Warum reine Vergabeportale nicht reichen

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Für die Verwaltung von Betreuungsplätzen und der dazugehörigen Daten benötigen Kommunen ein ganzheitliches Verwaltungssystem. Ein reines Vergabeportal kann nur ein guter erster Schritt zur mehr Transparenz sein.

Krippe, Kindergarten, Schulhort: Die Anmeldung zur Kitaplatzvergabe durch die Eltern ist in der Regel nur der Beginn eines mehrjährigen Betreuungsauftrags, in dessen Verlauf eine Vielzahl von Daten anfallen und verwaltet werden müssen. Dennoch beschränken sich viele Kommunen bei der Implementierung eines Kitaplatz-Portals auf den reinen Vergabeprozess und bilden damit – ähnlich wie bei einem Eisberg – nur eine kleine Spitze des Vorgangs ab. Wertvolle Chancen für Planung, Analyse, Schaffung von Transparenz und Steigerung der Wirtschaftlichkeit bleiben ungenutzt. Ein ganzheitliches eKitamanagementsystem wie KIVAN hingegen unterstützt jeden Nutzer – Einrichtungen, Träger und Eltern – über den gesamten Betreuungsverlauf und darüber hinaus.

KIVAN ist – im Gegensatz zu klassischen Anmeldeformularen auf Webseiten oder reinen Vergabeportalen – mit einer Vielzahl von Prozessen verzahnt. Wie ein digitaler Assistent nimmt KIVAN nicht nur die Aufnahme von Anmeldungen ab sondern prüft zugleich die Korrektheit der Daten, schreibt die Anfragen auf eine Warteliste oder leitet diese automatisch an die richtigen Ansprechpartner weiter. Mehrfach- oder Falschanmeldungen haben so gar keine Chance.

Jetzt beginnt die eigentliche Arbeit für die Mitarbeiter – der größte, nicht sichtbare Teil des Eisbergs.

Und jetzt greift KIVAN Ihnen erst richtig unter die Arme. Im Hintergrund prüft der digitale Assistent, ob der Betreuungsschlüssel eingehalten wird, welche Verträge auslaufen, welche Kinder sich im Schulvorbereitungsjahr befinden und zeigt noch viel mehr der wichtigsten Informationen direkt bei der Anmeldung an. Auch nervenaufreibende Beitragsabrechnung übernimmt der Assistent und kann diese auf Wunsch an bestehende Kassenverfahren übergeben. Weiter geht es mit der gesamten Planungskomponente. Landeszuschüsse müssen berechnet, Landesstatistiken, Personalberechnungsbögen oder generelle Auswertungen erstellt werden. In den meisten Fällen werden diese Informationen – ohne KIVAN – langwierig via Meldung, Brief, E-Mail oder Telefonat beschafft und angefordert, um mithilfe von riesigen Tabellenkalkulationen komplexeste Berechnungen auszuführen. Da schleichen sich schnell Fehler ein. Oft gestaltet sich die Suche nach möglichen Fehlern zeitintensiver als die ohnehin schon aufwändige Beschaffung und Konsolidierung der Daten. Produktivität sieht anders aus.

Der Clou:

KIVAN ist bestens vernetzt und kann, natürlich datenschutz- und rechtskonform, alle Informationen auf Knopfdruck zusammensuchen, prüfen, berechnen, aufbereiten und präsentieren. Eine absolute Win-Win-Situation, die allen Beteiligten Zeit, Aufwand und Nerven spart.

Ein Vergabeportal, das Anmeldungen aufnimmt und weiterleitet, ist im Gegensatz zu einem klassischen Formular auf einer Webseite zwar eine Weiterentwicklung, aber es bildet wohl nur fünf Prozent des Arbeitsaufwandes im Betreuungsverlauf ab. Digitale Assistentensysteme wie KIVAN unterstützt Mitarbeiter nicht nur bei der Anmeldung, sondern auch bei der Vergabe, Verwaltung, dem Monitoring und der Planungsphase.

Ein reines Vergabeportal kann diesen Leistungsumfang nicht abdecken und wird früher oder später an seine Grenzen stoßen. Kommunen sollten deshalb bei der Suche nach einer Anwendung zur digitalen Unterstützung der Betreuungsplatzvergabe und -verwaltung darauf achten, dass sie all diese Funktionen – zumindest für die Zukunft – ausführen kann. KIVAN kann das schon heute.

2019-01-15T11:40:18+00:00

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