeben werden kann, wodurch eine Mehrfachanmeldung automatisch und effektiv verhindert werden kann. Außerdem verhindert es die Anmeldungen von frei erfundenen Kindern. Der Zugang für Außerortskinder wird durch ein angebundenes Verfahren sichergestellt.

enthalten in

Modul EWO

Dienstplan2018-10-15T15:37:35+00:00

Die Arbeitszeitplanung für die Mitarbeiter der Einrichtungen erfolgt über die Dienstplan-Funktion.

Für die in der Personalverwaltung hinterlegten Mitarbeiter können die täglichen Schichten geplant und ausgedruckt werden. Berücksichtigt werden dabei die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten und die Abwesenheiten der Mitarbeiter (z.B. Krankheit, Urlaub, Weiterbildung).

enthalten in

Modul KiTa-Erweiterungen

Dokumentenverwaltung2018-09-19T12:50:27+00:00

An den Betreuungsverträgen und auch den Bedarfsmeldungen können beliebig viele Dokumente (z.B. Nachweise der Eltern) hinterlegt werden. Dokumente, die die Einrichtung oder das Amt in Papierform erhält, können eingescannt und direkt in Kivan abgelegt werden. Damit müssen keine Aktenordner nebenher gepflegt werden. Alle Unterlagen sind direkt am Vorgang in Kivan erreichbar.

enthalten in

Basis-Modul

Duplikatsprüfung für Bedarfsmeldungen2018-10-12T15:36:21+00:00

Eltern können für ein Kind nur eine reguläre Bedarfsmeldung abgeben. Damit soll verhindert werden, dass Eltern einen Vorteil gegenüber anderen erhalten, in dem sie eine Bedarfsmeldung mehrfach abgeben. Der Bearbeitungsaufwand in den Einrichtungen und in der Kommune wird dadurch minimiert. 

enthalten in

Modul EWO

Duplikatsprüfung für Verträge2018-10-12T15:38:33+00:00

In KIVAN gilt die Regel: ein Vertrag zu einem Kind zu einer Zeit.

Das bedeutet, dass es nicht möglich ist, in mehreren Einrichtungen einen unterschriebenen Vertrag anzulegen. Natürlich kann aber ein bestehender Vertrag gekündigt und ein neuer Vertrag in einer anderen Einrichtung angelegt werden, solange sich die Vertragslaufzeiten nicht überschneiden.

enthalten in

Basis-Modul

E-Mail-Protokoll2018-10-02T19:53:18+00:00

Wenn ein Benutzer im Verwaltungsportal eine Zustandsänderung an einer Bedarfsmeldung oder einem Betreuungsvertrag vornimmt, werden im System unter anderem automatisierte Mitteilungen per E-Mail an die Eltern verschickt (siehe E-Mail-Vorlagen). Über das E-Mail-Protokoll kann ein Benutzer jederzeit nachverfolgen, wann und mit welchem Inhalt eine E-Mail verschickt wurde.

enthalten in

Basis-Modul

E-Mail-Vorlagen2018-08-27T09:59:30+00:00

Wenn sich der Zustand einer Bedarfsmeldung oder eines Betreuungsvertrag ändert, werden Eltern mit Nutzerkonto automatisch darüber per E-Mail informiert. Das passiert z.B. dann, wenn eine Einrichtung eine Bedarfsmeldung ablehnt oder einen Betreuungsvertrag erstellt. Für jede Zustandsänderung gibt es eine eigenständige E-Mail-Vorlage, welche inhaltlich individuell angepasst werden kann.

enthalten in

Basis-Modul

Eigenes GIS2018-09-19T16:45:36+00:00

Im Auslieferungsstandard von KIVAN wird aus lizenzrechtlichen Gründen OpenStreetMap als Kartendienst/Geographisches Informationssystem (GIS) eingebunden.

Die OpenStreetMap-Datenbank wird unter der Lizenz „Open Database Licence (ODbL) 1.0″ verteilt. Die einzelnen Objekte in der Datenbank stehen unter „Database Contents License (DbCL) 1.0“. Die Lizenz besagt, dass jegliche Art der Nutzung von OSM-Daten, auch gewerblich, zulässig ist, solange die Lizenzbedingungen eingehalten werden. In KIVAN werden diese Bedingungen selbstverständlich eingehalten.

Nutzt eine Kommune für andere Online-Dienste bereits ein anderes Kartensystem, kann dieses im Sinne einer einheitlichen Außendarstellung in Kivan eingebunden werden.

Folgende alternative Kartendienste stehen zur Verfügung:

  • ArcGIS (ESRI)
  • Google Maps
  • Yahoo Maps
  • Bing Maps

enthalten in

Modul Eigenes GIS

Einwilligungen2018-08-28T17:43:56+00:00

Direkt am Vertrag der Kinder können Informationen zu Einwilligungen der Eltern, von der Fotoerlaubnis bis zur Teilnahme an einem Ausflug, erfasst werden. Fehlende Einwilligungen der Eltern können so einfach ermittelt werden. Über ausdruckbare Listen können die Erzieher in den Gruppen auch außerhalb der Software darüber informiert werden.

enthalten in

Modul KiTa-Erweiterungen

Eltern-Account2018-10-16T15:09:54+00:00

Zur Abgabe einer Bedarfsmeldung oder einer Betreuungsanfrage im Elternportal benötigen Sorgeberechtigte einen Eltern-Account. Darüber gelangen sie in ihr persönliches Nutzerkonto. Im Nutzerkonto kann jederzeit der aktuelle Bearbeitungsstand eingesehen, eine Bedarfsmeldung geändert oder ein Wechselantrag für einen bestehend Vertrag erfasst werden.

enthalten in

Basis-Modul

Elternkommunikation2018-09-20T10:14:03+00:00

Der im Basis-Modul von Kivan erstellbare Eltern-Account wird im Elternportal nur für Funktionalitäten bis zum Betreuungsvertrag mit der Betreuungseinrichtung genutzt.

Mit dem Modul „Kommunikation“ kann der Account auch darüber hinaus für den Informationsaustausch zwischen Eltern und Betreuungseinrichtung genutzt werden.

So können damit im Elternportal zum Beispiel:

  • Abholbescheinigungen,
  • besondere Betreuungshinweise (z.B. Medikamentenabgabe, besondere Ernährung, gesundheitliche Besonderheiten),
  • Informationen zu Impfungen
  • ärztliche Bescheinigungen
  • Erlaubnisse/Einwilligungen (z.B. Baden, Wandern, Fotoaufnahmen, Zahnarztbesuch, Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, etc.)

online hinterlegt und gepflegt werden.

Zusätzliche Datenfelder und Auswertungen ermöglichen der Betreuungseinrichtung, diese Informationen gezielt einzusehen oder nach fehlenden Angaben zu suchen. Änderungen werden in der Einrichtung angezeigt. Zusätzlich erhält die betreffende Einrichtung eine E-Mail-Benachrichtigung.

Damit entfällt viel manueller Aufwand in den Einrichtungen und Eltern können die Informationen online jederzeit an ihre Bedürfnisse anpassen.

enthalten in

Modul Kommunikation

Elternportal2018-10-12T15:47:36+00:00

Bei unserer Elternportal Software handelt es sich um eine öffentliche Webseite, auf der sich Eltern über das Betreuungsangebot und Vergabeverfahren der Kommune informieren können. Sie können nach freien Plätzen suchen oder ihren Betreuungsbedarf melden. Informationen zum zeitaktuellen Bearbeitungsstand erhalten die Eltern in ihrem persönlichen Nutzerkonto. Das Erscheinungsbild der Webseite kann auf den spezifischen Wunsch der Kommune angepasst werden. Immer gilt zudem, dass die Webseite sowohl auf die Bedienung am Computer als auch auf mobilen Geräten ideal abgestimmt ist.

enthalten in

Basis-Modul

Entwicklungsdokumentation2018-08-28T17:49:54+00:00

Für die Kinder der Einrichtung können Entwicklungsberichte nach den üblichen Kriterien wie Sozialverhalten, Sprache und Motorik erfasst werden. Diese Berichte können zu einer Dokumentationsmappe zusammengefasst und ausgedruckt werden.

enthalten in

Modul KiTa-Erweiterungen

Eskalationsmanagement2018-09-19T12:49:09+00:00

Für die Bearbeitung von Bedarfsmeldungen und Verträgen können Fristen hinterlegt werden, damit diese rechtzeitig abgeschlossen werden. Für Bedarfsmeldungen gibt es zusätzlich verschiedene Eskalationsstufen auf Stadtebene. In der Anwendung werden geeignete Mitarbeiter über das Überschreiten der Fristen bzw. das Eskalieren eines Vorgangs informiert.

enthalten in

Basis-Modul

Export Konfigurationseinstellungen2018-09-10T09:58:51+00:00

Über das Admin-Portal können alle Konfigurationseinstellungen eines Mandant einfach exportiert werden, um diese in einer anderen Umgebung zu importieren. So lassen sich schnell die produtkiven Einstellungen für ein eventuelles Schulungs- oder Testystem übernehmen.

enthalten in

Basis-Modul

Export von Listen (Excel, CSV, XML)2018-08-27T09:54:25+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

Bitte versuchen Sie es später noch einmal. Danke.

enthalten in

Basis-Modul

Favoriten2018-09-07T13:06:58+00:00

An jeder Stelle im Verwaltungsportal können Favoriten angelegt werden. Diese sind über den Schnellzugriff im linken, oberen Teil des Verwaltungsportals zu finden. So können wichtige Betreuungsverträge oder noch zu bearbeitende Bedarfsmeldungen markiert und schnell wiedergefunden werden.

enthalten in

Basis-Modul

Fehler senden2018-09-19T15:47:36+00:00

Benutzer können auftretende Fehler direkt über das Verwaltungsportal an das Support-Team melden. Dazu steht im Hilfe-Menü die Funktion „Fehlermeldung senden“ zur Verfügung. Dabei handelt es sich um ein Formular, in dem der Benutzer Angaben zum Fehler, zum Hergang und zum erwartetem Verhalten machen kann. Optional kann ein Vorgang oder Kind angegeben werden. Zusammen mit den automatisch ermittelten Information zum verwendeten Browser kann das Support-Team gemeldete Fehler besser verstehen, analysieren und beheben.

enthalten in

Basis-Modul

Fernzugriff2018-09-19T14:43:08+00:00

Über den Fernzugriff können die Probleme von Benutzern schnell und zuverlässig durch das Support-Team gelöst werden. Hierfür muss nur ein kleines Programm gestartet werden (keine Installation), damit Sie uns vorübergehend den Zugriff auf Ihren Bildschirm geben. Der Fernzugriff steht im Hilfe-Menü unter „Fernzugriff“ zur Verfügung.

enthalten in

Basis-Modul

freie-Platz-Suche2018-10-02T19:52:28+00:00

Die freie-Platz-Suche erfolgt durch den Abgleich von Betreuungskapazitäten der KiTa-Betriebserlaubnis und tatsächlichen Verträgen unter Beachtung von Kategoriewechseln (z.B. Kinderkrippe, Kindergarten, Hort), für Firmen reservierten Plätzen, bereits erteilten Zusagen und weiteren Parametern, für eine konkrete Betreuungsanfrage.

KIVAN prüft anhand konkreter Geburtstags- und Betreuungsbeginnsdaten, ob in einer Einrichtung ein Betreuungsplatz verfügbar ist.

Wird eine Einrichtung gefunden, welche den Betreuungszeitraum von Betreuungsbeginn bis Schulanfang komplett abdecken kann (grün markiert), so wird diese zuerst angezeigt.

Einrichtungen, welche nur zum Teil den gesamten Betreuungszeitraum abdecken, werden als Alternativen (gelb markiert) im Anschluss angezeigt.

Ist in keiner Einrichtung ein Platz frei, oder entsprechen die Alternativen nicht den Vorstellungen der Eltern, können natürlich immer Bedarfsmeldungen abgegeben werden.

enthalten in

Modul Basis-Erweiterung

Fremdgemeindeantrag2018-08-28T16:18:37+00:00

Zur Vermeidung von Mehrfachanmeldungen werden Kindsdaten im Einwohnermelderegister geprüft. Damit auch Kinder aus Fremdgemeinden aufgenommen werden können, gibt es eine Verwaltung zur Zulassung von solchen Fremdgemeindekindern. Zur Abrechnung gegenüber der Wohnortgemeinde können entsprechende Auswertungen erstellt werden.

enthalten in

Modul EWO

Geburtstagslisten2018-08-28T16:19:44+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

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Modul KiTa-Basis

Gruppenbelegungsansicht2018-08-28T16:21:04+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

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Modul KiTa-Basis

Gruppenformen NRW2018-09-21T12:33:42+00:00

KIVAN kann die Gruppenformen in NRW gemäß Kinderbildungsgesetz (KiBiz) abbilden und verwalten.

Dabei erfolgt die Betreuung in Tageseinrichtungen nach drei unterschiedlichen Gruppenformen. Für jede Gruppenform lässt das Kinderbildungsgesetz (KiBiz) drei zeitliche Betreuungsvarianten zu (25,35, oder 45 Wochenstunden).

  • Gruppenform I: Kinder im Alter von 2 Jahren bis zur Einschulung
  • Gruppenform II: Kinder unter 3 Jahren
  • Gruppenform III: Kinder im Alter von 3 Jahren bis zur Einschulung

enthalten in

Basis-Modul

Gruppenlisten2018-08-28T16:23:18+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

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Modul KiTa-Basis

Import Bedarfsmeldungen2018-09-21T12:46:24+00:00

Durch die Funktion Import von Bedarfsmeldungen können die Bedarfsmeldungen, welche aus einem anderen System exportiert worden, direkt in KIVAN importiert werden. Damit lassen sich schnell alle Bedarfsmeldungen eines Systems duplizieren, um beispielsweise Testdaten in einer Schulungsumgebung zur Verfügung zu stellen.

Aber auch eine Migration von einem anderen Kitamanagementsystem zu KIVAN wird dadurch unterstützt.

enthalten in

Basis-Modul

Import Konfigurationseinstellungen2018-09-10T16:36:51+00:00

Durch die Funktion Import von Konfigurationseinstellungen können die Einstellungen, welche aus einem anderem System exportiert worden direkt wieder import werden. Damit lassen sich schnell alle Einstellungen eines Systems duplizieren, um beispielsweise eine Schulungsumgebung aufzubauen.

enthalten in

Basis-Modul

Import Stammdaten2018-09-21T12:43:13+00:00

Durch die Funktion Import von Stammdaten können die Stammdaten, welche aus einem anderen System exportiert worden direkt wieder importiert werden. Damit lassen sich schnell alle Stammdaten eines Systems duplizieren, um beispielsweise eine Schulungsumgebung aufzubauen.

Aber auch eine Migration von einem anderen Kitamanagementsystem zu KIVAN wird dadurch unterstützt.

enthalten in

Basis-Modul

Import von Vertragsdaten2018-09-21T12:45:49+00:00

Durch die Funktion Import von Vertragsdaten können die Vertragsdaten, welche aus einem anderen System exportiert worden direkt wieder importiert werden. Damit lassen sich schnell alle Vertragsdaten eines Systems duplizieren, um beispielsweise eine Schulungsumgebung aufzubauen.

Aber auch eine Migration von einem anderen Kitamanagementsystem zu KIVAN wird dadurch unterstützt.

enthalten in

Basis-Modul

individuelle Datenschutzerklärung2018-09-10T16:39:38+00:00

Die Datenschutzerklärung im Elternportal kann komplett durch den Kunden angepasst werden. Dazu steht ein WYSIWYG-Editor zur Verfügung. Die Datenschutzerklärung ist dann jederzeit und überall vom Elternportal aus erreichbar.

enthalten in

Basis-Modul

individuelle FAQ-Seite2018-09-10T16:42:28+00:00

Die FAQs (Häufige Fragen) im Elternportal können komplett durch den Kunden selbst an seinen Prozess angepasst werden. Dafür steht ein WYSIWYG-Editor zur Verfügung.

enthalten in

Basis-Modul

individuelle Impressumseite2018-09-10T16:46:05+00:00

Das Impressum im Elternportal kann komplett durch den Kunden selbst an seine Bedürfnisse angepasst werden. Dafür steht ein WYSIWYG-Editor zur Verfügung. Über die Verlinkung im Fußbereich des Elternportals ist das Impressum jederzeit erreichbar.

enthalten in

Basis-Modul

individuelle Startseite2018-09-10T16:32:37+00:00

Die Startseite im Elternportal kann komplett durch den Kunden selbst an seine Vorstellungen angepasst werden. Dazu sind nur Grundkenntnisse in Html notwendig. Mit dem Zusatzmodul Mehrsprachigkeit können sogar für jede Sprache eine eigene Startseite konfiguriert werden, um die jeweiligen Eltern gezielter ansprechen zu können.

enthalten in

Basis-Modul

integriertes Online-Handbuch2018-09-19T14:45:40+00:00

Das integrierte Online-Handbuch ist in Form einer Frageliste mit entsprechenden Antworten (FAQ) aufgebaut, um dem Benutzer gezielt Lösungen für seine Fragen und Probleme vorzuschlagen. Teilweise sind die Erläuterungen mit Abbildungen ergänzt. Das Handbuch steht im Hilfe-Menü unter „Handbuch“ zur Verfügung und kann bei Bedarf auch ausgedruckt werden.

enthalten in

Basis-Modul

Jugendhilfestatistik2018-09-20T09:50:51+00:00

Jährlich erfassen die statistischen Landesämter umfangreiche Daten, um auf deren Basis einen Überblick über das Angebot verschiedener Formen der Betreuung in Tageseinrichtungen für Kinder und die personellen Voraussetzungen für einen bedarfsgerechten Ausbau des Betreuungsangebots zu erhalten.

Erfasst werden die Kindertageseinrichtungen, die Zahl der genehmigten Plätze sowie die dort betreuten Kinder und tätigen Personen. Die Auskunftsverpflichtung ist in Bundes- und Landesgesetzen geregelt.

Nach § 11a Absatz 1 BStatG sind Stellen, die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrnehmen und bereits standardisierte elektronische Verfahren nutzen, verpflichtet, diese auch für die Übermittlung von Daten an die statistischen Ämter zu verwenden.

Dieses Modul ergänzt an entsprechenden Stellen den Prozess um die notwendigen Eingabefelder und erstellt zum Stichtag die entsprechende Meldung an das jeweilige statistische Landesamt. Die umfangreiche manuelle Datenerfassung und das Ausfüllen des umfangreichen Meldebogens entfallen.

Gemäß den Vorgaben des statistischen Bundesamtes im sogenannten IDEV-Verfahren (Internet Datenerhebung im Verbund) wird eine CSV-Importdatei je Einrichtung für die Online-Meldung erzeugt.

enthalten in

Modul Erweiterte Auswertungen

Kindertagespflege (dezentrale Verwaltung)2018-09-20T10:10:05+00:00

Sofern die Tagespflegepersonen in einer Kommune selbstständig mit Kivan arbeiten sollen, kommt diese Funktion zum Einsatz.

Die Tagespflege erhält einen eigenen Zugang zu Kivan und kann eingehende Betreuungsanfragen und Bedarfsmeldungen eigenständig in Kivan bearbeiten. Gleiches gilt für die Verwaltung der Betreuungsverträge. Mit dieser Funktion erhalten die Tagespflegepersonen umfangreiche Auswertungen für ihr Berichtswesen sowie zur Steuerung ihrer Tagespflegestelle.

Im Verwaltungsbereich kann die Tagespflege ihre Stammdaten (Anschrift, Kontaktdaten, Betreuungskonzept, Fotos) verwalten und festlegen, welche dieser Daten im Elternportal angezeigt werden sollen.

Zusätzlich gibt es für die Kommune eine erweiterte Stammdatenverwaltung der Tagespflegepersonen. Mit dieser Stammdatenverwaltung können Daten zu Grundqualifikationen, den Ausbildungen, zusätzlichen Qualifikationen, polizeilichen Führungszeugnissen, Gesundheitszeugnisse, Besuche von Erste-Hilfe-Kursen und von Eignungsprüfungen verwaltet werden.

enthalten in

Basis-Modul

Kindertagespflege (zentrale Verwaltung)2018-09-20T10:07:50+00:00

Werden in einer Kommune die Tagespflegeplätze über eine Vermittlungsstelle vergeben, kommt diese Funktion zum Einsatz.

Die zentrale Vermittlungsstelle kann mit diese Funktion alle eingehenden Betreuungsanfragen und Bedarfsmeldungen bearbeiten.
Weiterhin kann sie alle zwischen den Eltern und den Tagespflegepersonen geschlossenen Betreuungsverträge verwalten und kann umfangreiche Auswertungen für ihr Berichtswesen und zur Steuerung der Vermittlungsstelle nutzen.

An zentraler Stelle erfolgt die Verwaltung der Stammdaten (Anschrift, Kontaktdaten, Betreuungskonzept, Fotos) der betreuten Tagespflegen. Gemeinsam mit ihnen legt die Vermittlungsstelle fest, welche dieser Daten im Elternportal angezeigt werden.

Zusätzlich bietet diese Funktion eine erweiterte Stammdatenverwaltung für die Tagespflegepersonen an.
Mit dieser können Daten zu Grundqualifikationen, Ausbildungen, zusätzlichen Qualifikationen, polizeilichen Führungszeugnissen, Gesundheitszeugnisse, Besuche von Erste-Hilfe-Kursen und von Eignungsprüfungen verwaltet werden.

enthalten in

Basis-Modul

Kommentarfunktion2018-10-12T15:40:47+00:00

Verträge, Bedarfsmeldungen, Fremdgemeindeanträge und weitere Arbeitselemente können in KIVAN durch die Benutzer mit Kommentaren versehen werden.

Das dient zum einer zur internen Protokollierung, kann aber auch zur Kommunikation zwischen Einrichtung, Träger und Kommune genutzt werden. Beim Erstellen von Kommentaren kann der Benutzer individuell wählen, für wen dieser sichtbar sein soll.

Durch farbliche Kennzeichnungen kann außerdem eine Gruppierung der Kommentare vorgenommen werden.

enthalten in

Basis-Modul

Kontakte protokollieren2018-09-19T15:57:06+00:00

Auf Stadtebene können sämtliche Kommunikationsvorgänge mit den Eltern und den Einrichtungen zu einer Bedarfsmeldung protokolliert werden.

enthalten in

Basis-Modul

Landeszuschusserstattung2018-08-27T09:54:24+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

Bitte versuchen Sie es später noch einmal. Danke.

enthalten in

Modul Erweiterte Auswertungen

Leistungskatalog2018-10-12T12:05:34+00:00

Träger können sich mit KIVAN einen Leistungskatalog für Leistungen aufbauen, welche nicht durch den Elternbeitrag abgedeckt sind. In diesem Katalog können einmalige oder fortlaufende Leistungen (z.B. Anmeldegebühr, Verpflegungspauschalen, Mehrbetreuung, etc.) mit deren Gebühren hinterlegt und abgerechnet werden.

enthalten in

Modul Abrechnung

Lizenzmanagement2018-08-27T09:54:29+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

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enthalten in

Basis-Modul

Management der Einrichtungsarten2018-08-27T09:54:29+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

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enthalten in

Basis-Modul

Medizinische Informationen2018-08-28T17:50:32+00:00

Direkt am Vertrag der Kinder können Informationen zum betreuenden Kinderarzt, zum Impfstatus gegen bekannte Krankheiten und zum Stand bei den U-Untersuchungen erfasst werden. Außerdem können Besonderheiten zur Ernährung und benötigte Medikamentenabgaben hinterlegt werden. Über ausdruckbare Listen können die Erzieher in den Gruppen auch außerhalb der Software darüber informiert werden.

enthalten in

Modul KiTa-Erweiterungen

Mehrsprachigkeit2018-10-02T19:54:19+00:00

Gerade Eltern mit Migrationshintergrund haben aufgrund ihrer Sprachkenntnisse mitunter Schwierigkeiten bei der Nutzung kommunaler Informationsangebote.

Mit dem Modul „Mehrsprachigkeit“ können unsere Kunden im Elternportal neben der deutschen Sprache bis zu 4 Fremdsprachen (englisch, französisch, russisch und türkisch) zusätzlich anbieten.

Folgende Informationen werden in der jeweiligen Sprache angezeigt:

  • Bildschirmdialoge
  • Menüs
  • Button-Beschriftungen
  • Formularfeld-Bezeichnungen
  • Fehlerausgaben
  • Hinweise

Die Beschreibungen zu Trägern und Betreuungseinrichtungen, hinterlegte Konzepte, etc. werden nicht in der ausgewählten Fremdsprache dargestellt. Auch im Verwaltungsportal bleibt alles in deutscher Sprache.

Aufgrund der Individualisierbarkeit der Textressourcen ist die Übersetzungsleitung nicht inbegriffen. Diese ist separat zu beauftragen.

enthalten in

Modul Mehrsprachigkeit

Personalabrechnungsbogen2018-09-20T09:57:50+00:00

Das Kivan-Verwaltungsportal stellt die Auswertung „Personalberechnungsbogen“ bereit.

Grundlage des Personalberechnungsbogens ist die aktuelle Belegung gruppiert nach der jeweiligen Platzkategorie, den Betreuungsstunden unter Berücksichtigung möglicher Integrationsplätze und zudem im Hortbereich mit Berücksichtigung der Schulvorbereitungsjahre. Auf Basis des gültigen Betreuungsschlüssels werden in der Auswertung die VzÄ berechnet.

Die Aktualisierung der Betreuungsschlüssel erfolgt im Rahmen der Softwarepflege bei Änderungen automatisch.

enthalten in

Modul Erweiterte Auswertungen

Personalverwaltung2018-10-02T19:50:15+00:00

Mit dieser Funktion können, entsprechend Berechtigungskonzept, Personalstammdaten, Regelarbeitszeiten, flexible Arbeitszeiten, Abwesenheitszeiten (Urlaub, Krankheit, Fortbildung) des Einrichtungspersonals im Verwaltungsportal gepflegt werden.

Diese Angaben werden dann zum Soll-Ist-Vergleich herangezogen (z.B. im Personalberechnungsbogen).

Eine Dienstplanung ist mit dieser Funktion ebenfalls möglich.

enthalten in

Modul KiTa-Erweiterungen

Platzbelegungsansicht2018-08-27T09:54:25+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

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enthalten in

Basis-Modul

Poolplätze-Management2018-10-15T15:42:43+00:00

Wird in KIVAN die Freie-Platz-Suche genutzt, können Eltern einen Betreuungsplatz über das Elternportal anfragen, wodurch dieser kurzzeitig belegt wird. Einrichtungen haben über Poolplätze die Möglichkeit, eine bestimmte Anzahl an Plätzen für die interne Vergabe freizuhalten. Diese Plätze können dann nur im Verwaltungsportal vergeben werden.

Zusätzlich können Betreuungsplatze als Plätze einer Betriebskita im Poolplätze-Management verwaltet werden.

enthalten in

Basis-Modul

Prioritätenmanagement2018-10-15T15:56:04+00:00

Eltern haben die Möglichkeit bei der Abgabe einer Bedarfsmeldung konkrete Wunscheinrichtungen anzugeben und diese auch zu priorisieren. Abhängig vom gewählten Bearbeitungsverfahren kann diese Priorisierung über die Bearbeitungsreihenfolge in den Wunscheinrichtungen entscheiden. 

enthalten in

Basis-Modul

Release Notes2018-09-19T14:48:02+00:00

Die Release Notes bieten den Anwendern eine Übersicht über alle neuen Funktionen, Verbesserungen und Behebungen von Softwarefehlern in Kivan. Die Release Notes stehen im Hilfe-Menü unter „Release Notes“ zur Verfügung.

enthalten in

Basis-Modul

Revisionssicherheit2018-10-15T15:58:58+00:00

In KIVAN werden alle Arbeitselemente (z.B. Betreuungsverträge, Bedarfsmeldungen, Betriebserlaubnis, Mitarbeiter, etc.) revisionssicher abgespeichert. Das bedeutet, jede Änderung wird in der Datenbank so abgespeichert, dass jederzeit erkennbar ist, welche Angaben davor erfasst waren. Dabei ist auch erkenntlich wer, wann welche Änderungen vorgenommen hat.

enthalten in

Basis-Modul

Schnellzugriff2018-10-12T15:42:54+00:00

Egal auf welcher Seite sich der Benutzer befindet, der Schnellzugriff als einfache Suche steht immer zur Verfügung.

Die Eingabe eines Namens, einer Vorgangsnummer oder eines Geburtstages führt direkt zu einer Übersicht aller zutreffenden Verträge, Bedarfsmeldungen und Anfragen.

enthalten in

Basis-Modul

Schnittstelle adebisKITA2018-09-19T12:59:42+00:00

Die Software adebisKITA (Firma: AKDB) verfügt über eine direkte Schnittstelle zu Kivan, die es erlaubt, neue Bedarfsmeldungen aus Kivan abzurufen und bestehende zu aktualisieren. Erfolgt die Vergabe der Plätze in adebisKITA, können die erstellten Verträge wiederum an Kivan übermittelt werden.

enthalten in

Modul KiTa-Schnittstellen Pro

Schnittstelle adKOMM2018-09-19T14:48:54+00:00

Die Software adKOMM ist eine kommunale Software. Ein Modul dieser Software ist das integrierte Rechnungswesen welches Kivan über ein Datei Schnittstelle anspricht. Die Forderungen in einem Rechnungslauf werden dann mittels des Standards XFinanz über eine Datei-Schnittstelle an die Software übertragen.

enthalten in

Modul Finanz-Schnittstellen

Schnittstelle CSV2018-09-19T12:59:42+00:00

Alle Listen (z.B. Übersicht der Bedarfsmeldungen oder Verträge) können zur Weiterverarbeitung als CSV Dateien gespeichert werden.

enthalten in

Basis-Modul

Schnittstelle DATEV2018-09-19T14:50:01+00:00

Die in einem Rechnungslauf ermittelten Forderungen (Sollstellung) können über die Datei-Schnittstelle in DATEV übermittelt werden. 

enthalten in

Modul Finanz-Schnittstellen

Schnittstelle Excel2018-09-19T12:59:42+00:00

Alle Listen (z.B. Übersicht der Bedarfsmeldungen oder Verträge) und tabellarischen Auswertungen können zur Weiterverarbeitung als Microsoft Excel Dateien gespeichert werden.

enthalten in

Basis-Modul

Schnittstelle H&H2018-09-19T12:59:42+00:00

Die in einem Rechnungslauf ermittelten Forderungen (Sollstellung) können über die Datei-Schnittstelle „Allgemeine Veranlagung“ in H&H doppik übermittelt werden.

enthalten in

Modul Finanz-Schnittstellen

Schnittstelle IFR2018-09-19T12:59:42+00:00

Die in einem Rechnungslauf ermittelten Forderungen (Sollstellung) können über eine Datei-Schnittstelle an SASKIA IFR übermittelt werden.

enthalten in

Modul Finanz-Schnittstellen

Schnittstelle intelliForm2018-09-19T12:59:42+00:00

Die Formularsoftware intelliForm (Firma: cit) kann zur Eingabe von Stammdaten (z.B. Bedarfsmeldung) in das Elternportal eingebunden werden.

enthalten in

Modul CIT

Schnittstelle KibiG.Web2018-09-19T12:59:43+00:00

Die Belegungsdaten einer Einrichtung können über eine Datei-Schnittstelle an das Portal KiBiG.web übermittelt werden.

enthalten in

Basis-Modul

Schnittstelle Kibiz.Web2018-09-19T12:59:43+00:00

Die Belegungsdaten einer Einrichtung können über eine Datei-Schnittstelle an das Portal Kibiz.web übermittelt werden.

enthalten in

Basis-Modul

Schnittstelle KitaPlus2018-09-19T12:59:43+00:00

Die Software KiTaPLUS (Firma: BMS Consulting) verfügt über eine direkte Schnittstelle zu Kivan, die es erlaubt, neue Bedarfsmeldungen aus Kivan abzurufen und bestehende zu aktualisieren. Erfolgt die Vergabe der Plätze in KiTaPLUS, können die erstellten Verträge wiederum an Kivan übermittelt werden.

enthalten in

Modul KiTa-Schnittstellen Pro

Schnittstelle Kitathek2018-09-19T12:59:43+00:00

Betreuungsverträge können über eine Datei-Schnittstelle an die Kita Software Kitathek Pro übermittelt werden.

enthalten in

Modul KiTa-Schnittstellen

Schnittstelle PDF2018-09-19T12:59:43+00:00

Alle Auswertungen können zur Weitergabe als Adobe PDF Datei gespeichert werden.

enthalten in

Basis-Modul

Schnittstelle SEPA2018-09-19T12:59:43+00:00

Die in einem Rechnungslauf ermittelten Forderungen (Sollstellung) können über eine Datei-Schnittstelle in ein Online Banking Portal übermittelt werden.

enthalten in

Modul KiTa-Erweiterungen

Schnittstelle SQ-KiTaPro2018-09-19T12:59:43+00:00

Die Software SQ-KiTaPro (Firma: struQture) verfügt über eine direkte Schnittstelle zu Kivan, die es erlaubt, neue Bedarfsmeldungen aus Kivan abzurufen und bestehende zu aktualisieren. Erfolgt die Vergabe der Plätze in SQ-KiTaPro, können die erstellten Verträge wiederum an Kivan übermittelt werden.

enthalten in

Modul KiTa-Schnittstellen Pro

Schnittstelle winKita2018-09-19T12:59:44+00:00

Betreuungsverträge können über eine Online-Schnittstelle an die Kita Software winKITA (Firma: SBM) übermittelt werden. Zusätzlich zu den Vertragsdaten können auch fällig Beiträge übergeben werden.

enthalten in

Modul KiTa-Schnittstellen

Schnittstelle XFinanz2018-10-03T22:22:37+00:00

XFinanz ist ein semantischer Standard, der sich speziell mit der inhaltlichen Definition und der fachlichen Beschreibung und den strukturellen Zusammenhängen der Fachdaten beschäftigt, die zwischen den Finanzverfahren und der Vielzahl vor- und nachgelagerter Fachverfahren zu übermitteln sind.

Er definiert eine universell einsetzbare, einheitliche Datenstruktur für die Interaktion zwischen kommunalen Fachverfahren und dem Finanzverfahren als zentralem Verfahren zur Haushaltsabbildung. Dabei deckt er sowohl die Anforderungen der Kameralistik als auch des neuen kommunalen Rechnungswesens auf doppischer Basis ab und ist somit in allen Bereichen der öffentlichen Verwaltung zukunftssicher einsetzbar.

XFinanz stellt keine technische Schnittstelle dar, sondern enthält ausschließlich einheitlich definierte fachliche Informationen wie zu übermittelnde Elemente (Fachdaten) mit ihren Eigenschaften (Attributen), zulässige Wertebereiche, Abhängigkeiten und Beziehungen zueinander.

KIVAN kann relevante Finanzdaten nach diesem Standard an nachgelagerte Finanzverfahren übermitteln.

Nach Angaben der SAKD haben nachfolgende Unternehmen an der Spezifikation der XFinanz-Schnittstelle mitgearbeitet:

  • AB-DATA GmbH & Co. KG, Velbert
  • ABIT AG, Meerbusch
  • Agresso GmbH, Unterföhring
  • Anstalt für kommunale Datenverarbeitung in Bayern, München
  • Bundesverwaltungsamt – Bundesstelle für Informationstechnik, Köln
  • C.I.P. Gesellschaft für Kommunale EDV-Lösungen, Erfurt
  • DATA-PLAN Computer Consulting, Chemnitz
  • DATA-team GmbH, Weinstadt und Leipzig
  • Deutsche Post Com GmbH, Bonn
  • Gebühreneinzugszentrale der öfftl.-rechtl. Rundfunkanstalten (GEZ), Köln
  • GKD Recklinghausen
  • H&H Datenverarbeitungs- und Beratungsgesellschaft, Berlin
  • IHK Gesellschaft für Informationsverarbeitung mbH, Dortmund
  • Infoma Software Consulting GmbH, Ulm
  • KDVZ Citkomm, Iserlohn
  • KDVZ Rhein-Erft-Rur, Frechen
  • KDZ Westfalen-Süd, Siegen
  • KOB EDV-Systeme, Stammhamm und Chemnitz
  • KomFIT, Kommunales Forum für Informationstechnik, Kiel
  • KRZ Minden-Ravensberg/Lippe, Lemgo
  • MPS Software & Systems GmbH, Koblenz
  • P&I Personal & Informatik AG, Wiesbaden
  • PROSOZ Herten GmbH, Herten
  • s+p Software und Consulting AG, Leipzig
  • Sächsische Anstalt für kommunale Datenverarbeitung, Bischofswerda
  • SAP Deutschland AG & Co. KG, Walldorf
  • SASKIA Informations-Systeme GmbH, Chemnitz
  • Schiller Software, Bad Endbach
  • Stadtverwaltung Chemnitz (beratend)
  • Technische Universität Berlin
  • Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO), Oldenburg

enthalten in

Modul Finanz-Schnittstellen

Schnittstelle XML2018-09-19T12:59:44+00:00

Alle Listen (z.B. Übersicht der Bedarfsmeldungen oder Verträge) können zur Weiterverarbeitung als XML Dateien gespeichert werden.

enthalten in

Basis-Modul

Serien-E-Mail2018-08-28T17:51:28+00:00

Die Serien-E-Mail Funktion hilft Mitarbeitern beim Träger oder in der Einrichtung beim Benachrichtigen von Eltern, die eine Bedarfsmeldung abgegeben haben oder deren einen Betreuungsvertrag in einer Einrichtung haben. Dazu kann ein individueller E-Mail-Text gestaltet werden, in dem Platzhalter für Informationen aus Vertrag oder Bedarfsmeldung hinterlegt werden. Nach der Auswahl der Empfänger werden die Platzhalter mit den tatsächlichen Daten aus Bedarfsmeldung oder Vertrag befüllt. Somit erhält jeder Sorgeberechtigte eine personalisierte E-Mail mit den Angaben zu seinem Kind.

enthalten in

Modul Kommunikation

Serienbrief2018-09-20T10:28:51+00:00

Die Serienbrief Funktion hilft Mitarbeitern beim Träger oder in der Einrichtung beim Benachrichtigen von Eltern, die eine Bedarfsmeldung abgegeben haben oder deren einen Betreuungsvertrag in einer Einrichtung haben. Dazu kann eine individuelle Briefvorlage gestaltet werden, in dem Platzhalter für Informationen aus Vertrag oder Bedarfsmeldung hinterlegt werden. Nach der Auswahl der Empfänger werden die Platzhalter mit den tatsächlichen Daten aus Bedarfsmeldung oder Vertrag befüllt. Somit erhält jeder Sorgeberechtigte einen personalisierten Brief mit den Angaben zu seinem Kind.

enthalten in

Basis-Modul

Smart Konnekt2018-09-19T12:59:46+00:00

Für Mitarbeiter in Landkreisen oder Mitarbeiter von Trägern, die in mehreren Kommunen mit Kivan arbeiten steht ein zentrale Webseite zur Verfügung, über die kommunenübergreifend Informationen ermittelt werden können. Dazu gehört eine Liste aller Bedarfsmeldungen, eine Liste aller Verträge und entsprechende Auswertungsmöglichkeiten. Benutzer müssen damit nicht mehr zwischen verschiedenen System wechseln.

enthalten in

Modul Smart Konnekt

Soziale Kriterien verwalten2018-10-12T15:44:27+00:00

Beim Erfassen einer Bedarfsmeldung gilt die Devise: so viel wie nötig, so wenig wie möglich.

Manchmal erfordert das Vergabeverfahren jedoch die Angabe von Informationen wie z.B. dem Förderbedarf oder zur Berufstätigkeit der Eltern. Diese Kriterien können individuell für das Anmeldeformular aktiviert werden.

enthalten in

Basis-Modul

Stammdatenpflege2018-10-15T16:00:40+00:00

Träger und Einrichtungen können ein individuelle Profile in KIVAN hinterlegen, welches den Eltern im Elternportal präsentiert wird. Dazu zählen allgemeine Informationen wie Ansprechpartner, Kontaktdaten, Öffnungs- und Schließzeiten, Bilder, Konzepte und viele weitere Informationen.

enthalten in

Basis-Modul

Status-E-Mails an Einrichtungen2018-08-28T17:53:10+00:00

Einrichtungen erhalten jeden Tag eine E-Mail mit Informationen zu neuen oder geänderten Bedarfsmeldungen. Gerade kleinere Einrichtungen, welche nicht täglich mit KIVAN arbeiten, erhalten so Hinweise auf Aktivitäten und ToDo’s.

enthalten in

Basis-Modul

Status-E-Mails an Eltern2018-08-28T17:52:00+00:00

Eltern werden per E-Mail über sämtliche Statusänderungen an Bedarfsmeldungen oder Verträgen informiert. Die E-Mail-Texte können von der Kommune individuell gestaltet werden.

enthalten in

Basis-Modul

Straßenverzeichnis2018-09-10T12:45:40+00:00

Im Verwaltungsportal kann mittels eines einfachen Datei-Uploads ein Straßenverzeichnis in KIVAN hinterlegt werden. Dafür werden nur die Straßen, Postleitzahlen und der Ort bzw. Ortsteile benötigt. Anschließend steht bei allen Adresseingaben (im Verwaltungs- sowie Elternportal) der Straßenkatalog zur bequemen Auswahl der Anschrift zur Verfügung.

enthalten in

Modul GeoInformationen

Telefonnummernlisten2018-08-28T16:34:19+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

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enthalten in

Modul KiTa-Basis

Textressourcen-Management2018-09-10T17:04:46+00:00

Textlich lässt sich KIVAN komplett um die Begrifflichkeiten des Kunden erweitern. Dazu steht im Verwaltungsportal eine Funktion zur Verfügung, welche es  ermöglicht alle im System verwendeten Feldbezeichner, Fehlermeldungen, Hinweise und sonstige Texte an die Vorgaben des Kunden anzupassen. So kann beispielsweiese der Begriff Bedarfsmeldung in Bedarfsanmeldung oder nur Anmeldung geändert werden.

enthalten in

Basis-Modul

Umkreissuche2018-10-12T15:46:09+00:00

Den Eltern steht im Elternportal eine Umkreissuche zur Verfügung, damit sie sich gezielt in Einrichtungen in der Nähe der Wohnung oder des Arbeitsplatzes anmelden können.

enthalten in

Basis-Modul

Veranstaltungen2018-08-28T17:53:47+00:00

Einmalig oder regelmäßig stattfindende Veranstaltungen können inklusive der teilnehmenden Kinder verwaltet werden. Über ausdruckbare Listen können verantwortliche Personen auch außerhalb der Software darüber informiert werden.

enthalten in

Modul KiTa-Erweiterungen

Vertragsverwaltung2018-10-18T11:04:38+00:00

Die verständliche Vertragsverwaltung dient den Mitarbeitern in den Einrichtungen und beim Träger als zentrales Hilfsmittel zur Erledigung der täglichen Verwaltungsaufgaben.

Dazu zählt unter anderem das Anlegen, Unterschreiben und Kündigen eines Vertrages, das Erfassen von statistischen oder medizinischen Informationen, die Verwaltung von Dokumenten, Eingliederungshilfen oder Leistungen und der Import oder Export aller vorhandenen Datensätze.

enthalten in

Basis-Modul

Vertragsvorlagen2018-09-21T12:56:54+00:00

In KIVAN können Vertragsvorlagen (Word) hinterlegt werden. Über ein integriertes Platzhaltersystem können in diese Vorlagen alle relevanten Daten in den Vertrag übernommen werden. Vertragsvorlagen können für eine ganze Kommune, einen einzelnen Träger oder eine einzelne Betreuungseinrichtung separat hinterlegt werden und – sofern die Berechtigung es zulässt – im Verwaltungsportal beliebig geändert bzw. angepasst werden.

enthalten in

Basis-Modul

Verwaltung Eingliederungshilfe2018-09-19T16:36:08+00:00

Auf Basis eines bestehenden Betreuungsvertrages können zu einem Kind Anträge auf Eingliederungshilfe mit dem Status des Antrages erfasst und verwaltet werden. Dies gilt auch für Bewilligungen zu einem Kind mit Bewilligungsstatus, Gültigkeitszeitraum und Rehabilitationsträger.

enthalten in

Modul Erweiterte Auswertungen

Verwaltungsportal2018-10-12T15:50:58+00:00

Das Verwaltungportal ist die zentrale Webseite für Mitarbeiter von Landkreis, Kommune, Trägern und Einrichtungen. Über das Portal erfolgt Vergabe und Verwaltung von Betreuungsplätzen, die Berechnung und Abrechnung von Elternbeiträgen, die Verwaltung von Einrichtung und Trägern, sowie die Verwaltung der Benutzer. Über vielfältige Konfigurationsparameter kann das Verfahren an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Außerdem stehen vielfältige Möglichkeiten zur Auswertung und Weiterverarbeitung von Daten zu Verfügung.

enthalten in

Basis-Modul

Wartelisten-Management2018-10-15T16:08:54+00:00

KIVAN bietet die Möglichkeit individuelle Kennzeichnungen für Bedarfsmeldungen zu definieren. Diese können in den Einrichtungen dafür genutzt werden, die eingegangenen Bedarfsmeldungen zu kategorisieren und somit z.B. Bedarfsmeldungen in internen Wartelisten zu verwalten.

enthalten in

Basis-Modul

Wiedervorlagen2018-10-12T15:49:53+00:00

Wiedervorlagen dienen dem Benutzer des Verwaltungsportals in KIVAN als Erinnerungsfunktion.

Er kann sich damit zu einem selbst festgelegten Zeitpunkt an eine wichtige Tätigkeit zu einem Vertrag, einer Bedarfsmeldung und vielen weiteren Arbeitselementen in KIVAN erinnern lassen. Am entsprechenden Tag wird er dann an diese Tätigkeit erinnert.

enthalten in

Basis-Modul

Zeiterfassung2018-10-15T16:10:50+00:00

KIVAN bietet eine (experimentelle) Unterstützung von optischen Erfassungsgeräten zur Protokollierung der täglichen Anwesenheit von betreuten Kinder in den Einrichtungen.

enthalten in

Modul Zeiterfassung

zentrale Vergabe2018-09-20T09:50:05+00:00

Diese Funktion ist für Kommunen mit zentraler Betreuungsplatzvergabe gedacht.

Es ermöglicht die Bearbeitung eingehender Bedarfsmeldungen und die Vergabe der Betreuungsplätze durch eine zentrale Stelle in der Stadtverwaltung. Dazu können Vergabekriterien und eine Gewichtung dieser festgelegt werden, auf deren Basis die Vergabe erfolgen soll. Beides wird im Bereich der Stammdaten zentral festgelegt.

Im Elternportal und/oder im Verwaltungsportal können diese Vergabekriterien mit Informationen/Dokumenten hinterlegt werden. Bei der Bearbeitung der Betreuungsanfragen wird geprüft, inwieweit jede einzelne Anfrage diese Vergabekriterien erfüllt. In einer zentralen Übersicht baut sich ein Ranking gemäß Erfüllungsgrad aller Anfragen auf.

Nach der Bewertung der einzelnen Betreuungsanfragen weist die zentrale Vergabestelle jede Anfrage einer konkreten Einrichtung zu. Dafür steht eine Übersicht über freie Plätze in allen Einrichtungen bereit.

Im Rahmen der Bearbeitung der Betreuungsanfragen kann jede Einrichtung über die sie betreffenden Anfragen durch die Vergabestelle vorab informiert werden. Die Einrichtungen bekommen so die Möglichkeit, Einfluss auf die Vergabe zu nehmen.

Der Abschluss des Betreuungsvertrags erfolgt nach der Zuweisung der Anfragen in den Einrichtungen. Die Vergabestelle erhält darüber eine Rückmeldung.

enthalten in

Basis-Modul

Zusatzauswertungen2018-09-20T09:55:36+00:00

Im Basismodul ist bereits eine Vielzahl verschiedener Auswertungen enthalten. Mit dieser Funktion können beliebige Auswertungen, Statistiken und Berichte ganz individuell zusammengestellt, unter eigenem Namen abgespeichert und damit wie die Standard-Auswertungen verwendet werden.

enthalten in

Basis-Modul

Zusatzformulare2018-09-19T13:02:33+00:00

Für die Formulare zum Erfassen von Bedarfsmeldungen und Verträgen gilt der Grundsatz „so viel wie möglich, so wenig wie nötig“. Damit trotzdem alle benötigten Informationen zu einem Kind hinterlegt werden können, kann jeder Träger zusätzliche individuelle Formulare hinterlegen. Auf einfache Art und Weise lassen sich diese Formulare mit selbst gewählten Feldern gestalten. Dabei werden Felder zur Texteingabe, zur Auswahl eines Datums und Listen mit vorgegebenen Auswahlmöglichkeiten unterstützt. Die Formulare können jederzeit verändert und erweitert werden. Die Druckvorlagen können um Angaben aus diesen Zusatzformularen erweitert werden, damit diese zum Beispiel beim Vertragsdruck ausgegeben werden.

enthalten in

Basis-Modul

Abholberechtigung2018-08-28T17:43:27+00:00

Direkt am Vertrag der Kinder können Informationen zu den abholberechtigten Personen hinterlegt werden. Über ausdruckbare Listen können die Erzieher in den Gruppen auch außerhalb der Software darüber informiert werden.

enthalten in

Modul KiTa-Basis

Abrechnung zusätzlicher Leistungen2018-10-12T12:10:51+00:00

Mit dieser Funktion können Zusatzleistungen (z.B. zusätzliche Betreuungsstunden, Verpflegungspauschalen) und weiterführende Angebote der Einrichtungen (z.B. Fremdsprachenunterricht, musikalische Früherziehung) verwaltet und abgerechnet werden.

Die Verwaltung einmaliger und wiederkehrender Leistungen erfolgt in einem Leistungskatalog.

enthalten in

Modul Abrechnung

Adminportal2018-10-01T16:21:05+00:00

Das Adminportal dient der Einrichtung einer Kundeninstallation bzw. eines Mandanten bei Betrieb der Online-Kindertagesstättenverwaltung  KIVAN im Rechenzentrum der Lecos GmbH oder bei selbsthostenden Kunden in deren IT-Umgebung.

Hier wird die Kundenlizenz verwaltet und aktiviert.  Die Administration einiger für den Betrieb der Portale notwendigen Einstellungen des Online-Portals werden hier ebenfalls vorgenommen.

enthalten in

Basis-Modul

An-/Abwesenheit Mitarbeiter2018-08-28T17:36:36+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

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enthalten in

Modul KiTa-Erweiterungen

Anwendungsparameter-Management2018-09-07T13:13:47+00:00

Über Anwendungsparameter werden alle Einstellungen verwaltet, welche für das gesamte System gelten. Dort finden sich zum Beispiel Einstellungen zu Fristen, Betreuungsdauern, weitere Auswahllisten aber auch zur Sicherheit des Systems. Für jeden Anwendungsparameter kann nachvollzogen werden wann und von wem dieser zuletzt angepasst wurde.

enthalten in

Basis-Modul

Anwesenheitslisten2018-08-28T15:42:13+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

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Modul KiTa-Basis

Außnahmeanträge (z.B. für Zuzügler)2018-09-19T15:47:04+00:00

Zur Vermeidung von Mehrfachanmeldungen werden Kindsdaten im Einwohnermelderegister geprüft. Für Familien, die den Zuzug planen, für Kinder mit Auskunftssperren oder für ungeborene Kinder können Ausnahmen hinterlegt werden, damit auch eine Bedarfsmeldung oder ein Vertrag für diese Kinder erstellt werden kann.

enthalten in

Modul EWO

Auswertungen zu Bedarfsmeldungen2018-08-27T09:54:26+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

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Basis-Modul

Auswertungen zu betreuten Kindern2018-08-27T09:54:26+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

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Basis-Modul

Auswertungen zu Betreuungsanfragen2018-08-27T09:54:26+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

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Basis-Modul

Auswertungen zu Betreuungsverträgen2018-08-27T09:54:26+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

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Basis-Modul

Auswertungen zu Eingliederungshilfen2018-09-19T16:37:30+00:00

Auf Basis eines bestehenden Betreuungsvertrages können zu einem Kind Anträge auf Eingliederungshilfe mit dem Status des Antrages erfasst und verwaltet werden.

Mit Hilfe einer dazugehörigen Auswertung ist der Antrags- und Bewilligungsverlauf zum jeweiligen Kind mit den Vertragsdaten darstellbar. In der Belegungsübersicht kann zudem der Antrags- und Bewilligungsstatus in Zusammenhang mit belegten integrativen Betreuungsplätzen ausgewertet werden.

enthalten in

Modul Erweiterte Auswertungen

Auswertungen zu Einrichtungen2018-08-27T09:54:26+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

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Basis-Modul

Auswertungen zu Fremdgemeindeanträgen2018-08-28T15:51:57+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

Bitte versuchen Sie es später noch einmal. Danke.

enthalten in

Modul EWO

Auswertungen zu Platzbelegungen2018-08-27T09:54:26+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

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Basis-Modul

Bedarfsmeldung2018-09-24T14:55:00+00:00

Die Bedarfsmeldung können Eltern aus dem Elternportal zur Sicherung des Rechtsanspruchs auf einen Betreuungsplatz versenden. Dadurch wird gegenüber dem Träger der Jugendhilfe ein Betreuungswunsch angezeigt.

Einer Bedarfsmeldung kann eine durch Parameter einstellbare Anzahl von Wunscheinrichtungen mitgegeben werden.

Einer Bedarfsmeldung liegt aber im Gegensatz zur Betreuungsanfrage kein konkret freier Platz zu Grunde.

enthalten in

Basis-Modul

Bedarfsmeldungen priorisieren/bewerten2018-10-12T15:34:17+00:00

Zur Priorisierung von Bedarfsmeldungen können Bewertungskriterien erstellt werden, welche mit Punkten zur unterschiedlichen Wertung versehen werden. Die Bewertung der einzelnen Bedarfsmeldungen erfolgt über die jeweilige Auswahl der zutreffenden Kriterien.

Anhand der unterschiedlichen Wertungen lassen sich die höher bzw. niedriger priorisierten Bedarfsmeldungen erkennen.

enthalten in

Basis-Modul

Beitragsabrechnung2018-10-12T12:04:39+00:00

Über das Abrechnungsmodul werden in KIVAN Forderungen zu Elternbeiträgen und allen weiteren Leistungen ermittelt, Sollstellungen durchgeführt und diese an Finanzsysteme übertragen. Die Generierung von Erst-, Änderungs- und Abmeldebescheiden wird genauso unterstützt wie die Generierung von Korrekturbescheiden nach rückwirkender Änderung von Verträgen und Leistungen. Zahlungsinformationen, Leistungskataloge, Beiträge und Ermäßigungen werden in einer übersichtlichen Verwaltung erfasst. Darüber hinaus bietet KIVAN volle Transparenz über die ermittelten Forderungen.

enthalten in

Modul Abrechnung

Beitragsberechnung2018-09-19T16:43:32+00:00

In KIVAN wird bei der Bearbeitung eines Betreuungsvertrages automatisch der korrekte Beitrag ermittelt.

Grundlage der Beitragsermittlung ist die aktuell gültige Beitragstabelle gemäß Beitragssatzung einer Kommune. Die Beitragstabelle wird in Kivan im Bereich der Stammdatenverwaltung mit dem entsprechenden Gültigkeitszeitraum hinterlegt. Damit ist sichergestellt, dass bei der Beitragsermittlung immer der richtige Beitrag gezogen wird. Daneben kann zu Prüfungszwecken auch immer auf hinterlegte frühere Beitragstabellen zugegriffen werden.

Die regelmäßige Aktualisierung der Beitragstabelle kann der Kunde selbst vornehmen. Bei Betrieb von KIVAN im Rechenzentrum der Lecos (Hosting) übernimmt dies die Lecos im Rahmen der Softwarepflege.

Berücksichtigt werden bei der Beitragsermittlung neben der gewählten Betreuungsdauer, der betreffenden Platzkategorie (Kinderkrippe, Kindergarten, Hort) auch immer mögliche Absenkungsmerkmale auf Grund der Familiensituation (Merkmal alleinerziehend) und dem Vorhandensein von Geschwisterkinder. Bei beitragsrelevanten Vertragsänderungen wird automatisch der neue Beitrag berechnet.

Alternativ kann der Beitrag aber auch nach dem Einkommen der Eltern ermittelt werden. In KIVAN sind dafür entsprechende Berechnungsmodelle hinterlegt.

Der so ermittelte Beitrag kann im Betreuungsvertrag ausgewiesen und über eine Schnittstelle zur Beitragserhebung in eine externe Finanzbuchhaltung übergeben werden.

enthalten in

Modul Beitragsabrechnung

Belegungs-/Bedarfsplanung2018-08-28T16:50:03+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

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Basis-Modul

Benutzerführung2018-10-15T14:01:17+00:00

Zeigen Sie Ihren Eltern doch ganz einfach, wie man das Elternportal benutzt.

Im Elternportal sind an den betreffenden Stellen bereits „Haltepunkte“ hinterlegt. Im Verwaltungsportal können diesen Punkten dann freie Hilfe- bzw. Erläuterungstexte zugeordnet werden.

Ist mindestens ein Haltepunkt mit einem Hilfetext hinterlegt, wird Eltern zu Beginn ein „Tour starten“-Button angeboten. Der virtuelle Assistent springt dann der Reihe nach zu den mit Hilfetexten hinterlegten Haltepunkten und zeigt die hinterlegten Infos und Erläuterungen an. Zusätzlich werden „Zurück“- und „Nächster“-Button zur weiteren Navigation angeboten.

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Basis-Modul

Benutzerverwaltung2018-08-27T09:58:51+00:00

In Kivan gibt es für die verschiedenen Module und Funktionen eigenständige Berechtigungen, welche über Benutzerrollen individuell zusammengestellt werden können. Damit kann man die Mitarbeiter in Kivan so einschränken, dass sie nur Zugriff auf die Funktionen und Organisationen ihres Tätigkeitsbereichs erhalten.

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Basis-Modul

Beschreibung der Betreuungseinrichtung2018-09-07T13:18:15+00:00

Hier werden alle Informationen verwaltet, welche für die Einrichtung relevant sind. Dabei gibt es Informationen welche im Elternportal dargestellt werden und welche die nur Auswirkungen auf das Verwaltungsportal haben. Neben Ansprechpartnern, Öffnungszeiten, Schließzeiten, Bildern, einem Konzept und der Kartendarstellung können über Info-Felder auch weitere, zusätzliche Informationen erfasst werden.

enthalten in

Basis-Modul

Betreuungsanfragen2018-10-01T16:29:54+00:00

Bei einer Betreuungsanfrage über das Elternportal der KiTa-Software bewerben sich Eltern auf einen konkret freien Platz. Dieser wurde durch den Abgleich von Betreuungskapazitäten der KiTa-Betriebserlaubnis und tatsächlichen Verträgen unter Beachtung von Kategoriewechseln (z.B. Kinderkrippe, Kindergarten, Hort), für Firmen reservierten Plätzen, bereits erteilten Zusagen und weiteren Parametern, innerhalb der Kindergartenverwaltung tatgenau ermittelt.

Diese Kindergarten-Online-Anmeldung dient ebenfalls der Sicherung des Rechtsanspruchs auf einen Betreuungsplatz, da gegenüber dem Träger der Jugendhilfe durch diese Meldung ebenfalls der Betreuungswunsch angezeigt wird.

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Modul Basis-Erweiterungen

Betreuungsgruppen2018-09-10T16:56:49+00:00

Neben den Einrichtungsinformationen können auch Betreuungsgruppen verwaltet werden. Neben einem Namen und einer Kapazität kann jeder Betreuungsvertrag einer Betreuungsgruppe zugeordnet werden. Mittels eines Änderungsvertrages kann auch ein Gruppenwechsel abgebildet werden. Die Gruppen helfen bei der Organisation der Kinder und können für verschiedene Listen und Auswertungen verwendet werden.

enthalten in

Basis-Modul

Betreuungskategorien2018-08-27T09:59:12+00:00

In Kindertageseinrichtungen und in der Kindertagespflege werden die unterschiedlichen Betreuungsformen wie Kinderkrippe (U3), Kindergarten (Ü3) und Hort (Betreuung in Grundschulen) unterstützt.

enthalten in

Basis-Modul

Betreuungsverträge2018-10-15T15:29:39+00:00

Betreuungsverträge bilden die Grundlage für die Verwaltung von Betreuungsplätzen für Kinder in den Einrichtungen. Die Platzvergabe richtet sich dabei streng nach den gültigen Betriebserlaubnissen und Ausnahmegenehmigungen.

Träger können ihre bestehenden Papierformulare als digitale Druckvorlagen hinterlegen. Diese Vorlagen werden mit den Vertragsdaten in KIVAN befüllt und können als ausgefülltes PDF-Dokument und in ausgedruckter Form weitergegeben werden.

Im Vertragsformular werden standardmäßig nur die allgemein betreuungsrelevanten Daten erfasst. Darüber hinaus können Träger individuell über den Einsatz von Zusatzformularen beliebige zusätzliche Informationen in KIVAN erfassen.

Außer den regulären Betreuungsverträge können in KIVAN auch Verträge für Ferienbetreuung und Gastkinder abgeschlossen werden. 

enthalten in

Basis-Modul

Betriebserlaubnismanagement2018-09-07T12:59:37+00:00

Für alle Einrichtungen können verschiedene Betriebserlaubnisse hinterlegt. Darin wird die Art der Einrichtung (Kinderkrippe, Kindergarten, KiTa, Hort, Tagespflege, usw.), die Kapazitäten für die jeweilige Kategorien und weitere Einstellungen vorgenommen. Mittels einem Gültigkeitsdatums können auch problemlos Veränderungen an der Betriebserlaubnis (z. B.: Erweiterung der Kita, temporäre Baumaßnahmen) bereits im Vorfeld angelegt werden.

enthalten in

Basis-Modul

Betriebskita2018-10-15T15:45:11+00:00

Mit der Funktion Betriebskita können in der Betriebserlaubnis einer Einrichtung eine gewisse Anzahl an Plätzen für einen bestimmten Zweck zurückgehalten werden. Damit ist es möglich komplette Betriebskitas aber auch Kitas mit nur einen Teil an Betriebskitaplätze abzubilden. Die reservierten Plätze werden bei der Platzsuche im Elternportal nicht berücksichtigt.

Die Verwaltung diese Pool-Plätze erfolgt im Poolplätze-Management.

enthalten in

Basis-Modul

bundeslandspezifische Einstellungen2018-09-10T10:06:06+00:00

Bundeslandspezifische Einstellungen sind direkt im KIVAN hinterlegt. Dazu gehören beispielsweise Feiertage, Schulferien aber auch gesetzliche Festlegungen, welche auf die Platzvergabe oder die Vertragsverwaltung Auswirkungen haben. Die Daten werden vom Entwickler-Team hinterlegt und gepflegt.

enthalten in

Basis-Modul

Corporate Design2018-09-20T09:44:06+00:00

Das Elternportal kann durch Anpassungen im Verwaltungsportal dem Corporate Identity des jeweiligen Kunden nachgebildet werden. Dies geschieht mittels Html, CSS und JavaScript. Dadurch kann das KiTa-Portal im „Look & Feel“ so an den Internetauftritt einer Kommune angeglichen werden, dass es vom Nutzer des Portals als integrierte Lösung wahrgenommen wird, obwohl es eigentlich eigenständig ist.

Die Einstellungen hierfür erfolgen in Verwaltungsportal und können – vorgenannte Grundkenntnisse vorausgesetzt – durch den Kunden selbst angepasste werden.

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Modul Basismodul

Datenprüfung gegen Einwohnermeldeverfahren (EWO-Prüfung)2018-09-19T16:48:36+00:00

Zur eindeutigen Identifizierung eines Kindes werden die Daten (Name, Wohnadresse, Geburtsdatum) im Einwohnermelderegister geprüft. Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass ein Kind nur mit einer Schreibweise des Namens und der Adresse im System eingegeben werden kann, wodurch eine Mehrfachanmeldung automatisch und effektiv verhindert werden kann. Außerdem verhindert es die Anmeldungen von frei erfundenen Kindern. Der Zugang für Außerortskinder wird durch ein angebundenes Verfahren sichergestellt.

enthalten in

Modul EWO

Dienstplan2018-10-15T15:37:35+00:00

Die Arbeitszeitplanung für die Mitarbeiter der Einrichtungen erfolgt über die Dienstplan-Funktion.

Für die in der Personalverwaltung hinterlegten Mitarbeiter können die täglichen Schichten geplant und ausgedruckt werden. Berücksichtigt werden dabei die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten und die Abwesenheiten der Mitarbeiter (z.B. Krankheit, Urlaub, Weiterbildung).

enthalten in

Modul KiTa-Erweiterungen

Dokumentenverwaltung2018-09-19T12:50:27+00:00

An den Betreuungsverträgen und auch den Bedarfsmeldungen können beliebig viele Dokumente (z.B. Nachweise der Eltern) hinterlegt werden. Dokumente, die die Einrichtung oder das Amt in Papierform erhält, können eingescannt und direkt in Kivan abgelegt werden. Damit müssen keine Aktenordner nebenher gepflegt werden. Alle Unterlagen sind direkt am Vorgang in Kivan erreichbar.

enthalten in

Basis-Modul

Duplikatsprüfung für Bedarfsmeldungen2018-10-12T15:36:21+00:00

Eltern können für ein Kind nur eine reguläre Bedarfsmeldung abgeben. Damit soll verhindert werden, dass Eltern einen Vorteil gegenüber anderen erhalten, in dem sie eine Bedarfsmeldung mehrfach abgeben. Der Bearbeitungsaufwand in den Einrichtungen und in der Kommune wird dadurch minimiert. 

enthalten in

Modul EWO

Duplikatsprüfung für Verträge2018-10-12T15:38:33+00:00

In KIVAN gilt die Regel: ein Vertrag zu einem Kind zu einer Zeit.

Das bedeutet, dass es nicht möglich ist, in mehreren Einrichtungen einen unterschriebenen Vertrag anzulegen. Natürlich kann aber ein bestehender Vertrag gekündigt und ein neuer Vertrag in einer anderen Einrichtung angelegt werden, solange sich die Vertragslaufzeiten nicht überschneiden.

enthalten in

Basis-Modul

E-Mail-Protokoll2018-10-02T19:53:18+00:00

Wenn ein Benutzer im Verwaltungsportal eine Zustandsänderung an einer Bedarfsmeldung oder einem Betreuungsvertrag vornimmt, werden im System unter anderem automatisierte Mitteilungen per E-Mail an die Eltern verschickt (siehe E-Mail-Vorlagen). Über das E-Mail-Protokoll kann ein Benutzer jederzeit nachverfolgen, wann und mit welchem Inhalt eine E-Mail verschickt wurde.

enthalten in

Basis-Modul

E-Mail-Vorlagen2018-08-27T09:59:30+00:00

Wenn sich der Zustand einer Bedarfsmeldung oder eines Betreuungsvertrag ändert, werden Eltern mit Nutzerkonto automatisch darüber per E-Mail informiert. Das passiert z.B. dann, wenn eine Einrichtung eine Bedarfsmeldung ablehnt oder einen Betreuungsvertrag erstellt. Für jede Zustandsänderung gibt es eine eigenständige E-Mail-Vorlage, welche inhaltlich individuell angepasst werden kann.

enthalten in

Basis-Modul

Eigenes GIS2018-09-19T16:45:36+00:00

Im Auslieferungsstandard von KIVAN wird aus lizenzrechtlichen Gründen OpenStreetMap als Kartendienst/Geographisches Informationssystem (GIS) eingebunden.

Die OpenStreetMap-Datenbank wird unter der Lizenz „Open Database Licence (ODbL) 1.0″ verteilt. Die einzelnen Objekte in der Datenbank stehen unter „Database Contents License (DbCL) 1.0“. Die Lizenz besagt, dass jegliche Art der Nutzung von OSM-Daten, auch gewerblich, zulässig ist, solange die Lizenzbedingungen eingehalten werden. In KIVAN werden diese Bedingungen selbstverständlich eingehalten.

Nutzt eine Kommune für andere Online-Dienste bereits ein anderes Kartensystem, kann dieses im Sinne einer einheitlichen Außendarstellung in Kivan eingebunden werden.

Folgende alternative Kartendienste stehen zur Verfügung:

  • ArcGIS (ESRI)
  • Google Maps
  • Yahoo Maps
  • Bing Maps

enthalten in

Modul Eigenes GIS

Einwilligungen2018-08-28T17:43:56+00:00

Direkt am Vertrag der Kinder können Informationen zu Einwilligungen der Eltern, von der Fotoerlaubnis bis zur Teilnahme an einem Ausflug, erfasst werden. Fehlende Einwilligungen der Eltern können so einfach ermittelt werden. Über ausdruckbare Listen können die Erzieher in den Gruppen auch außerhalb der Software darüber informiert werden.

enthalten in

Modul KiTa-Erweiterungen

Eltern-Account2018-10-16T15:09:54+00:00

Zur Abgabe einer Bedarfsmeldung oder einer Betreuungsanfrage im Elternportal benötigen Sorgeberechtigte einen Eltern-Account. Darüber gelangen sie in ihr persönliches Nutzerkonto. Im Nutzerkonto kann jederzeit der aktuelle Bearbeitungsstand eingesehen, eine Bedarfsmeldung geändert oder ein Wechselantrag für einen bestehend Vertrag erfasst werden.

enthalten in

Basis-Modul

Elternkommunikation2018-09-20T10:14:03+00:00

Der im Basis-Modul von Kivan erstellbare Eltern-Account wird im Elternportal nur für Funktionalitäten bis zum Betreuungsvertrag mit der Betreuungseinrichtung genutzt.

Mit dem Modul „Kommunikation“ kann der Account auch darüber hinaus für den Informationsaustausch zwischen Eltern und Betreuungseinrichtung genutzt werden.

So können damit im Elternportal zum Beispiel:

  • Abholbescheinigungen,
  • besondere Betreuungshinweise (z.B. Medikamentenabgabe, besondere Ernährung, gesundheitliche Besonderheiten),
  • Informationen zu Impfungen
  • ärztliche Bescheinigungen
  • Erlaubnisse/Einwilligungen (z.B. Baden, Wandern, Fotoaufnahmen, Zahnarztbesuch, Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, etc.)

online hinterlegt und gepflegt werden.

Zusätzliche Datenfelder und Auswertungen ermöglichen der Betreuungseinrichtung, diese Informationen gezielt einzusehen oder nach fehlenden Angaben zu suchen. Änderungen werden in der Einrichtung angezeigt. Zusätzlich erhält die betreffende Einrichtung eine E-Mail-Benachrichtigung.

Damit entfällt viel manueller Aufwand in den Einrichtungen und Eltern können die Informationen online jederzeit an ihre Bedürfnisse anpassen.

enthalten in

Modul Kommunikation

Elternportal2018-10-12T15:47:36+00:00

Bei unserer Elternportal Software handelt es sich um eine öffentliche Webseite, auf der sich Eltern über das Betreuungsangebot und Vergabeverfahren der Kommune informieren können. Sie können nach freien Plätzen suchen oder ihren Betreuungsbedarf melden. Informationen zum zeitaktuellen Bearbeitungsstand erhalten die Eltern in ihrem persönlichen Nutzerkonto. Das Erscheinungsbild der Webseite kann auf den spezifischen Wunsch der Kommune angepasst werden. Immer gilt zudem, dass die Webseite sowohl auf die Bedienung am Computer als auch auf mobilen Geräten ideal abgestimmt ist.

enthalten in

Basis-Modul

Entwicklungsdokumentation2018-08-28T17:49:54+00:00

Für die Kinder der Einrichtung können Entwicklungsberichte nach den üblichen Kriterien wie Sozialverhalten, Sprache und Motorik erfasst werden. Diese Berichte können zu einer Dokumentationsmappe zusammengefasst und ausgedruckt werden.

enthalten in

Modul KiTa-Erweiterungen

Eskalationsmanagement2018-09-19T12:49:09+00:00

Für die Bearbeitung von Bedarfsmeldungen und Verträgen können Fristen hinterlegt werden, damit diese rechtzeitig abgeschlossen werden. Für Bedarfsmeldungen gibt es zusätzlich verschiedene Eskalationsstufen auf Stadtebene. In der Anwendung werden geeignete Mitarbeiter über das Überschreiten der Fristen bzw. das Eskalieren eines Vorgangs informiert.

enthalten in

Basis-Modul

Export Konfigurationseinstellungen2018-09-10T09:58:51+00:00

Über das Admin-Portal können alle Konfigurationseinstellungen eines Mandant einfach exportiert werden, um diese in einer anderen Umgebung zu importieren. So lassen sich schnell die produtkiven Einstellungen für ein eventuelles Schulungs- oder Testystem übernehmen.

enthalten in

Basis-Modul

Export von Listen (Excel, CSV, XML)2018-08-27T09:54:25+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

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Basis-Modul

Favoriten2018-09-07T13:06:58+00:00

An jeder Stelle im Verwaltungsportal können Favoriten angelegt werden. Diese sind über den Schnellzugriff im linken, oberen Teil des Verwaltungsportals zu finden. So können wichtige Betreuungsverträge oder noch zu bearbeitende Bedarfsmeldungen markiert und schnell wiedergefunden werden.

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Basis-Modul

Fehler senden2018-09-19T15:47:36+00:00

Benutzer können auftretende Fehler direkt über das Verwaltungsportal an das Support-Team melden. Dazu steht im Hilfe-Menü die Funktion „Fehlermeldung senden“ zur Verfügung. Dabei handelt es sich um ein Formular, in dem der Benutzer Angaben zum Fehler, zum Hergang und zum erwartetem Verhalten machen kann. Optional kann ein Vorgang oder Kind angegeben werden. Zusammen mit den automatisch ermittelten Information zum verwendeten Browser kann das Support-Team gemeldete Fehler besser verstehen, analysieren und beheben.

enthalten in

Basis-Modul

Fernzugriff2018-09-19T14:43:08+00:00

Über den Fernzugriff können die Probleme von Benutzern schnell und zuverlässig durch das Support-Team gelöst werden. Hierfür muss nur ein kleines Programm gestartet werden (keine Installation), damit Sie uns vorübergehend den Zugriff auf Ihren Bildschirm geben. Der Fernzugriff steht im Hilfe-Menü unter „Fernzugriff“ zur Verfügung.

enthalten in

Basis-Modul

freie-Platz-Suche2018-10-02T19:52:28+00:00

Die freie-Platz-Suche erfolgt durch den Abgleich von Betreuungskapazitäten der KiTa-Betriebserlaubnis und tatsächlichen Verträgen unter Beachtung von Kategoriewechseln (z.B. Kinderkrippe, Kindergarten, Hort), für Firmen reservierten Plätzen, bereits erteilten Zusagen und weiteren Parametern, für eine konkrete Betreuungsanfrage.

KIVAN prüft anhand konkreter Geburtstags- und Betreuungsbeginnsdaten, ob in einer Einrichtung ein Betreuungsplatz verfügbar ist.

Wird eine Einrichtung gefunden, welche den Betreuungszeitraum von Betreuungsbeginn bis Schulanfang komplett abdecken kann (grün markiert), so wird diese zuerst angezeigt.

Einrichtungen, welche nur zum Teil den gesamten Betreuungszeitraum abdecken, werden als Alternativen (gelb markiert) im Anschluss angezeigt.

Ist in keiner Einrichtung ein Platz frei, oder entsprechen die Alternativen nicht den Vorstellungen der Eltern, können natürlich immer Bedarfsmeldungen abgegeben werden.

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Modul Basis-Erweiterung

Fremdgemeindeantrag2018-08-28T16:18:37+00:00

Zur Vermeidung von Mehrfachanmeldungen werden Kindsdaten im Einwohnermelderegister geprüft. Damit auch Kinder aus Fremdgemeinden aufgenommen werden können, gibt es eine Verwaltung zur Zulassung von solchen Fremdgemeindekindern. Zur Abrechnung gegenüber der Wohnortgemeinde können entsprechende Auswertungen erstellt werden.

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Modul EWO

Geburtstagslisten2018-08-28T16:19:44+00:00

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Modul KiTa-Basis

Gruppenbelegungsansicht2018-08-28T16:21:04+00:00

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Modul KiTa-Basis

Gruppenformen NRW2018-09-21T12:33:42+00:00

KIVAN kann die Gruppenformen in NRW gemäß Kinderbildungsgesetz (KiBiz) abbilden und verwalten.

Dabei erfolgt die Betreuung in Tageseinrichtungen nach drei unterschiedlichen Gruppenformen. Für jede Gruppenform lässt das Kinderbildungsgesetz (KiBiz) drei zeitliche Betreuungsvarianten zu (25,35, oder 45 Wochenstunden).

  • Gruppenform I: Kinder im Alter von 2 Jahren bis zur Einschulung
  • Gruppenform II: Kinder unter 3 Jahren
  • Gruppenform III: Kinder im Alter von 3 Jahren bis zur Einschulung

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Basis-Modul

Gruppenlisten2018-08-28T16:23:18+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

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Modul KiTa-Basis

Import Bedarfsmeldungen2018-09-21T12:46:24+00:00

Durch die Funktion Import von Bedarfsmeldungen können die Bedarfsmeldungen, welche aus einem anderen System exportiert worden, direkt in KIVAN importiert werden. Damit lassen sich schnell alle Bedarfsmeldungen eines Systems duplizieren, um beispielsweise Testdaten in einer Schulungsumgebung zur Verfügung zu stellen.

Aber auch eine Migration von einem anderen Kitamanagementsystem zu KIVAN wird dadurch unterstützt.

enthalten in

Basis-Modul

Import Konfigurationseinstellungen2018-09-10T16:36:51+00:00

Durch die Funktion Import von Konfigurationseinstellungen können die Einstellungen, welche aus einem anderem System exportiert worden direkt wieder import werden. Damit lassen sich schnell alle Einstellungen eines Systems duplizieren, um beispielsweise eine Schulungsumgebung aufzubauen.

enthalten in

Basis-Modul

Import Stammdaten2018-09-21T12:43:13+00:00

Durch die Funktion Import von Stammdaten können die Stammdaten, welche aus einem anderen System exportiert worden direkt wieder importiert werden. Damit lassen sich schnell alle Stammdaten eines Systems duplizieren, um beispielsweise eine Schulungsumgebung aufzubauen.

Aber auch eine Migration von einem anderen Kitamanagementsystem zu KIVAN wird dadurch unterstützt.

enthalten in

Basis-Modul

Import von Vertragsdaten2018-09-21T12:45:49+00:00

Durch die Funktion Import von Vertragsdaten können die Vertragsdaten, welche aus einem anderen System exportiert worden direkt wieder importiert werden. Damit lassen sich schnell alle Vertragsdaten eines Systems duplizieren, um beispielsweise eine Schulungsumgebung aufzubauen.

Aber auch eine Migration von einem anderen Kitamanagementsystem zu KIVAN wird dadurch unterstützt.

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Basis-Modul

individuelle Datenschutzerklärung2018-09-10T16:39:38+00:00

Die Datenschutzerklärung im Elternportal kann komplett durch den Kunden angepasst werden. Dazu steht ein WYSIWYG-Editor zur Verfügung. Die Datenschutzerklärung ist dann jederzeit und überall vom Elternportal aus erreichbar.

enthalten in

Basis-Modul

individuelle FAQ-Seite2018-09-10T16:42:28+00:00

Die FAQs (Häufige Fragen) im Elternportal können komplett durch den Kunden selbst an seinen Prozess angepasst werden. Dafür steht ein WYSIWYG-Editor zur Verfügung.

enthalten in

Basis-Modul

individuelle Impressumseite2018-09-10T16:46:05+00:00

Das Impressum im Elternportal kann komplett durch den Kunden selbst an seine Bedürfnisse angepasst werden. Dafür steht ein WYSIWYG-Editor zur Verfügung. Über die Verlinkung im Fußbereich des Elternportals ist das Impressum jederzeit erreichbar.

enthalten in

Basis-Modul

individuelle Startseite2018-09-10T16:32:37+00:00

Die Startseite im Elternportal kann komplett durch den Kunden selbst an seine Vorstellungen angepasst werden. Dazu sind nur Grundkenntnisse in Html notwendig. Mit dem Zusatzmodul Mehrsprachigkeit können sogar für jede Sprache eine eigene Startseite konfiguriert werden, um die jeweiligen Eltern gezielter ansprechen zu können.

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Basis-Modul

integriertes Online-Handbuch2018-09-19T14:45:40+00:00

Das integrierte Online-Handbuch ist in Form einer Frageliste mit entsprechenden Antworten (FAQ) aufgebaut, um dem Benutzer gezielt Lösungen für seine Fragen und Probleme vorzuschlagen. Teilweise sind die Erläuterungen mit Abbildungen ergänzt. Das Handbuch steht im Hilfe-Menü unter „Handbuch“ zur Verfügung und kann bei Bedarf auch ausgedruckt werden.

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Basis-Modul

Jugendhilfestatistik2018-09-20T09:50:51+00:00

Jährlich erfassen die statistischen Landesämter umfangreiche Daten, um auf deren Basis einen Überblick über das Angebot verschiedener Formen der Betreuung in Tageseinrichtungen für Kinder und die personellen Voraussetzungen für einen bedarfsgerechten Ausbau des Betreuungsangebots zu erhalten.

Erfasst werden die Kindertageseinrichtungen, die Zahl der genehmigten Plätze sowie die dort betreuten Kinder und tätigen Personen. Die Auskunftsverpflichtung ist in Bundes- und Landesgesetzen geregelt.

Nach § 11a Absatz 1 BStatG sind Stellen, die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrnehmen und bereits standardisierte elektronische Verfahren nutzen, verpflichtet, diese auch für die Übermittlung von Daten an die statistischen Ämter zu verwenden.

Dieses Modul ergänzt an entsprechenden Stellen den Prozess um die notwendigen Eingabefelder und erstellt zum Stichtag die entsprechende Meldung an das jeweilige statistische Landesamt. Die umfangreiche manuelle Datenerfassung und das Ausfüllen des umfangreichen Meldebogens entfallen.

Gemäß den Vorgaben des statistischen Bundesamtes im sogenannten IDEV-Verfahren (Internet Datenerhebung im Verbund) wird eine CSV-Importdatei je Einrichtung für die Online-Meldung erzeugt.

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Modul Erweiterte Auswertungen

Kindertagespflege (dezentrale Verwaltung)2018-09-20T10:10:05+00:00

Sofern die Tagespflegepersonen in einer Kommune selbstständig mit Kivan arbeiten sollen, kommt diese Funktion zum Einsatz.

Die Tagespflege erhält einen eigenen Zugang zu Kivan und kann eingehende Betreuungsanfragen und Bedarfsmeldungen eigenständig in Kivan bearbeiten. Gleiches gilt für die Verwaltung der Betreuungsverträge. Mit dieser Funktion erhalten die Tagespflegepersonen umfangreiche Auswertungen für ihr Berichtswesen sowie zur Steuerung ihrer Tagespflegestelle.

Im Verwaltungsbereich kann die Tagespflege ihre Stammdaten (Anschrift, Kontaktdaten, Betreuungskonzept, Fotos) verwalten und festlegen, welche dieser Daten im Elternportal angezeigt werden sollen.

Zusätzlich gibt es für die Kommune eine erweiterte Stammdatenverwaltung der Tagespflegepersonen. Mit dieser Stammdatenverwaltung können Daten zu Grundqualifikationen, den Ausbildungen, zusätzlichen Qualifikationen, polizeilichen Führungszeugnissen, Gesundheitszeugnisse, Besuche von Erste-Hilfe-Kursen und von Eignungsprüfungen verwaltet werden.

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Basis-Modul

Kindertagespflege (zentrale Verwaltung)2018-09-20T10:07:50+00:00

Werden in einer Kommune die Tagespflegeplätze über eine Vermittlungsstelle vergeben, kommt diese Funktion zum Einsatz.

Die zentrale Vermittlungsstelle kann mit diese Funktion alle eingehenden Betreuungsanfragen und Bedarfsmeldungen bearbeiten.
Weiterhin kann sie alle zwischen den Eltern und den Tagespflegepersonen geschlossenen Betreuungsverträge verwalten und kann umfangreiche Auswertungen für ihr Berichtswesen und zur Steuerung der Vermittlungsstelle nutzen.

An zentraler Stelle erfolgt die Verwaltung der Stammdaten (Anschrift, Kontaktdaten, Betreuungskonzept, Fotos) der betreuten Tagespflegen. Gemeinsam mit ihnen legt die Vermittlungsstelle fest, welche dieser Daten im Elternportal angezeigt werden.

Zusätzlich bietet diese Funktion eine erweiterte Stammdatenverwaltung für die Tagespflegepersonen an.
Mit dieser können Daten zu Grundqualifikationen, Ausbildungen, zusätzlichen Qualifikationen, polizeilichen Führungszeugnissen, Gesundheitszeugnisse, Besuche von Erste-Hilfe-Kursen und von Eignungsprüfungen verwaltet werden.

enthalten in

Basis-Modul

Kommentarfunktion2018-10-12T15:40:47+00:00

Verträge, Bedarfsmeldungen, Fremdgemeindeanträge und weitere Arbeitselemente können in KIVAN durch die Benutzer mit Kommentaren versehen werden.

Das dient zum einer zur internen Protokollierung, kann aber auch zur Kommunikation zwischen Einrichtung, Träger und Kommune genutzt werden. Beim Erstellen von Kommentaren kann der Benutzer individuell wählen, für wen dieser sichtbar sein soll.

Durch farbliche Kennzeichnungen kann außerdem eine Gruppierung der Kommentare vorgenommen werden.

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Basis-Modul

Kontakte protokollieren2018-09-19T15:57:06+00:00

Auf Stadtebene können sämtliche Kommunikationsvorgänge mit den Eltern und den Einrichtungen zu einer Bedarfsmeldung protokolliert werden.

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Basis-Modul

Landeszuschusserstattung2018-08-27T09:54:24+00:00

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Modul Erweiterte Auswertungen

Leistungskatalog2018-10-12T12:05:34+00:00

Träger können sich mit KIVAN einen Leistungskatalog für Leistungen aufbauen, welche nicht durch den Elternbeitrag abgedeckt sind. In diesem Katalog können einmalige oder fortlaufende Leistungen (z.B. Anmeldegebühr, Verpflegungspauschalen, Mehrbetreuung, etc.) mit deren Gebühren hinterlegt und abgerechnet werden.

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Modul Abrechnung

Lizenzmanagement2018-08-27T09:54:29+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

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Basis-Modul

Management der Einrichtungsarten2018-08-27T09:54:29+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

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Basis-Modul

Medizinische Informationen2018-08-28T17:50:32+00:00

Direkt am Vertrag der Kinder können Informationen zum betreuenden Kinderarzt, zum Impfstatus gegen bekannte Krankheiten und zum Stand bei den U-Untersuchungen erfasst werden. Außerdem können Besonderheiten zur Ernährung und benötigte Medikamentenabgaben hinterlegt werden. Über ausdruckbare Listen können die Erzieher in den Gruppen auch außerhalb der Software darüber informiert werden.

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Modul KiTa-Erweiterungen

Mehrsprachigkeit2018-10-02T19:54:19+00:00

Gerade Eltern mit Migrationshintergrund haben aufgrund ihrer Sprachkenntnisse mitunter Schwierigkeiten bei der Nutzung kommunaler Informationsangebote.

Mit dem Modul „Mehrsprachigkeit“ können unsere Kunden im Elternportal neben der deutschen Sprache bis zu 4 Fremdsprachen (englisch, französisch, russisch und türkisch) zusätzlich anbieten.

Folgende Informationen werden in der jeweiligen Sprache angezeigt:

  • Bildschirmdialoge
  • Menüs
  • Button-Beschriftungen
  • Formularfeld-Bezeichnungen
  • Fehlerausgaben
  • Hinweise

Die Beschreibungen zu Trägern und Betreuungseinrichtungen, hinterlegte Konzepte, etc. werden nicht in der ausgewählten Fremdsprache dargestellt. Auch im Verwaltungsportal bleibt alles in deutscher Sprache.

Aufgrund der Individualisierbarkeit der Textressourcen ist die Übersetzungsleitung nicht inbegriffen. Diese ist separat zu beauftragen.

enthalten in

Modul Mehrsprachigkeit

Personalabrechnungsbogen2018-09-20T09:57:50+00:00

Das Kivan-Verwaltungsportal stellt die Auswertung „Personalberechnungsbogen“ bereit.

Grundlage des Personalberechnungsbogens ist die aktuelle Belegung gruppiert nach der jeweiligen Platzkategorie, den Betreuungsstunden unter Berücksichtigung möglicher Integrationsplätze und zudem im Hortbereich mit Berücksichtigung der Schulvorbereitungsjahre. Auf Basis des gültigen Betreuungsschlüssels werden in der Auswertung die VzÄ berechnet.

Die Aktualisierung der Betreuungsschlüssel erfolgt im Rahmen der Softwarepflege bei Änderungen automatisch.

enthalten in

Modul Erweiterte Auswertungen

Personalverwaltung2018-10-02T19:50:15+00:00

Mit dieser Funktion können, entsprechend Berechtigungskonzept, Personalstammdaten, Regelarbeitszeiten, flexible Arbeitszeiten, Abwesenheitszeiten (Urlaub, Krankheit, Fortbildung) des Einrichtungspersonals im Verwaltungsportal gepflegt werden.

Diese Angaben werden dann zum Soll-Ist-Vergleich herangezogen (z.B. im Personalberechnungsbogen).

Eine Dienstplanung ist mit dieser Funktion ebenfalls möglich.

enthalten in

Modul KiTa-Erweiterungen

Platzbelegungsansicht2018-08-27T09:54:25+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

Bitte versuchen Sie es später noch einmal. Danke.

enthalten in

Basis-Modul

Poolplätze-Management2018-10-15T15:42:43+00:00

Wird in KIVAN die Freie-Platz-Suche genutzt, können Eltern einen Betreuungsplatz über das Elternportal anfragen, wodurch dieser kurzzeitig belegt wird. Einrichtungen haben über Poolplätze die Möglichkeit, eine bestimmte Anzahl an Plätzen für die interne Vergabe freizuhalten. Diese Plätze können dann nur im Verwaltungsportal vergeben werden.

Zusätzlich können Betreuungsplatze als Plätze einer Betriebskita im Poolplätze-Management verwaltet werden.

enthalten in

Basis-Modul

Prioritätenmanagement2018-10-15T15:56:04+00:00

Eltern haben die Möglichkeit bei der Abgabe einer Bedarfsmeldung konkrete Wunscheinrichtungen anzugeben und diese auch zu priorisieren. Abhängig vom gewählten Bearbeitungsverfahren kann diese Priorisierung über die Bearbeitungsreihenfolge in den Wunscheinrichtungen entscheiden. 

enthalten in

Basis-Modul

Release Notes2018-09-19T14:48:02+00:00

Die Release Notes bieten den Anwendern eine Übersicht über alle neuen Funktionen, Verbesserungen und Behebungen von Softwarefehlern in Kivan. Die Release Notes stehen im Hilfe-Menü unter „Release Notes“ zur Verfügung.

enthalten in

Basis-Modul

Revisionssicherheit2018-10-15T15:58:58+00:00

In KIVAN werden alle Arbeitselemente (z.B. Betreuungsverträge, Bedarfsmeldungen, Betriebserlaubnis, Mitarbeiter, etc.) revisionssicher abgespeichert. Das bedeutet, jede Änderung wird in der Datenbank so abgespeichert, dass jederzeit erkennbar ist, welche Angaben davor erfasst waren. Dabei ist auch erkenntlich wer, wann welche Änderungen vorgenommen hat.

enthalten in

Basis-Modul

Schnellzugriff2018-10-12T15:42:54+00:00

Egal auf welcher Seite sich der Benutzer befindet, der Schnellzugriff als einfache Suche steht immer zur Verfügung.

Die Eingabe eines Namens, einer Vorgangsnummer oder eines Geburtstages führt direkt zu einer Übersicht aller zutreffenden Verträge, Bedarfsmeldungen und Anfragen.

enthalten in

Basis-Modul

Schnittstelle adebisKITA2018-09-19T12:59:42+00:00

Die Software adebisKITA (Firma: AKDB) verfügt über eine direkte Schnittstelle zu Kivan, die es erlaubt, neue Bedarfsmeldungen aus Kivan abzurufen und bestehende zu aktualisieren. Erfolgt die Vergabe der Plätze in adebisKITA, können die erstellten Verträge wiederum an Kivan übermittelt werden.

enthalten in

Modul KiTa-Schnittstellen Pro

Schnittstelle adKOMM2018-09-19T14:48:54+00:00

Die Software adKOMM ist eine kommunale Software. Ein Modul dieser Software ist das integrierte Rechnungswesen welches Kivan über ein Datei Schnittstelle anspricht. Die Forderungen in einem Rechnungslauf werden dann mittels des Standards XFinanz über eine Datei-Schnittstelle an die Software übertragen.

enthalten in

Modul Finanz-Schnittstellen

Schnittstelle CSV2018-09-19T12:59:42+00:00

Alle Listen (z.B. Übersicht der Bedarfsmeldungen oder Verträge) können zur Weiterverarbeitung als CSV Dateien gespeichert werden.

enthalten in

Basis-Modul

Schnittstelle DATEV2018-09-19T14:50:01+00:00

Die in einem Rechnungslauf ermittelten Forderungen (Sollstellung) können über die Datei-Schnittstelle in DATEV übermittelt werden. 

enthalten in

Modul Finanz-Schnittstellen

Schnittstelle Excel2018-09-19T12:59:42+00:00

Alle Listen (z.B. Übersicht der Bedarfsmeldungen oder Verträge) und tabellarischen Auswertungen können zur Weiterverarbeitung als Microsoft Excel Dateien gespeichert werden.

enthalten in

Basis-Modul

Schnittstelle H&H2018-09-19T12:59:42+00:00

Die in einem Rechnungslauf ermittelten Forderungen (Sollstellung) können über die Datei-Schnittstelle „Allgemeine Veranlagung“ in H&H doppik übermittelt werden.

enthalten in

Modul Finanz-Schnittstellen

Schnittstelle IFR2018-09-19T12:59:42+00:00

Die in einem Rechnungslauf ermittelten Forderungen (Sollstellung) können über eine Datei-Schnittstelle an SASKIA IFR übermittelt werden.

enthalten in

Modul Finanz-Schnittstellen

Schnittstelle intelliForm2018-09-19T12:59:42+00:00

Die Formularsoftware intelliForm (Firma: cit) kann zur Eingabe von Stammdaten (z.B. Bedarfsmeldung) in das Elternportal eingebunden werden.

enthalten in

Modul CIT

Schnittstelle KibiG.Web2018-09-19T12:59:43+00:00

Die Belegungsdaten einer Einrichtung können über eine Datei-Schnittstelle an das Portal KiBiG.web übermittelt werden.

enthalten in

Basis-Modul

Schnittstelle Kibiz.Web2018-09-19T12:59:43+00:00

Die Belegungsdaten einer Einrichtung können über eine Datei-Schnittstelle an das Portal Kibiz.web übermittelt werden.

enthalten in

Basis-Modul

Schnittstelle KitaPlus2018-09-19T12:59:43+00:00

Die Software KiTaPLUS (Firma: BMS Consulting) verfügt über eine direkte Schnittstelle zu Kivan, die es erlaubt, neue Bedarfsmeldungen aus Kivan abzurufen und bestehende zu aktualisieren. Erfolgt die Vergabe der Plätze in KiTaPLUS, können die erstellten Verträge wiederum an Kivan übermittelt werden.

enthalten in

Modul KiTa-Schnittstellen Pro

Schnittstelle Kitathek2018-09-19T12:59:43+00:00

Betreuungsverträge können über eine Datei-Schnittstelle an die Kita Software Kitathek Pro übermittelt werden.

enthalten in

Modul KiTa-Schnittstellen

Schnittstelle PDF2018-09-19T12:59:43+00:00

Alle Auswertungen können zur Weitergabe als Adobe PDF Datei gespeichert werden.

enthalten in

Basis-Modul

Schnittstelle SEPA2018-09-19T12:59:43+00:00

Die in einem Rechnungslauf ermittelten Forderungen (Sollstellung) können über eine Datei-Schnittstelle in ein Online Banking Portal übermittelt werden.

enthalten in

Modul KiTa-Erweiterungen

Schnittstelle SQ-KiTaPro2018-09-19T12:59:43+00:00

Die Software SQ-KiTaPro (Firma: struQture) verfügt über eine direkte Schnittstelle zu Kivan, die es erlaubt, neue Bedarfsmeldungen aus Kivan abzurufen und bestehende zu aktualisieren. Erfolgt die Vergabe der Plätze in SQ-KiTaPro, können die erstellten Verträge wiederum an Kivan übermittelt werden.

enthalten in

Modul KiTa-Schnittstellen Pro

Schnittstelle winKita2018-09-19T12:59:44+00:00

Betreuungsverträge können über eine Online-Schnittstelle an die Kita Software winKITA (Firma: SBM) übermittelt werden. Zusätzlich zu den Vertragsdaten können auch fällig Beiträge übergeben werden.

enthalten in

Modul KiTa-Schnittstellen

Schnittstelle XFinanz2018-10-03T22:22:37+00:00

XFinanz ist ein semantischer Standard, der sich speziell mit der inhaltlichen Definition und der fachlichen Beschreibung und den strukturellen Zusammenhängen der Fachdaten beschäftigt, die zwischen den Finanzverfahren und der Vielzahl vor- und nachgelagerter Fachverfahren zu übermitteln sind.

Er definiert eine universell einsetzbare, einheitliche Datenstruktur für die Interaktion zwischen kommunalen Fachverfahren und dem Finanzverfahren als zentralem Verfahren zur Haushaltsabbildung. Dabei deckt er sowohl die Anforderungen der Kameralistik als auch des neuen kommunalen Rechnungswesens auf doppischer Basis ab und ist somit in allen Bereichen der öffentlichen Verwaltung zukunftssicher einsetzbar.

XFinanz stellt keine technische Schnittstelle dar, sondern enthält ausschließlich einheitlich definierte fachliche Informationen wie zu übermittelnde Elemente (Fachdaten) mit ihren Eigenschaften (Attributen), zulässige Wertebereiche, Abhängigkeiten und Beziehungen zueinander.

KIVAN kann relevante Finanzdaten nach diesem Standard an nachgelagerte Finanzverfahren übermitteln.

Nach Angaben der SAKD haben nachfolgende Unternehmen an der Spezifikation der XFinanz-Schnittstelle mitgearbeitet:

  • AB-DATA GmbH & Co. KG, Velbert
  • ABIT AG, Meerbusch
  • Agresso GmbH, Unterföhring
  • Anstalt für kommunale Datenverarbeitung in Bayern, München
  • Bundesverwaltungsamt – Bundesstelle für Informationstechnik, Köln
  • C.I.P. Gesellschaft für Kommunale EDV-Lösungen, Erfurt
  • DATA-PLAN Computer Consulting, Chemnitz
  • DATA-team GmbH, Weinstadt und Leipzig
  • Deutsche Post Com GmbH, Bonn
  • Gebühreneinzugszentrale der öfftl.-rechtl. Rundfunkanstalten (GEZ), Köln
  • GKD Recklinghausen
  • H&H Datenverarbeitungs- und Beratungsgesellschaft, Berlin
  • IHK Gesellschaft für Informationsverarbeitung mbH, Dortmund
  • Infoma Software Consulting GmbH, Ulm
  • KDVZ Citkomm, Iserlohn
  • KDVZ Rhein-Erft-Rur, Frechen
  • KDZ Westfalen-Süd, Siegen
  • KOB EDV-Systeme, Stammhamm und Chemnitz
  • KomFIT, Kommunales Forum für Informationstechnik, Kiel
  • KRZ Minden-Ravensberg/Lippe, Lemgo
  • MPS Software & Systems GmbH, Koblenz
  • P&I Personal & Informatik AG, Wiesbaden
  • PROSOZ Herten GmbH, Herten
  • s+p Software und Consulting AG, Leipzig
  • Sächsische Anstalt für kommunale Datenverarbeitung, Bischofswerda
  • SAP Deutschland AG & Co. KG, Walldorf
  • SASKIA Informations-Systeme GmbH, Chemnitz
  • Schiller Software, Bad Endbach
  • Stadtverwaltung Chemnitz (beratend)
  • Technische Universität Berlin
  • Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO), Oldenburg

enthalten in

Modul Finanz-Schnittstellen

Schnittstelle XML2018-09-19T12:59:44+00:00

Alle Listen (z.B. Übersicht der Bedarfsmeldungen oder Verträge) können zur Weiterverarbeitung als XML Dateien gespeichert werden.

enthalten in

Basis-Modul

Serien-E-Mail2018-08-28T17:51:28+00:00

Die Serien-E-Mail Funktion hilft Mitarbeitern beim Träger oder in der Einrichtung beim Benachrichtigen von Eltern, die eine Bedarfsmeldung abgegeben haben oder deren einen Betreuungsvertrag in einer Einrichtung haben. Dazu kann ein individueller E-Mail-Text gestaltet werden, in dem Platzhalter für Informationen aus Vertrag oder Bedarfsmeldung hinterlegt werden. Nach der Auswahl der Empfänger werden die Platzhalter mit den tatsächlichen Daten aus Bedarfsmeldung oder Vertrag befüllt. Somit erhält jeder Sorgeberechtigte eine personalisierte E-Mail mit den Angaben zu seinem Kind.

enthalten in

Modul Kommunikation

Serienbrief2018-09-20T10:28:51+00:00

Die Serienbrief Funktion hilft Mitarbeitern beim Träger oder in der Einrichtung beim Benachrichtigen von Eltern, die eine Bedarfsmeldung abgegeben haben oder deren einen Betreuungsvertrag in einer Einrichtung haben. Dazu kann eine individuelle Briefvorlage gestaltet werden, in dem Platzhalter für Informationen aus Vertrag oder Bedarfsmeldung hinterlegt werden. Nach der Auswahl der Empfänger werden die Platzhalter mit den tatsächlichen Daten aus Bedarfsmeldung oder Vertrag befüllt. Somit erhält jeder Sorgeberechtigte einen personalisierten Brief mit den Angaben zu seinem Kind.

enthalten in

Basis-Modul

Smart Konnekt2018-09-19T12:59:46+00:00

Für Mitarbeiter in Landkreisen oder Mitarbeiter von Trägern, die in mehreren Kommunen mit Kivan arbeiten steht ein zentrale Webseite zur Verfügung, über die kommunenübergreifend Informationen ermittelt werden können. Dazu gehört eine Liste aller Bedarfsmeldungen, eine Liste aller Verträge und entsprechende Auswertungsmöglichkeiten. Benutzer müssen damit nicht mehr zwischen verschiedenen System wechseln.

enthalten in

Modul Smart Konnekt

Soziale Kriterien verwalten2018-10-12T15:44:27+00:00

Beim Erfassen einer Bedarfsmeldung gilt die Devise: so viel wie nötig, so wenig wie möglich.

Manchmal erfordert das Vergabeverfahren jedoch die Angabe von Informationen wie z.B. dem Förderbedarf oder zur Berufstätigkeit der Eltern. Diese Kriterien können individuell für das Anmeldeformular aktiviert werden.

enthalten in

Basis-Modul

Stammdatenpflege2018-10-15T16:00:40+00:00

Träger und Einrichtungen können ein individuelle Profile in KIVAN hinterlegen, welches den Eltern im Elternportal präsentiert wird. Dazu zählen allgemeine Informationen wie Ansprechpartner, Kontaktdaten, Öffnungs- und Schließzeiten, Bilder, Konzepte und viele weitere Informationen.

enthalten in

Basis-Modul

Status-E-Mails an Einrichtungen2018-08-28T17:53:10+00:00

Einrichtungen erhalten jeden Tag eine E-Mail mit Informationen zu neuen oder geänderten Bedarfsmeldungen. Gerade kleinere Einrichtungen, welche nicht täglich mit KIVAN arbeiten, erhalten so Hinweise auf Aktivitäten und ToDo’s.

enthalten in

Basis-Modul

Status-E-Mails an Eltern2018-08-28T17:52:00+00:00

Eltern werden per E-Mail über sämtliche Statusänderungen an Bedarfsmeldungen oder Verträgen informiert. Die E-Mail-Texte können von der Kommune individuell gestaltet werden.

enthalten in

Basis-Modul

Straßenverzeichnis2018-09-10T12:45:40+00:00

Im Verwaltungsportal kann mittels eines einfachen Datei-Uploads ein Straßenverzeichnis in KIVAN hinterlegt werden. Dafür werden nur die Straßen, Postleitzahlen und der Ort bzw. Ortsteile benötigt. Anschließend steht bei allen Adresseingaben (im Verwaltungs- sowie Elternportal) der Straßenkatalog zur bequemen Auswahl der Anschrift zur Verfügung.

enthalten in

Modul GeoInformationen

Telefonnummernlisten2018-08-28T16:34:19+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

Bitte versuchen Sie es später noch einmal. Danke.

enthalten in

Modul KiTa-Basis

Textressourcen-Management2018-09-10T17:04:46+00:00

Textlich lässt sich KIVAN komplett um die Begrifflichkeiten des Kunden erweitern. Dazu steht im Verwaltungsportal eine Funktion zur Verfügung, welche es  ermöglicht alle im System verwendeten Feldbezeichner, Fehlermeldungen, Hinweise und sonstige Texte an die Vorgaben des Kunden anzupassen. So kann beispielsweiese der Begriff Bedarfsmeldung in Bedarfsanmeldung oder nur Anmeldung geändert werden.

enthalten in

Basis-Modul

Umkreissuche2018-10-12T15:46:09+00:00

Den Eltern steht im Elternportal eine Umkreissuche zur Verfügung, damit sie sich gezielt in Einrichtungen in der Nähe der Wohnung oder des Arbeitsplatzes anmelden können.

enthalten in

Basis-Modul

Veranstaltungen2018-08-28T17:53:47+00:00

Einmalig oder regelmäßig stattfindende Veranstaltungen können inklusive der teilnehmenden Kinder verwaltet werden. Über ausdruckbare Listen können verantwortliche Personen auch außerhalb der Software darüber informiert werden.

enthalten in

Modul KiTa-Erweiterungen

Vertragsverwaltung2018-10-18T11:04:38+00:00

Die verständliche Vertragsverwaltung dient den Mitarbeitern in den Einrichtungen und beim Träger als zentrales Hilfsmittel zur Erledigung der täglichen Verwaltungsaufgaben.

Dazu zählt unter anderem das Anlegen, Unterschreiben und Kündigen eines Vertrages, das Erfassen von statistischen oder medizinischen Informationen, die Verwaltung von Dokumenten, Eingliederungshilfen oder Leistungen und der Import oder Export aller vorhandenen Datensätze.

enthalten in

Basis-Modul

Vertragsvorlagen2018-09-21T12:56:54+00:00

In KIVAN können Vertragsvorlagen (Word) hinterlegt werden. Über ein integriertes Platzhaltersystem können in diese Vorlagen alle relevanten Daten in den Vertrag übernommen werden. Vertragsvorlagen können für eine ganze Kommune, einen einzelnen Träger oder eine einzelne Betreuungseinrichtung separat hinterlegt werden und – sofern die Berechtigung es zulässt – im Verwaltungsportal beliebig geändert bzw. angepasst werden.

enthalten in

Basis-Modul

Verwaltung Eingliederungshilfe2018-09-19T16:36:08+00:00

Auf Basis eines bestehenden Betreuungsvertrages können zu einem Kind Anträge auf Eingliederungshilfe mit dem Status des Antrages erfasst und verwaltet werden. Dies gilt auch für Bewilligungen zu einem Kind mit Bewilligungsstatus, Gültigkeitszeitraum und Rehabilitationsträger.

enthalten in

Modul Erweiterte Auswertungen

Verwaltungsportal2018-10-12T15:50:58+00:00

Das Verwaltungportal ist die zentrale Webseite für Mitarbeiter von Landkreis, Kommune, Trägern und Einrichtungen. Über das Portal erfolgt Vergabe und Verwaltung von Betreuungsplätzen, die Berechnung und Abrechnung von Elternbeiträgen, die Verwaltung von Einrichtung und Trägern, sowie die Verwaltung der Benutzer. Über vielfältige Konfigurationsparameter kann das Verfahren an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Außerdem stehen vielfältige Möglichkeiten zur Auswertung und Weiterverarbeitung von Daten zu Verfügung.

enthalten in

Basis-Modul

Wartelisten-Management2018-10-15T16:08:54+00:00

KIVAN bietet die Möglichkeit individuelle Kennzeichnungen für Bedarfsmeldungen zu definieren. Diese können in den Einrichtungen dafür genutzt werden, die eingegangenen Bedarfsmeldungen zu kategorisieren und somit z.B. Bedarfsmeldungen in internen Wartelisten zu verwalten.

enthalten in

Basis-Modul

Wiedervorlagen2018-10-12T15:49:53+00:00

Wiedervorlagen dienen dem Benutzer des Verwaltungsportals in KIVAN als Erinnerungsfunktion.

Er kann sich damit zu einem selbst festgelegten Zeitpunkt an eine wichtige Tätigkeit zu einem Vertrag, einer Bedarfsmeldung und vielen weiteren Arbeitselementen in KIVAN erinnern lassen. Am entsprechenden Tag wird er dann an diese Tätigkeit erinnert.

enthalten in

Basis-Modul

Zeiterfassung2018-10-15T16:10:50+00:00

KIVAN bietet eine (experimentelle) Unterstützung von optischen Erfassungsgeräten zur Protokollierung der täglichen Anwesenheit von betreuten Kinder in den Einrichtungen.

enthalten in

Modul Zeiterfassung

zentrale Vergabe2018-09-20T09:50:05+00:00

Diese Funktion ist für Kommunen mit zentraler Betreuungsplatzvergabe gedacht.

Es ermöglicht die Bearbeitung eingehender Bedarfsmeldungen und die Vergabe der Betreuungsplätze durch eine zentrale Stelle in der Stadtverwaltung. Dazu können Vergabekriterien und eine Gewichtung dieser festgelegt werden, auf deren Basis die Vergabe erfolgen soll. Beides wird im Bereich der Stammdaten zentral festgelegt.

Im Elternportal und/oder im Verwaltungsportal können diese Vergabekriterien mit Informationen/Dokumenten hinterlegt werden. Bei der Bearbeitung der Betreuungsanfragen wird geprüft, inwieweit jede einzelne Anfrage diese Vergabekriterien erfüllt. In einer zentralen Übersicht baut sich ein Ranking gemäß Erfüllungsgrad aller Anfragen auf.

Nach der Bewertung der einzelnen Betreuungsanfragen weist die zentrale Vergabestelle jede Anfrage einer konkreten Einrichtung zu. Dafür steht eine Übersicht über freie Plätze in allen Einrichtungen bereit.

Im Rahmen der Bearbeitung der Betreuungsanfragen kann jede Einrichtung über die sie betreffenden Anfragen durch die Vergabestelle vorab informiert werden. Die Einrichtungen bekommen so die Möglichkeit, Einfluss auf die Vergabe zu nehmen.

Der Abschluss des Betreuungsvertrags erfolgt nach der Zuweisung der Anfragen in den Einrichtungen. Die Vergabestelle erhält darüber eine Rückmeldung.

enthalten in

Basis-Modul

Zusatzauswertungen2018-09-20T09:55:36+00:00

Im Basismodul ist bereits eine Vielzahl verschiedener Auswertungen enthalten. Mit dieser Funktion können beliebige Auswertungen, Statistiken und Berichte ganz individuell zusammengestellt, unter eigenem Namen abgespeichert und damit wie die Standard-Auswertungen verwendet werden.

enthalten in

Basis-Modul

Zusatzformulare2018-09-19T13:02:33+00:00

Für die Formulare zum Erfassen von Bedarfsmeldungen und Verträgen gilt der Grundsatz „so viel wie möglich, so wenig wie nötig“. Damit trotzdem alle benötigten Informationen zu einem Kind hinterlegt werden können, kann jeder Träger zusätzliche individuelle Formulare hinterlegen. Auf einfache Art und Weise lassen sich diese Formulare mit selbst gewählten Feldern gestalten. Dabei werden Felder zur Texteingabe, zur Auswahl eines Datums und Listen mit vorgegebenen Auswahlmöglichkeiten unterstützt. Die Formulare können jederzeit verändert und erweitert werden. Die Druckvorlagen können um Angaben aus diesen Zusatzformularen erweitert werden, damit diese zum Beispiel beim Vertragsdruck ausgegeben werden.

enthalten in

Basis-Modul

Die Ausprägung der einzelnen Funktionen kann durch unterschiedliche Anwendungsparameter in den jeweiligen Kundenkonfigurationen abweichen.

Sie benötigen Unterstützung – kein Problem

flexibel und auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt

Abstimmungsworkshops2018-09-19T15:43:06+00:00

Erbringung von Beratungsleistungen, welche folgende Inhalte umfasst:

  • fachliche Analyse
  • Konzeption
Abstimmungsworkshops (Online)2018-09-19T15:41:24+00:00

Erbringung von Beratungsleistungen, welche online z.B. telefonisch durchgeführt werden und folgende Inhalte umfasst:

  • fachliche Analyse
  • Konzeption
Basis-Support2018-10-02T19:51:29+00:00

Für Supportanfragen der Nutzer (Verwaltung, Träger, Einrichtungen, Eltern) stehen Ansprechpartner bei unserem Kunden zur Verfügung (First-Level-Support).

Definierte Ansprechpartner unseres Kunden können sich mit Ihren Fragen direkt (telefonisch, per Mail, per Supportanfrage direkt aus KIVAN heraus) an das KIVAN-Supportteam wenden und erhalten Unterstützung und Hilfestellung (Second-Level-Support).

CI-Umsetzung durch Lecos2018-09-19T15:46:03+00:00

KIVAN kann an das Corporate Design unserer Kunden angepasst werden. Im Verwaltungsportal kann dafür spezifischer HTML-/CSS-Code hinterlegt werden.

Gern übernimmt das KIVAN-Team die Anpassung und Hinterlegung dieser kundenspezifischen Web-Codes.

Endkundensupport2018-10-02T19:50:54+00:00

Alle Nutzer können sich mit Ihren Fragen direkt (telefonisch, per Mail, per Supportanfrage direkt aus KIVAN heraus) an das KIVAN-Supportteam wenden und erhalten Unterstützung und Hilfestellung (First- und Second-Level-Support).

kundenspezifische Auswertungen2018-09-19T15:41:50+00:00

Bereitstellung von zusätzlichen Auswertungen, Statistiken und Berichten, welche individuell zusammengestellt werden.

Projektleitung2018-09-19T15:43:46+00:00

Erbringung von Beratungs- und Unterstützungsleistungen, welche folgende Inhalte umfasst:

  • Projektsteuerung und -koordination
  • Projektcontrolling
  • Kommunikation
  • Dokumentation
Schulung Administratoren2018-09-19T12:59:44+00:00

Administratoren werden bei dieser Schulung – neben den wesentlichen Grundlagen von KIVAN – die administrativen Funktionen erläutert und in geeigneten praktischen Übungen vertieft.

Dazu zählen u.a.

  • Stammdatenverwaltung Kommune pflegen
  • Benutzerverwaltung
  • Anwendungskonfiguration
    • Anwendungsparameter
    • E-Mail-Vorlagen anpassen
    • Textressourcen anpassen
    • Kennzeichnungen verwalten
    • Elternportal anpassen
    • Mehrsprachigkeit verwalten
    • Straßenverzeichnis hinterlegen

Für diese Schulung ist eine Dauer von ca. 4 Stunden geplant.

Schulung Administratoren (Online)2018-09-19T12:59:44+00:00

In diesem Online-Kurs lernen Administratoren das eKitamanagementsystems KIVAN kennen und lernen das System umfassend zu administrieren.
Egal ob Benutzerverwaltung, die Anwendungskonfiguration oder die Stammdatenverwaltung der Kommune – alles wird in einfachen, verständlichen, praxisbezogenen Videotutorials und verschiedenen Begleitmaterialien erläutert.

Je nach KIVAN-Vertrag erhalten Kunden Gutscheincodes für eine kostenfreie Nutzung, oder Sie erwerben die Schulungen separat.

Schulung Kindertagespflege2018-09-19T12:59:44+00:00

Kindertagespflege-Personen werden bei dieser Schulung die wesentlichen Grundlagen im Eltern- und Verwaltungsportal von KIVAN vermittelt.

Dieser Schulungstag wird in folgende zwei Schulungsabschnitte aufgeteilt:

  • Elternportal
    • Aufbau
    • Anmeldung durch die Eltern (Bedarfsmeldung / Anfrage / Elternaccount)
  • Verwaltungsportal
    • Aufbau
    • Einrichtung-Stammdaten (Ansprechpartner, Dokumentvorlagen, Betriebserlaubnis, Überbelegung, verschiedene Parameter und Konfigurationen)
    • Verwaltung der Bedarfsmeldungen und Betreuungsanfragen
    • Verwalten der Betreuungsverträge
    • Kommunikation (Serien-E-Mails, Serienbriefe)
    • Auswertungen
    • Wiedervorlagen
    • Schnellzugriff
    • Favoriten

Diese Schulung beinhaltet ebenfalls geeignete praktische Übungen, sowie die Besprechung der offenen Themen / Fragen.

Für diese Schulung ist eine Dauer von ca. 3 bis 4 Stunden geplant.

Schulung Kindertagespflege (Online)2018-09-19T12:59:45+00:00

Die Funktionsbeschreibung wird gerade überarbeitet.

Bitte versuchen Sie es später noch einmal. Danke.

Je nach KIVAN-Vertrag erhalten Kunden Gutscheincodes für eine kostenfreie Nutzung, oder Sie erwerben die Schulungen separat.

Schulung KiTa-Miarbeiter2018-09-19T12:59:45+00:00

Mitarbeitern von Betreuungseinrichtungen werden bei dieser Schulung die wesentlichen Grundlagen im Eltern- und Verwaltungsportal von Kivan vermittelt.

Dieser Schulungstag wird in folgende zwei Schulungsabschnitte aufgeteilt:

  • Elternportal
    • Aufbau
    • Anmeldung durch die Eltern (Bedarfsmeldung / Anfrage / Elternaccount)
  • Verwaltungsportal
    • Aufbau
    • Einrichtung-Stammdaten (Ansprechpartner, Dokumentvorlagen, Betriebserlaubnis, Überbelegung, verschiedene Parameter und Konfigurationen)
    • Personalverwaltung
    • Verwaltung der Bedarfsmeldungen und Betreuungsanfragen
    • Verwalten der Betreuungsverträge
    • Platz- und Gruppenbelegungsansicht
    • Gruppenlisten
    • Abrechnung
    • Kommunikation (Serien-E-Mails, Serienbriefe)
    • Auswertungen
    • Wiedervorlagen
    • Schnellzugriff
    • Favoriten

Diese Schulung beinhaltet ebenfalls geeignete praktische Übungen, sowie die Besprechung der offenen Themen / Fragen.

Für diese Schulung ist eine Dauer von ca. 4 Stunden geplant.

Schulung KiTa-Mitarbeiter (Online)2018-09-19T12:59:45+00:00

In diesem Online-Kurs lernen Mitarbeiter von Betreuungseinrichtungen das eKitamanagementsystems KIVAN kennen und lernen das System umfassend zu nutzen.
Egal ob Stammdatenverwaltung der Betreuungseinrichtungen, die Verwaltung von Betreuungsanfragen oder Bedarfsmeldungen, die Personal- und Vertragsverwaltung oder die verschiedensten Auswertungen und Statistiken – alles wird in einfachen, verständlichen, praxisbezogenen Videotutorials und verschiedenen Begleitmaterialien erläutert.

Je nach KIVAN-Vertrag erhalten Kunden Gutscheincodes für eine kostenfreie Nutzung, oder Sie erwerben die Schulungen separat.

Schulung Träger-Mitarbeiter2018-09-19T12:59:45+00:00

Mitarbeitern kommunaler und freier Träger werden bei dieser Schulung die wesentlichen Grundlagen im Eltern- und Verwaltungsportal von KIVAN vermittelt.

Dieser Schulungstag wird in folgende zwei Schulungsabschnitte aufgeteilt:

  • Elternportal
    • Aufbau
    • Anmeldung durch die Eltern (Bedarfsmeldung / Anfrage / Elternaccount)
  • Verwaltungsportal
    • Aufbau
    • Träger-Stammdaten (Ansprechpartner, Dokumentvorlagen, verschiedene Parameter und Konfigurationen)
    • Einrichtung-Stammdaten (Ansprechpartner, Dokumentvorlagen, Betriebserlaubnis, Überbelegung, verschiedene Parameter und Konfigurationen)
    • Personalverwaltung
    • Verwaltung der Bedarfsmeldungen und Betreuungsanfragen
    • Verwalten der Betreuungsverträge
    • Platz- und Gruppenbelegungsansicht
    • Gruppenlisten
    • Abrechnung
    • Kommunikation (Serien-E-Mails, Serienbriefe)
    • Auswertungen
    • Wiedervorlagen
    • Schnellzugriff
    • Favoriten

Diese Schulung beinhaltet ebenfalls geeignete praktische Übungen, sowie die Besprechung der offenen Themen / Fragen.

Für diese Schulung ist eine Dauer von ca. 4 Stunden geplant.

Schulung Träger-Mitarbeiter (Online)2018-09-19T12:59:45+00:00

In diesem Online-Kurs lernen Mitarbeiter kommunaler und freier Träger das eKitamanagementsystems KIVAN kennen und lernen das System umfassend zu nutzen.
Egal ob Stammdatenverwaltung des Trägers oder der Betreuungseinrichtungen, die Verwaltung von Betreuungsanfragen oder Bedarfsmeldungen, die Personal- und Vertragsverwaltung oder die verschiedensten Auswertungen und Statistiken – alles wird in einfachen, verständlichen, praxisbezogenen Videotutorials und verschiedenen Begleitmaterialien erläutert.

Je nach KIVAN-Vertrag erhalten Kunden Gutscheincodes für eine kostenfreie Nutzung, oder Sie erwerben die Schulungen separat.

Schulung Verwaltungsmitarbeiter2018-09-19T12:59:45+00:00

In dieser Schulung soll allen Teilnehmern die wesentlichen Grundlagen im Eltern- und Verwaltungsportal von Kivan vermittelt werden.

Dieser Schulungstag wird in folgende zwei Schulungsabschnitte aufgeteilt:

  • Elternportal
    • Aufbau
    • Anmeldung durch die Eltern (Bedarfsmeldung / Anfrage / Elternaccount)
  • Verwaltungsportal
    • Aufbau
    • Benutzerverwaltung
    • Stammdatenpflege für Kommunen, Träger und Einrichtungen
    • Verwaltung der Bedarfsmeldungen
    • EWO-Prüfung
    • Auswertungen
    • Wiedervorlagen
    • Schnellzugriff
    • Favoriten

Diese Schulung beinhaltet ebenfalls geeignete praktische Übungen, sowie die Besprechung der offenen Themen / Fragen.

Für diese Schulung ist eine Dauer von ca. 6 Stunden geplant.

Schulung Verwaltungsmitarbeiter (Online)2018-09-19T12:59:45+00:00

In diesem Online-Kurs lernen Mitarbeiter der Kommunalverwaltung das eKitamanagementsystems KIVAN kennen und lernen das System umfassend zu nutzen.
Egal ob Benutzer- oder Stammdatenverwaltung, die Verwaltung von Betreuungsanfragen und Bedarfsmeldungen oder die verschiedensten Auswertungen und Statistiken – alles wird in einfachen, verständlichen, praxisbezogenen Videotutorials und verschiedenen Begleitmaterialien erläutert.

Je nach KIVAN-Vertrag erhalten Kunden Gutscheincodes für eine kostenfreie Nutzung, oder Sie erwerben die Schulungen separat.

Systemeinrichtung2018-09-19T15:44:16+00:00

Bereitstellung der Test- und Produktiv-Umgebung mit der Einstellung aller notwendigen Konfigurationen (z.B. Parameter, Fristen, etc.) und Initialbefüllung der Stammdaten (Träger und Einrichtungen).

Unterstützung bei Datenimporten2018-09-19T15:44:48+00:00

Beim Projektstart benötigt KIVAN unterschiedliche Daten (Ansprechpartner, Namen und Konfigurationen von Einrichtungen/Trägern,etc.). Um Aussagen zu Belegungen und freien Betreuungsplätzen treffen zu können, werden auch die Bestandsdaten der betreuten Kinder im System benötigt.

KIVAN stellt hierfür Importschnittstellen zur Verfügung, mit denen Kunden diese Daten selbst Einpflegen können.

Auf Kundenwunsch übernimmt das KIVAN-Team diese Importe und validiert das Importergebnis, bzw. unterstütz die Verantwortlichen unserer Kunden bei dieser Arbeit.

Vertragsvorlagen anpassen2018-09-19T15:42:18+00:00

In KIVAN können die kundenspezifischen Vertragsvorlagen der jeweiligen Träger und Einrichtungen als Template hinterlegt werden, um dann beim Ausdruck mit den spezifischen Daten automatisch gefüllt zu werden. Gern übernimmt das KIVAN-Team die Anpassung und Hinterlegung der Vertragsvorlagen für den jeweiligen Träger bzw. die jeweilige Einrichtung.

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  • Basis Erweiterungen
  • Abrechnung
  • Erweiterte Auswertungen
  • EWO
  • GeoInformationen
  • Mehrsprachigkeit
  • KiTa-Basis
  • KiTa
  • Kommunikation
  • KiTa-Schnittstellen
  • Smart Konnekt
  • Finanz-Schnittstellen
  • Bereitstellung Portale
  • Basis-Support
  • OnlineAkademie
  • Beratung (Online)
  • Schulung (Vor-Ort)
  • Beratung (Vor-Ort)
  • Initialisierung
  • Personalisierung
  • Premium-Support
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Der einfachste Weg, mehr über unsere Verwaltungssoftware zu erfahren, ist natürlich, Kivan einmal selbst auszuprobieren. Kostenfrei und unverbindlich können Sie die Funktionen von Elternportal und Verwaltungsportal unserer KiTa-Fachanwendung Kivan testen. Fordern Sie dafür einfach die erforderlichen Zugangsdaten an.

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