Das Arbeitsmittel der Kommunalverwaltung, Träger und Einrichtungen

Alle Funktionen für die Vergabe und Verwaltung von Betreuungsplätzen

Screenshots Verwaltungsportal

Das Verwaltungsportal ist das Kernstück von KIVAN. Benutzerfreundlich und mit einem umfangreichen Berechtigungsmanagement, stellt es den Mitarbeitern von Kommunalverwaltung, Trägern und Einrichtungen genau die Funktionen zur Verfügung, die sie für die Vergabe und Verwaltung der Betreuungsplätze entsprechend ihrer Tätigkeit benötigen.

Effiziente Prozessunterstützung im Arbeitsalltag

KIVAN unterstützt die Abstimmung, Datenaufbereitung und Bedarfsermittlung zwischen Kommune, Träger und Einrichtungen auf Basis vordefinierter Prozesse. Somit erleichtert die Kita-Software den Arbeitsalltag und erhöht zudem die Wirtschaftlichkeit bei der Zusammenarbeit.

Durch den modularen Aufbau von KIVAN und einer intelligenten Parametrisierung können vorhandene Kundenprozesse effizient nachgebildet werden, ohne dass Softwareentwickler Anpassungen vornehmen müssen.

Stammdaten und Betreuungsplatzkategorien

Im Verwaltungsportal werden sowohl die Stammdaten der Kommunalverwaltungen, Träger und Einrichtungen als auch die Betreuungsplatzkategorien und deren Betriebsparameter (Betriebserlaubnis, Poolplätze etc.) gepflegt. Im Rahmen der jeweiligen Nutzerberechtigungen können alle Informationen (Bilder, Konzepte, Ansprechpartner, Anschrift, Parameter, Vorlagen, etc.) einfach selbst aktualisiert werden. Ein flexibles Berechtigungsmanagement regelt dabei den Zugriff auf diese Informationen.

Vertragsverwaltung – Freie Betreuungsplätze tagaktuell ermittelt

Zentraler Bestandteil des Verwaltungsportals ist die Vertragsverwaltung. Auf Grundlage der Daten aller teilnehmenden Einrichtungen und deren Betriebserlaubnis kann unser System die Anzahl freier Plätze tagaktuell ermitteln und im Elternportal anzeigen. Dabei werden Rücksteller und Integrationsplätze ebenso berücksichtigt wie Poolplätze und Betriebskitaplätze. Übergänge zwischen verschiedenen Betreuungskategorien, zum Beispiel von Krippe zu Kindergarten, bildet unsere Kita-Lösung automatisiert ab.

Der Einstieg ins Verwaltungsportal

Übersicht Verwaltungsportal Features

Hochflexibel

und beliebig erweiterbar

KIVAN ist feingliedrig modular aufgebaut. Durch diese Modularität und die intelligente Parametrisierung von Anwendungen, ist das Verwaltungsportal schnell und unkompliziert an den individuellen Bedarf jeder Kommune anpassbar.

Ausgehend vom Basismodul (in der Grundlizenz enthalten), können Sie den Funktionsumfang des Verwaltungsportals entsprechend Ihrer Anforderungen durch weitere, in sich abgeschlossene Module ausbauen. Einfach nachlizenzieren und nutzen!

Mehr zu Anpassungen des Verwaltungsportals erfahren

Ihre Vorteile

  • durchgängig digitale Abbildung der kommunalen Betreuungsplatzvergabe und -verwaltung in Krippe, Tagespflege, Kindergarten und Hort
  • unkompliziert an individuelle Prozesse der Kommunen anpassbar
  • wirtschaftlich schlanke Abläufe bei Abstimmung, Datenaufbereitung und Bedarfsermittlung zwischen Kommune, Träger und Einrichtungen
  • Wegfall von Routinemeldungen an Kommune, da von dort selbst abrufbar
  • einfache Erstellung komplexer Meldungen an statistische Landesämter
  • Software für Kindergarten, Träger und Kommune
  • Validierung jedes Betreuungswunsches durch Gegenprüfung mit Einwohnermelderegister (EWO) zur Rechtsanspruchssicherung von Gemeindekindern
  • keine „Fake“-Anmeldungen von Betreuungswünschen möglich
  • nur ein Betreuungsvertrag pro Kind im System möglich
  • exakte Ermittlung von Anträgen ortsfremder Kinder durch EWO-Prüfung
  • individuell anpassbarer, separater Prozess zur Aufnahme von Außer-Orts-Kindern (Fremdgemeindeantrag)
  • einfache Ermittlung zeitlich kritischer Betreuungsanfragen für rechtzeitige Unterstützung durch die Kommune
  • Eskalationsprozesse erkennen Verzögerungen bei der Bearbeitung von Betreuungsanfragen und ermöglichen Steuerung durch die Kommune
  • revisionssichere, automatisierte und transparente Dokumentation des Vergabeverfahrens
  • alle Bearbeitungsvorgänge des Elternportals können im Verwaltungsportal auch in den Einrichtungen in gleicher Qualität und mit identischen Prüfmechanismen vorgenommen werden
  • individuelle Vertragsvorlagen
  • einfache Datenübernahme zu Betreuungsberechtigen und Kindern in Verträgen mit zusätzlicher Validierung der Angaben (EWO-Prüfung / Straßenregister-Abgleich)
  • Folgeverträge bei Änderungen einfach generierbar
  • Vertragshistorie
  • eigenverantwortliche Belegung verschiedener Poolplätze pro Betreuungskategorie
  • Abbildung von Betriebskitaplätzen möglich
  • schnelles und einfaches Erstellen aller Auswertungen
  • Status aller Betreuungsanfragen für alle ausgewählten Einrichtungen abrufbar
  • Kinder mit Betreuungswunsch, aber ohne Vertragsangebot auf einen Blick identifizierbar
  • umfangreiche Belegungsübersichten einsehbar
  • Erstellung individueller Listen, z. B. Geburtstage, notwendige Voruntersuchungen etc.
  • Vorlagen für Verträge
  • Serienbriefe und E-Mails
  • fertige Textbausteine
  • individuell an Design und Sprachgebrauch der Träger und Einrichtungen anpassbar
  • tagesaktuelle Statistiken zu Kapazitäten der Betreuungseinrichtungen und Betreuungsanfragen
  • realistische Bedarfsplanung auf Basis umfangreicher (auch anonymisierter) Auswertungsmöglichkeiten
  • automatisierte Ermittlung von Soll-Kapazitäten nach Betreuungsschlüssel
  • Erstellung und Pflege von Dienstplänen
  • Soll-Ist-Abgleich zur Erkennung von Steuerungsmaßnahmen
  • Verifizierung der Anfragen aus dem Elternportal (Filtern von Fremdgemeindeanträgen, Plausibilitätsprüfung der Eingabedaten, EWO-Abgleich) und direkte Weiterleitung an gewünschte Betreuungseinrichtungen
  • schnelles Erkennen und Bearbeiten neuer Anfragen durch Popup-Info und/oder E-Mail an Betreuungseinrichtung
  • individuelle Wiedervorlagen
  • integriertes Eskalationsmanagement
  • integrierte Bewertungskriterien für die erleichterte Auswahl von Betreuungsanfragen
  • Klarheit über reelle Belegung/Kapazität durch Verhinderung von „Fake“- oder Mehrfach-Anmeldungen

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Der einfachste Weg mehr über unsere Kindergarten-Verwaltungssoftware zu erfahren, ist natürlich KIVAN einmal selbst auszuprobieren. Kostenfrei und unverbindlich können Sie die Funktionen von Elternportal und Verwaltungsportal unserer Kita-Fachanwendung KIVAN testen. Fordern Sie dafür einfach die nötigen Zugangsdaten an.

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